Graphiques d'avancement : tout ce que vous devez savoir

Qu'est-ce qu'un Burndown Chart ?

Un burndown chart est un peu moins étendu qu'un diagramme de Gantt ou qu'un tableau Kanban. Au lieu d'être extrêmement spécifique et de détailler chaque tâche et chaque personne impliquée, un burndown chart se concentre uniquement sur le temps restant pour un projet spécifique. Il le fait en examinant deux facteurs différents, à savoir la quantité de travail restant pour terminer le projet et le temps restant pour achever ce travail. Le graphique vous permet ensuite de voir les réponses à ces questions de manière simple et directe.

Ces graphiques examinent également les informations de deux manières légèrement différentes. Par exemple, vous pouvez consulter un burndown chart de sprint pour déterminer la quantité de travail restante dans la tâche qui doit être achevée ou que vous souhaitez mesurer. Cela vous permet, à vous et au reste de l'équipe, d'avoir une bonne idée de vos performances sur des sprints courts. Cela peut être un élément extrêmement important du processus et garantit que toute l'équipe travaille aussi dur que possible sur ce sprint. Si vous avez tendance à fixer des objectifs pour des projets plus importants qui doivent être achevés dans une période plus courte, cela pourrait être une bonne approche.

Vous pouvez également créer un burndown chart de produit, qui vous permettra de suivre précisément la quantité de travail nécessaire pour l'ensemble du projet sur lequel vous travaillez. Qu'il s'agisse d'un grand ou d'un petit projet, vous et votre équipe voulez toujours savoir où vous en êtes et ce qu'il vous reste à faire pour le terminer. Avec le burndown de produit, vous pouvez faire cela et comparer l'état d'avancement actuel du projet par rapport à ce qui a déjà été accompli. Cela vous aide à terminer le travail encore plus rapidement.

Pourquoi utiliser un Burndown Chart ?

Nous avons brièvement abordé ce sujet dans la section précédente, mais c'est un point sur lequel nous devrions revenir. En général, un burndown chart est un excellent complément à d'autres types de graphiques de productivité que vous pouvez créer, comme un tableau Kanban ou un diagramme de Gantt. Bien qu'il ne fournisse pas les informations détaillées de ces types de graphiques, il peut vous donner une quantité décente d'informations sur votre progression et vous indiquer si vous devez accélérer ou maintenir votre rythme actuel.

Grâce à ce type de tableau, vous saurez si votre projet est en bonne voie pour être terminé à temps. Alors qu'un tableau Kanban peut vous montrer où se trouve une tâche dans votre calendrier ou qu'un diagramme de Gantt peut vous indiquer le temps restant avant l'échéance et même le pourcentage d'achèvement, il peut être encore difficile de comprendre ce qui se passe réellement au sein du projet. Avec le burndown chart, vous disposez d'une représentation graphique de ce qui devait être fait au début, de ce que vous avez accompli jusqu'à présent et de ce qu'il vous reste à faire pour terminer dans les délais.

Ce type de graphique vous permet de visualiser facilement le rythme de travail effectué et celui nécessaire pour terminer le travail à temps. Cela peut vous faciliter grandement la tâche. Vous pouvez examiner de plus près ce rythme et le partager avec le reste de votre équipe, ce qui leur permettra de voir ce qu'ils doivent encore accomplir pour aider tout le monde à atteindre la fin de la tâche ou du projet.

Comme leur conception est très simple et directe, ils sont faciles à consulter par n'importe qui. Vous pouvez y jeter un coup d'œil rapide et obtenir un retour immédiat sur ce qu'il reste à faire et sur votre progression. Vous voudrez le consulter au moins une fois par jour pour voir où vous en êtes, soit au début de la journée, soit à la fin (ou les deux). Cela vous aidera, vous et votre équipe, à déterminer la marche à suivre pour rattraper ou maintenir le cap.

Ce que vous verrez

Lorsque vous créez votre burndown chart pour un projet spécifique, vous verrez deux lignes différentes représentées. Sur l'axe des ordonnées (y) de votre graphique se trouve la quantité de travail restante. Sur l'axe des abscisses (x), vous verrez le temps dont vous disposez pour terminer le travail. Ces deux éléments vous aideront à créer le graphique et à faciliter sa lecture. Ils peuvent également être représentés de différentes manières afin que la chronologie soit plus longue ou plus courte selon ce que vous suivez, mais la quantité de travail peut être détaillée de 100 % à 0 %.

Une fois que vous avez le graphique lui-même, deux lignes y figurent. La première est la ligne de travail idéal. Il s'agit de la ligne qui relie le travail de 100 % à 0 %. Elle montre donc comment vous devriez rythmer votre travail pour passer du début à la fin du projet avec le moins d'obstacles possible. Si vous travailliez au niveau optimal, c'est le rythme que vous utiliseriez et la façon dont tout serait achevé. Mais ce n'est pas toujours ainsi que les choses se passent. C'est même très rarement le cas.

