¿Qué es un elemento de acción? Todo lo que necesitas saber
Una pregunta común que la gente suele hacerse es qué es un elemento de acción. Tener una comprensión completa de los elementos de acción, su importancia y cómo funcionan es esencial. Hoy discutiremos todo lo que necesitas saber sobre los elementos de acción para que todo el proceso de gestión de proyectos sea más fácil y fluido.
Para cualquier organización o empresa, es muy importante gestionar las cosas de manera eficaz. Una forma de lograr la eficiencia es completando todas las tareas, pero realizar estas tareas no es muy fácil para los empleados de nivel superior. Esta es la razón por la que dividen las tareas de gran tamaño en tareas pequeñas y las distribuyen en departamentos y empleados.
A medida que se dividen estas tareas, necesitan una descripción adecuada que ayude a la persona a comprender los requisitos de la tarea. Esa descripción de la tarea se conoce como el elemento de acción (action item) de la tarea.
Un elemento de acción no es un término simple, ya que puede contener mucha información sobre la tarea y aquí discutiremos qué es un elemento de acción y todo lo relacionado con él.
Las 3 "W" principales del elemento de acción:
Siempre que hablamos del elemento de acción, hay tres "W" que se consideran en él. Estas son Quién (Who), Qué (What) y Cuándo (When). Las tres se analizan en detalle a continuación.
¿Quién?
Como el término indica, esta es la persona que se encargará de la tarea. El elemento de acción para esta tarea dejará claro que la tarea específica está asignada a esa persona específica.
¿Qué?
Esta es una parte muy importante del elemento de acción. Esto se debe a que esta es la descripción que le dirá a la persona qué es lo que debe realizar para la tarea. No solo debe ser clara, sino que también debe ser corta y directa para que no queden ambigüedades.
¿Cuándo?
Este es el tiempo permitido para que se complete la tarea. A veces se le llama la fecha límite del proyecto. Se prefiere que este término solo se mencione en un formato de fecha y hora completo en lugar de formatos informales.
Consejos para implementar estas "W" de los elementos de acción en su vida profesional:
Aunque un elemento de acción parece ser algo muy sencillo de crear, no es tan simple. Esto se debe a que cualquier presencia de información incierta significará que la persona que tiene que encargarse de la tarea tendrá que enfrentar muchas dificultades.
Por lo tanto, aquí tenemos algunos consejos para mejorar el elemento de acción para cualquier tarea. Esto no solo será útil para las autoridades superiores, sino que también será muy útil para los empleados que serán asignados a las tareas.
Aclare las cosas proporcionando una descripción corta pero clara:
Cuando esté creando un elemento de acción, debe mantener las cosas claras y cortas. Pero no es una muy buena práctica hacer que el elemento de acción sea corto y poco claro al mismo tiempo. Esto creará problemas para comprender el elemento de acción. Por ejemplo, si tomamos el caso de un registro de ventas para una oficina y la tarea es crear un informe de las ventas de la semana actual.
Si crea su elemento de acción como “Registro de ventas” y se lo asigna a cualquier empleado, él o ella no sabrá lo que tiene que hacer. Para aclarar las cosas, puede ponerlo como revisar el registro de ventas o hacer un informe del registro de ventas. Esto aclarará mucho la tarea que se necesita realizar.
Comenzar siempre su elemento de acción con un verbo ayudará mucho:
La mayoría de las veces la gente se pregunta qué es un elemento de acción y cómo hacerlo eficiente. Así es como puede hacer que su elemento de acción sea eficiente. Dado que un elemento de acción no puede ser de una o dos palabras porque hacerlo causaría muchas ambigüedades, es una buena práctica redactar su elemento de acción en forma de oración.
La mejor práctica es comenzar el nombre con un verbo, ya que esto tendrá varios beneficios. Algunos de los beneficios se enumeran a continuación.
- Ayudará a mantener el elemento de acción directo al punto.
- Ayudará a una mejor comprensión.
- Hará que las instrucciones sean más claras desde el principio.
Si tomamos el mismo ejemplo del caso anterior, podemos ver que redactar el elemento de acción como “hacer un informe de ventas” le dirá a la persona de qué debe encargarse en esta tarea.
Haga que su elemento de acción parezca una instrucción:
Una excelente manera de hacer que su elemento de acción sea efectivo es que cree sus elementos de acción como instrucciones. Esto dejará muy claro lo que se requiere y, a veces, las descripciones también ayudarán a una mejor comprensión.
