KPIs y métricas: lo que necesitas saber
Cuando se trata de realizar un seguimiento de las capacidades y el rendimiento de tu negocio, debes asegurarte de hacerlo correctamente. Ahí es donde entran en juego las métricas y, específicamente, las métricas KPI . Vamos a analizar ambos métodos de medición y lo que significarán para tu negocio y sus resultados finales. Al comprender mejor cada uno y cómo medirlo, tendrás una mejor oportunidad de mejorar tu situación actual y continuar brindando retornos y oportunidades aún mejores para tus clientes y empleados.
¿Qué son las métricas?
Empecemos por el principio. ¿Qué son exactamente las métricas? Pues bien, las métricas son una forma de ayudarte a medir el rendimiento de tu negocio y el éxito de algunas de las diferentes tareas de las que eres responsable dentro de la empresa. Pero las métricas pueden adoptar varias formas diferentes. Eso significa que los KPI, que son indicadores clave de rendimiento, son un tipo de métrica, pero no son el único tipo de métricas que vas a querer rastrear. Así que, echemos un vistazo más de cerca a qué son las métricas antes de sumergirnos en los detalles de los KPI.
Las métricas son cualquier tipo de medición cuantificable que te permite saber cómo le va a tu negocio. Pero es importante reconocer que las métricas están relacionadas con varios factores diferentes dentro de tu empresa. Todo lo relacionado con tu negocio puede ser rastreado a través de métricas. Quieres ser capaz de rastrear cualquier cosa y todo lo que puedas dentro de tu negocio porque así es como vas a seguir progresando y mejorando en todos los aspectos de tu empresa. Cuanto más sepas, mejor te irá y más contentos estarán tus clientes y empleados.
Las métricas pueden decirte una serie de cosas porque no solo rastrean tus tareas comerciales principales. Rastrean todas las diferentes partes. Por lo tanto, si notas algo que no te gusta (o que sí te gusta) en tus KPI, puedes volver atrás y comprobar las métricas para ver por qué sucede eso. Esto te ayudará a mejorar tu proceso.
¿Qué son los KPI?
Ahora profundicemos un poco más en el proceso. Las métricas pueden estar relacionadas con una serie de factores diferentes, y lo están. Quieres rastrear tantas métricas como te sea posible. Pero cuando se trata de los detalles de lo que es importante para tu negocio y para mantenerlo en funcionamiento, ahí es donde vas a necesitar los KPI. Estos son los indicadores clave de rendimiento o los objetivos de negocio más importantes que te ayudarán a alcanzar las metas y realizar las tareas que buscas. Son los objetivos comerciales principales.
Ahora bien, los KPI también deben ser lo más específicos posible y deben ser algo medible. Así es como sabrás qué están haciendo y cómo cambian con el tiempo. Si no puedes medirlos, no podrás saber si lo estás haciendo mejor, peor o igual durante un periodo de tiempo determinado. Y si no son lo suficientemente específicos, no sabrás si estás midiendo las cosas correctas. Puede que encuentres una diferencia pero no sepas a qué atribuirla. Eso te causará aún más problemas y te llevará más tiempo solucionarlos.
Recuerda que no necesitas tener los mismos KPI que cualquier otro negocio. Es probable que haya marcadores específicos que sean importantes para ti pero no tanto para otra empresa. Cosas como el crecimiento de las ventas, la tasa de conversión de prospectos a clientes, el costo de adquisición de clientes, las métricas de redes sociales, el flujo de caja libre y más, podrían ser KPI para diferentes negocios.
Qué hacer con las métricas y los KPI
Cuando se trata de rastrear cada una de estas cosas, vas a necesitar varias métricas y KPI diferentes que te ayudarán a monitorear. Pero también necesitas saber qué hacer con ellos una vez que los hayas rastreado. Una vez que sepas que ciertas métricas están subiendo, bajando o manteniéndose estables, ¿cómo vas a cambiarlas (si quieres cambiarlas)? Hay varias cosas que puedes hacer, pero lo más importante es empezar a establecer objetivos.
Los objetivos son tus metas para lo que vas a hacer con tus diferentes resultados. Por lo tanto, si miras tus KPI y te das cuenta de que tus ventas son más bajas de lo que quieres, necesitas establecer un objetivo de lo que quieres hacer para mejorar los números. Por ejemplo, podrías establecer el objetivo de aumentar tu gasto en redes sociales en un 10% para generar más prospectos. O podrías fijar el objetivo de reducir el costo por adquisición de clientes en un 20% durante los próximos cinco años.
Es importante que establezcas tus objetivos de la mejor manera posible para que sepas hacia qué estás trabajando y puedas crear un plan de acción para llegar allí. Al fin y al cabo, no querrás encontrarte luchando con malos KPI y malas métricas sin tener idea de cómo cambiar las cosas y mejorar los estándares con los que ya estás trabajando. Debes ser capaz de reconocer inmediatamente qué tiene que ocurrir y cómo puedes impulsarte a ti mismo y a tu negocio en la dirección correcta.
¿Por qué rastrear los KPI y las métricas?