La deuxième ligne est la ligne de travail réel restant. Celle-ci examine la quantité de travail prévue chaque jour et crée un graphique qui montre ce que vous avez accompli et ce qu'il reste à faire. Elle se met à jour fréquemment pour s'assurer qu'elle est précise et que vous savez à quel point vous progressez (ou non). Si la ligne de travail réel se trouve au-dessus de la ligne idéale, cela signifie que vous devez fournir un peu plus d'efforts pour revenir au calendrier prévu. Si la ligne est en dessous de la ligne idéale, cela signifie que vous êtes en avance sur le programme.

Gardez à l'esprit que votre ligne de travail réel fluctuera à mesure que vous et votre équipe continuerez à travailler sur le projet et qu'elle équilibrera le travail restant. Ainsi, s'il vous reste du temps pour terminer le projet, elle prendra votre position actuelle et vous montrera le chemin idéal pour arriver au bout. Si vous ne suivez pas ce chemin, elle continuera à changer et à se mettre à jour au fur et à mesure que vous terminez le travail pour vous montrer la meilleure voie à suivre. L'essentiel est de s'assurer de la consulter fréquemment.

Les avantages associés aux graphiques de burndown

Il existe plusieurs avantages différents que vous découvrirez si vous décidez de travailler avec des graphiques de burndown. L'essentiel est de s'assurer que vous les utilisez correctement et que vous les mettez en place pour vos sprints ou vos projets dès le début. Cela vous permettra de rester concentré sur vos tâches dès le départ plutôt que de devoir vous précipiter à l'approche de la fin de l'échéance. De plus, avec ces avantages, vous voudrez certainement explorer les options disponibles.

Visualiser la progression – L'une des premières choses que vous remarquerez avec ce type de graphique est que l'information est disponible immédiatement. Vous n'avez pas besoin de chercher quoi que ce soit et vous n'avez pas besoin d'examiner le graphique pendant une période prolongée pour savoir ce que vous devez savoir. Vous pouvez immédiatement voir où vous en êtes par rapport à ce que vous devriez avoir accompli. Cela vous donnera un retour immédiat et la possibilité de contacter instantanément le reste de votre équipe avec des informations et des conseils supplémentaires.

Identifier les problèmes – Si vous et votre équipe prenez du retard ou risquez d'en prendre, votre graphique de burndown vous le fera savoir en très peu de temps. Cela signifie que vous pouvez voir rapidement que vous prenez du retard et agir immédiatement. Si la ligne de travail réel descend ne serait-ce qu'un peu en dessous de votre ligne de travail idéale, vous pourrez le voir et accélérer immédiatement le rythme juste un peu pour revenir sur la bonne voie. Si vous ne perceviez le problème que beaucoup plus tard, cela signifierait que vous devriez accélérer d'autant plus pour rattraper le retard.

Voir ce dont vous avez besoin – Si certains membres de votre équipe ne sont pas très à l'aise avec la lecture de graphiques ou de systèmes plus complexes que vous utilisez, c'est un excellent moyen de les tenir informés. C'est simple et direct à apprendre et on peut le lire d'un coup d'œil. Tout ce que vous avez à faire est de regarder les deux lignes et de comparer leur position relative. À partir de là, vous aurez toutes les informations nécessaires. C'est un graphique particulièrement utile lorsque vous travaillez sur des projets à court terme.

Les inconvénients des graphiques de burndown

Les graphiques de burndown offrent d'excellentes possibilités, mais il y a aussi certains aspects auxquels vous devrez prêter une attention particulière. Ces points vous aideront à déterminer si un graphique de burndown est la solution adaptée pour votre équipe et votre gestion de projet. Il existe, après tout, certaines limites à ce que vous pourrez faire.

1. Une planification précise est nécessaire

Vous devrez planifier votre sprint avec précision pour obtenir une représentation exacte du temps et de la charge de travail qu'il vous reste. Si vous évaluez mal le sprint, vous aurez du mal à respecter les délais.

2. Ignore le backlog

C'est vous qui êtes responsable de l'intégration de toutes les données dans le graphique et de son bon fonctionnement. Si vous ne complétez pas le backlog des tâches ou si vous n'y insérez pas le backlog des tâches, vous pourriez vous retrouver avec un graphique inexact.

Paramétrer vos graphiques

Lorsqu'il s'agit de mener un sprint de projet, vous voulez vous assurer d'être sur la bonne voie et de tout enregistrer correctement. Tant que vous savez ce que vous faites et que vous vous assurez de définir toutes les règles de base de la bonne manière, vous et votre équipe serez bien mieux lotis avec ce graphique en place. Assurez-vous simplement que tout le monde sait comment le configurer et comment le surveiller. Et assurez-vous que toutes les tâches sont signalées correctement afin qu'il reste à jour.
Lorsque vous serez prêt à explorer différents types de graphiques et différentes façons de suivre tout le travail que vous devez accomplir, n'oubliez pas de regarder les graphiques de burndown. Vous pourriez même être surpris de voir à quel point ce type de graphique peut changer la façon dont vous et votre équipe percevez le travail à accomplir. Et lorsque vous recherchez des systèmes rapides et un suivi efficace, il n'y a certainement pas de meilleur moyen d'y parvenir que de s'aider d'un graphique de burndown pour vous accompagner.