Cuando hace que su elemento de acción parezca una instrucción, las tareas de gran tamaño se volverán más fáciles no solo de dividir, sino que los empleados también encontrarán muy fácil comprender el alcance de todo el proyecto porque sabrán cuáles son las partes que se correlacionan en los proyectos y cómo pueden aumentar la eficiencia de su tarea.
Aparte del título, las descripciones también pueden redactarse como un conjunto de instrucciones. Será extremadamente útil para los empleados comprender de qué deben encargarse porque la descripción ya será de gran ayuda.
Convertir esta descripción útil en un conjunto de instrucciones ayudará a que sea más fácil de entender para identificar el problema que tiene que abordar.
Nunca olvide añadir fechas de vencimiento para todos los elementos de acción:
Aparte de todas las demás fuerzas que impulsan a una persona a completar las tareas, las fechas de vencimiento y los plazos son los más efectivos. Esto se debe a que un plazo proporciona un límite de tiempo para los proyectos y tareas. Siempre que esté creando un elemento de acción y asignándolo a cualquier empleado o a una tarea específica, una cosa a considerar es el plazo.
Este plazo no solo ayudará al empleado a gestionar mejor el tiempo, sino que también ayudará a los empleadores a lidiar con los plazos finales del proyecto completo.
Un gran error en esta parte de la creación de los elementos de acción es que la gente suele establecer plazos en forma de días como “5 días o 2 semanas”. Esto conlleva muchos problemas. Algunos de ellos se enumeran a continuación.
- Esta no es una forma muy formal de asignar una fecha límite, por lo que no tendrá un impacto muy positivo en la persona a la que se le asigne la tarea.
- Tendrá problemas relacionados con el tiempo, ya que no se menciona una hora de entrega adecuada.
- Las personas con diferentes zonas horarias pueden enfrentar muchos problemas.
La mejor solución a todos estos problemas es establecer una fecha límite adecuada que incluya todos estos datos.
- Hora con AM y PM.
- La región geográfica de la hora.
- Día, fecha, mes y año.
Con todos estos datos añadidos a la fecha límite, esta estará completa y no quedará ninguna ambigüedad al respecto.
Asigne las tareas a las personas de forma inteligente:
Al saber qué es un elemento de acción y crearlos para cualquier tarea específica, un aspecto clave es saber qué empleado será el más adecuado para dicha tarea. No es una buena práctica asignar una tarea relacionada con contabilidad a una persona de otro departamento.
Esto se debe a que la falta de información y habilidades causará una falta de rendimiento y productividad. Por eso, solo debe asignar las tareas a los empleados relacionados con un departamento específico.
Los elementos de acción en forma de pasos serán de gran ayuda:
Si hay más de una tarea, debe haber más de un elemento de acción, y la mejor forma de gestionar esta situación es proporcionar la información paso a paso. Esto será de gran ayuda, y este elemento de acción servirá de guía para resolver las tareas más complejas.
Proporcione detalles breves pero descriptivos sobre cada elemento de acción:
Hay ocasiones en las que no se asigna una sola tarea a un empleado; en este caso, un empleado tiene que ocuparse de muchas tareas y para cada una de ellas hay que crear un elemento de acción. Si busca saber qué es un elemento de acción y cómo puede hacerlo útil tanto para los empleados como para los empleadores, esta será la mejor solución para usted.
Dado que el elemento de acción se utiliza para decir a los empleados lo que deben hacer, esto debe quedar muy claro. Para ello, el elemento de acción debe contener una descripción adecuada para cada tarea. A continuación se presentan algunas características de la descripción.
- Debe ser breve y directo al grano.
- La descripción de la tarea debe ser fácil de entender.
- No debe faltar ninguna información importante.
Al crear una descripción para el elemento de acción, resultará muy sencillo para el empleado comprender los requisitos de la tarea y, de este modo, el elemento de acción le será de gran utilidad.
Conclusión:
A veces, las tareas complejas y difíciles deben dividirse en fragmentos más pequeños. Si busca la respuesta a qué es un elemento de acción, la respuesta es que se trata de un conjunto de instrucciones que ayuda a asignar esos pequeños fragmentos de esa tarea compleja a diferentes empleados. Esto facilita que cada empleado comprenda la tarea asignada y sus requisitos.