¿Realmente necesitas prestar atención tanto a los KPI como a las métricas? Ya hemos tocado este tema, pero la respuesta es absolutamente sí. Necesitas conocer tanto tus métricas como tus KPI porque tus métricas abarcarán mucho más de lo que lo harán tus KPI. Si no estás realizando un seguimiento de muchas cosas adicionales a través de las métricas, terminarás con KPI que no te ayudarán realmente porque no sabrás por qué son lo que son. Si realizas un seguimiento de ambos, puedes volver atrás para ver qué está causando esos resultados de KPI.
Cuando realizas un seguimiento de estas mediciones, tendrás la capacidad de mejorar tu negocio y mejorar la experiencia de tus clientes. Puedes asegurarte de que estén recibiendo lo mejor que tienes para ofrecer y puedes seguir mejorando la experiencia de las maneras que marcarán la mayor diferencia. Como estás realizando un seguimiento de tus KPI, puedes ver cuándo las cosas van bien o no tan bien. Como estás realizando un seguimiento de las métricas, puedes descubrir por qué tus KPI son lo que son y puedes continuar cambiando y mejorando esos también.
También podrás mejorar la experiencia de tus empleados porque puedes asegurarte de que estás haciendo todo lo posible para que las tareas se completen de manera eficiente. Cuando puedes ver dónde están los beneficios y los inconvenientes para tus empleados, puedes asegurarte de que estén obteniendo la mejor experiencia posible mientras trabajan en tareas y proyectos también. Esto te ayudará a mejorar tu negocio en todos los sentidos y te hará más eficaz en lo que haces.
Seguimiento de los KPI
Bien, ahora que sabemos que tanto los KPI como las métricas son importantes y en qué se diferencian, y sabemos cómo establecer objetivos, ¿cómo te aseguras de estar realizando un seguimiento de las cosas correctas? ¿Cómo sabes cuáles son realmente tus KPI? Tendrás que considerar varios factores diferentes, pero principalmente deberás tener en cuenta tu negocio y los detalles de aquello de lo que tu negocio es responsable o capaz de hacer. Cuanto más sepas sobre el negocio y los objetivos que tienes, más fácil será establecer cuáles son los indicadores clave de desempeño para que ese negocio alcance esos objetivos.
Establece lo que necesitas
Lo más importante es que establezcas el tipo correcto de KPI y que realices un seguimiento de las cosas más importantes para tu negocio en particular. Necesitarás tener KPI en general que sean específicos, medibles y relevantes para tu negocio. Los indicadores más específicos serán los mejores y deberías tener números específicos de los que estés realizando un seguimiento. Deben estar enfocados y debes ser capaz de medirlos de alguna manera. También debes ser capaz de relacionar el KPI con tu negocio y con lo que te ayudará a avanzar en ese negocio.
Utiliza un buen rastreador
Necesitas el servicio de seguimiento adecuado para asegurarte de saber cuáles son tus KPI y cómo van a influir en tu negocio. Si tienes el sistema de seguimiento adecuado, será fácil de monitorear y podrás cambiar inmediatamente la forma en que haces las cosas para reaccionar ante ese problema. Pero, ¿cuál es el mejor método para el seguimiento? Hay varios paneles y sistemas diferentes que pueden ayudarte e Instagantt es uno de ellos. Puedes configurar las cosas de las que deseas realizar un seguimiento, incluidas las métricas generales y los KPI, y luego puedes continuar monitoreándolos durante el tiempo que necesites.
Monitorea y ajusta
Tus KPI pueden tener sentido en este momento, pero es posible que necesites ajustarlos o cambiarlos por completo con el tiempo. La parte más importante de este paso es echar siempre un vistazo a tus KPI para ver si todavía te están proporcionando el servicio que realmente necesitas. ¿Siguen siendo los indicadores más importantes en tu negocio? ¿Siguen siendo las cosas que necesitas monitorear o rastrear para avanzar con tu negocio? Si no es así, cámbialos o ajústalos según sea necesario hasta que lo sean.
Configuración de Instagantt
Si estás listo para comenzar a realizar un seguimiento de tus proyectos, tus KPI y tus métricas, entonces es hora de que pruebes Instagantt. Encontrarás una gran cantidad de excelentes funciones y opciones que te facilitarán mucho el estar al tanto de todo lo que sucede en tu negocio. Podrás configurar y personalizar tus gráficos para asegurarte de que funcionen para ti, tu equipo y tu negocio en su conjunto.
Puedes crear proyectos, tareas u otras cosas que necesites monitorear en un diagrama de Gantt o un tablero Kanban. Desde allí, podrás crear tantas categorías o subcategorías y tareas y subtareas como desees. Puedes configurar a diferentes personas responsables de ellas y puedes realizar un seguimiento de qué tan avanzados están tus proyectos y cuánto más necesitan para completarse. Todo esto te permitirá mejorar tu negocio y ofrecer más a tu equipo y a tus clientes al mismo tiempo.
En general
Si buscas mejorar la forma en que realizas el seguimiento de lo que sucede en tu negocio, querrás observar de cerca los KPI y las métricas que ya estás siguiendo. Si realizas el seguimiento de manera adecuada, verás varios factores diferentes que influirán en tu negocio y te llevarán en la dirección correcta o en la incorrecta. Cuanto más rastrees y más prestes atención a las cosas que afectan tus resultados finales, mejor estarán tú y todo tu negocio. Y con Instagantt para ayudarte con el seguimiento, estarás aún mejor preparado.