Comment planifier un projet : 10 étapes pour rédiger un plan de projet exceptionnel
La création et l'exécution d'un projet sont des étapes extrêmement importantes pour votre entreprise car si vous ne parvenez pas à faire ces deux choses, vous aurez très peu de clients. Alors, que faire ? Eh bien, la première chose est d'apprendre à créer un plan de projet qui vous permettra de réussir à chaque fois. Mais en ce qui concerne les plans de projet, ils sont aussi différents que les projets sur lesquels vous travaillez. Alors, comment s'assurer que vous créez quelque chose de spectaculaire à chaque fois ? Eh bien, vous allez devoir suivre ces dix étapes pour rédiger un plan de projet exceptionnel.
Qu'est-ce qu'un plan de projet ?
Avant d'aller plus loin, examinons de plus près ce qu'est un plan de projet. Votre plan de projet est le processus étape par étape que vous prévoyez de suivre pour passer de l'endroit où vous vous trouvez actuellement à un objectif final et à une date limite (que votre client vous donnera). Votre plan vous aide à déterminer tout ce que vous devez faire pour atteindre cet objectif et il aide le reste des membres de votre équipe (car vous ne pouvez certainement pas y arriver seul) à comprendre ce qu'ils doivent faire également. Plus vous travaillerez avec eux pour créer votre plan, meilleur il sera.
Lorsque vous commencez un plan de projet, vous allez définir différentes tâches et sous-tâches qui doivent être accomplies pour que votre équipe arrive là où elle doit aller. Le plan est un processus. C'est comme lorsque vous préparez un voyage et que vous imprimez les directions (ou que vous les téléchargez sur votre téléphone). Ces directions vous donnent tout ce que vous devez savoir pour aller d'un point A (où vous êtes maintenant) à un point B (où vous voulez aboutir). C'est la même chose lorsque vous essayez de réaliser une tâche au sein de votre entreprise.
Pourquoi vous avez besoin d'un plan de projet
Mais même si vous savez ce qu'est un plan de projet, pourquoi est-ce important ? Qu'allez-vous retirer du fait d'avoir un plan de projet ? La vérité est que vous allez en retirer beaucoup de choses. Le plus important est que vous aurez de meilleures chances de succès. En mettant par écrit ce que vous voulez accomplir et en définissant les étapes nécessaires pour y parvenir, vous ancrez davantage l'ensemble du processus dans votre esprit et vous augmentez les chances de franchir chacune de ces étapes pour aller du point A au point B. C'est l'aspect le plus important.
Vous allez également vous faciliter la tâche. Lorsque vous décrivez chacune des étapes dont vous et le reste de l'équipe êtes responsables, il est plus facile pour tout le monde de faire le point et de voir ce qui reste à faire, ce qui a déjà été fait, et plus encore. Vous pouvez voir vos progrès ou les points où vous prenez du retard. Vous pouvez également vous assurer que vous respectez le bon calendrier ou voir ce que vous devez faire pour l'améliorer. Le plan de projet garantit que tous les membres de l'équipe sont sur la même longueur d'onde, ce qui est une partie cruciale du processus.
Enfin, un plan de projet permet de s'assurer que votre client obtient ce qu'il attend. Avec un plan, vous restez au fait des tâches et des affectations. Vous terminez les jalons à temps et vous fournissez au client les livrables qu'il a demandés. Tout cela facilitera la satisfaction de votre client, ce qui permettra à votre entreprise de rester pérenne et de continuer à fournir un excellent service à tous vos clients. Mieux vous planifierez, meilleur vous serez, et c'est ce que vos clients et clients potentiels recherchent.
Les étapes de votre plan de projet
Il y a plusieurs étapes importantes à suivre pour vous assurer que votre plan de projet est sur la bonne voie. Nous allons examiner les dix étapes les plus importantes et ce qui permet de s'assurer que votre plan est sur la bonne voie. De cette façon, vous pourrez vous assurer que votre équipe exécute correctement tous vos projets et que vos clients seront satisfaits des résultats. Et dix étapes pour créer ce plan, ça ne semble pas énorme, n'est-ce pas ? Vous pourriez avoir terminé en un rien de temps.
Jetons un coup d'œil aux étapes pour créer un excellent plan de projet.
1. Connaître la portée de votre plan
La portée de votre plan est exactement ce que vous espérez accomplir. Quel est l'objectif final que vous devez atteindre ? Il y a de fortes chances que cela soit défini pour vous par votre patron, votre chef d'équipe ou votre client. Mais si vous ne savez pas ce que vous essayez d'atteindre, vous n'y arriverez pas. Et votre plan doit être capable d'expliquer à tout le monde exactement ce que vous espérez accomplir et comment vous allez y parvenir. Commencez donc par un objectif. À partir de là, vous pourrez commencer à créer chacune des étapes nécessaires pour atteindre cet objectif.
Lorsqu'il s'agit de définir la portée du plan et de se préparer à tout mettre en place, vous voulez vous assurer d'avoir une bonne idée de ce qui se passe dans votre projet. Vous devriez connaître certains détails de ce qui doit être fait et ce que chacun des différents aspects du projet impliquera. Mais vous en découvrirez encore plus au fur et à mesure que vous avancerez dans les prochaines étapes de ce processus. Après tout, nous allons parler de tout ce qu'il faut pour que ce plan soit une réussite.
2. Faites vos recherches
Ensuite, vous devez faire vos recherches. Ne supposez pas que l'on vous dira tout ce que vous devez savoir dès le début. Ne supposez pas que votre patron, votre chef d'équipe ou votre client sait déjà tout dès le départ. Mais vous devez vous assurer d'avoir tous les faits avant d'aller trop loin dans le processus de planification. Cela va commencer par ce que nous appelons l'étape deux ainsi que l'étape trois. Pour l'instant, concentrez-vous sur la réalisation de toutes les recherches et trouvez tout ce que vous pouvez à partir des informations déjà fournies.
Gardez à l'esprit qu'une grande partie des informations dont vous avez besoin se trouvera dans les documents et la documentation qui vous sont remis par la personne qui vous confie ce projet. Cela ne signifie pas que cette personne a lu toute la documentation, mais la paperasse vous aidera à créer une base un peu plus solide pour construire le projet et vous amener à l'étape trois (à laquelle nous reviendrons dans un instant). En parcourant les informations dont vous disposez, vous trouverez des éléments tels que les buts à atteindre, les objectifs ou les attentes, et même les personnes qui feront partie de votre équipe. Ou du moins, vous devriez trouver certaines de ces informations.
3. Posez les questions difficiles
N’ayez pas peur de poser des questions. Et n’ayez pas peur de vous plonger dans le sujet et de poser des questions vraiment difficiles. Toute information dont vous avez besoin pour mener à bien le projet doit être fournie dès le départ. Si ce n'est pas le cas, assurez-vous de demander à n'importe qui et à tout le monde jusqu'à ce que vous obteniez les réponses. Après tout, vous ne pourrez pas achever le projet à moins de tout savoir ce qu'il y a à savoir sur ce projet.
Demandez qui sera responsable de chaque aspect du projet. Découvrez qui doit être informé des différentes étapes que vous entreprenez. Demandez à votre patron qui doit valider les différentes parties du processus. Découvrez comment vous allez obtenir des commentaires ou comment vous allez gérer les problèmes. Assurez-vous de savoir quand le projet doit être terminé et qui doit le recevoir. Sachez quand vous ne pouvez pas contacter quelqu'un ou quels types de problèmes pourraient survenir tout au long du processus. Vous voulez en savoir autant que possible avant de vous lancer dans ce projet, car cela vous permettra de mieux réussir dans l'ensemble.
4. Commencez par un plan
Ensuite, commencez à créer un plan. Vous ne voulez pas vous plonger trop loin dans ce projet trop rapidement, et cela signifie ne pas créer un plan trop détaillé trop tôt. Au lieu de cela, créez une ébauche qui présentera des éléments tels que la date limite finale et les jalons en cours de route (si ceux-ci ont déjà été fixés par votre client ou un patron). Vous voulez vous assurer d'avoir un cadre que vous pouvez présenter à l'équipe et avec lequel vous pourrez continuer à travailler au fur et à mesure.
Votre plan va définir le processus d'approbation (auprès de toute personne devant l'accorder). Il doit également montrer ce qui doit être achevé et quand pour atteindre les différents jalons, les dates limites, et plus encore. Vous pouvez également esquisser un peu les informations que vous connaissez déjà sur les ressources et les livrables, ainsi que tout ce sur quoi vous basez vos décisions et votre présentation. Il n'est pas nécessaire que ce soit totalement étoffé, mais vous devriez inclure toutes les informations dont vous êtes déjà certain. Vous n'avez pas besoin d'être trop spécifique sur l'ordre des tâches, mais vous pouvez, par exemple, dresser une liste des tâches que vous savez déjà devoir accomplir.
5. Impliquez l'équipe
Ensuite, commencez à parler à l'équipe qui sera responsable de ce projet. Qui fait partie de l'équipe ou a été assigné pour vous aider dans l'une des tâches ? Travaillez avec eux et le plan que vous avez déjà créé pour définir les tâches supplémentaires à accomplir ou pour déterminer les ressources et les fournitures dont vous aurez besoin, ou encore la durée de chaque tâche. C'est ici que vous allez chercher à obtenir encore plus d'informations et à poser encore plus de ces questions difficiles.
C'est également ici que vous allez commencer à étoffer le plan que vous venez de créer. À côté de chacune de vos tâches, vous pouvez commencer à noter quelques informations sur le calendrier, les ressources et les responsables. Vous pouvez ajouter le reste des tâches dont on vous parle au fur et à mesure. Vous obtiendrez également plus de soutien et de retours sur vos idées en procédant de la sorte. Votre équipe pourra vous aider pendant que vous créez votre plan et lors de l'étape suivante, lorsque vous commencerez à tout rédiger ensemble.
6. Élaborez un projet
Ensuite, élaborez l'intégralité de votre projet. C'est ici que vous reprenez le plan que vous avez créé à l'étape quatre, ainsi que les commentaires et les informations supplémentaires que vous avez obtenus à l'étape cinq, et que vous les utilisez pour créer un projet plus détaillé. Disposez tout sur papier avec chaque tâche dans l'ordre et chaque attribution marquée. Mettez-y autant d'informations que possible et assurez-vous d'être pleinement confiant que le projet que vous avez créé est exact, ou du moins aussi exact qu'il peut l'être sans la contribution finale et le soutien de votre équipe.
Cette partie du processus peut prendre un certain temps, mais assurez-vous de faire tout ce que vous pouvez pour la mener à bien. Vous voulez vous assurer que le projet que vous avez est présenté d'une manière que vous pouvez comprendre et qui vous aidera à mieux vous concentrer sur ce qui doit être accompli. Si tout est bien structuré, il sera plus facile de l'intégrer dans le système de gestion de projet que vous choisirez (dont nous parlerons à l'étape sept). Vous pourrez tout visualiser et, comme c'est déjà organisé, la mise en place sera un jeu d'enfant.
7. Configurez-le avec Instagantt
C'est ici que vous allez utiliser votre outil de gestion de projet. Instagantt vous permet de saisir toutes les différentes tâches et sous-tâches que vous souhaitez. Vous pouvez créer des dates limites, des jalons, des dépendances et bien plus encore. Vous pouvez également assigner chacune de vos tâches à différentes personnes de votre équipe. Tout cela est simple à réaliser, et vous pouvez ensuite partager ces informations avec le reste de l'équipe afin qu'ils puissent donner leur avis, surveiller leurs tâches et suivre tout ce qui se passe en ce qui concerne le respect des échéances ou même la communication avec le reste de l'équipe.
Vous avez également la possibilité de visualiser toutes vos tâches via une configuration de diagramme de Gantt ou de tableau Kanban. Quoi qu'il en soit, vous disposerez d'une méthode simple pour tout suivre et rester maître de votre projet. De plus, vous pouvez lier ce système à plusieurs de vos autres systèmes et programmes afin de ne saisir les informations qu'une seule fois pour les voir sur chacune de vos plateformes. Cela va vous faciliter grandement la tâche pour rester au courant de tout et tenir informées toutes les personnes qui doivent l'être.
8. Finalisez votre conception
C'est ici que vous allez finaliser la mise en page et la conception de vos diagrammes ou tableaux. Quel que soit le système que vous avez décidé d'utiliser pour organiser votre projet et toutes les tâches qui y sont associées, vous devez vous assurer de l'examiner attentivement et complètement. Vous devez vous assurer de revérifier tout ce que vous avez saisi dans le système et de veiller à ce qu'il soit facile pour quiconque de lire et de comprendre ce qui est censé se passer à cet endroit. Cela vous facilitera l'obtention du résultat souhaité.
Notez toutefois que ce ne sera pas la dernière fois que vous ajusterez votre diagramme ou votre plan de projet. Il vous reste encore quelques étapes à franchir. À ce stade, cependant, vous devriez avoir une assez bonne idée de ce que le plan va exiger et de la manière dont vous allez l'accomplir. Le plan que vous consultez sur votre profil Instagantt devrait être assez proche de ce que vous attendez et ressembler à une version finalisée de votre plan. Vous devriez avoir le sentiment de pouvoir atteindre votre objectif sur la base de cette version du plan.
9. Obtenez les commentaires de l'équipe
Une fois que vous pensez avoir terminé et que vous pouvez passer à l'exécution du plan, il est temps de demander des commentaires une fois de plus. Cela ne signifie pas pour autant que c'est la dernière fois que vous demanderez à votre équipe de vous aider à améliorer votre plan. Mais c'est la dernière fois avant de commencer à travailler sur le plan. Alors, contactez l'équipe et assurez-vous qu'elle a accès au diagramme Instagantt que vous avez créé. Ensuite, demandez-leur de l'examiner et de voir ce qu'ils pensent de la portée globale, des jalons et de leurs tâches respectives.
Vous voulez savoir s'ils estiment que ce plan est réaliste et s'il est représentatif de ce qu'ils peuvent faire. Si c'est le cas, alors tant mieux, vous pouvez passer à l'étape suivante. Si ce n'est pas le cas, vous devez collaborer avec ces membres de l'équipe et utiliser les commentaires qu'ils peuvent vous fournir pour déterminer ce qui doit changer. De cette façon, vous pourrez faire progresser votre projet et vous assurer qu'il sera un succès. Demander des commentaires est une étape cruciale pour obtenir l'adhésion de votre équipe et atteindre vos objectifs.
10. Ne vous arrêtez pas de planifier
La dernière étape de votre plan de projet est continue. Vous n'aurez jamais vraiment fini. Votre plan de projet peut paraître excellent et toutes les personnes impliquées peuvent penser qu'il sera un succès retentissant. Vous avez peut-être effectué toutes les recherches, posé toutes les questions, utilisé tous les commentaires et créé un plan qui semble parfait pour vous, votre équipe, votre patron, le client et toute autre personne à qui vous le montrez. Mais nous sommes dans la vie réelle. Et rien n'est jamais vraiment parfait.
Cela signifie que votre plan devra changer. Qu'il s'agisse de petites ou de grandes choses, certains éléments du plan de projet ne seront tout simplement pas corrects ou dévieront de leur trajectoire d'une manière ou d'une autre. Quelqu'un va tomber malade et ne terminera pas sa tâche, ou l'une des fournitures que vous prévoyiez d'utiliser est soudainement retirée du marché et vous devez lui trouver un remplacement. Vous pourriez être confronté à un événement imprévu qui interrompt la production pendant un certain temps ou à un client qui ne répond plus pendant un moment. Quoi qu'il en soit, des imprévus viendront perturber le plan. Soyez donc toujours prêt à apporter des modifications et à continuer à vous améliorer tout au long du parcours.
En fin de compte, vous voulez vous assurer que votre plan de projet est rédigé de manière à ce que tous les membres de votre équipe puissent le comprendre et l'exécuter. Plus important encore, vous voulez vous assurer qu'il est conçu pour accomplir le travail aussi rapidement et efficacement que possible, sans sacrifier la précision au passage. Comment faire ? Eh bien, vous allez devoir suivre les étapes que nous avons décrites plus haut et vous assurer que vous disposez d'Instagantt pour commencer. La planification de projet peut être un jeu d'enfant si vous avez le bon système pour vous aider.