Comment estimer des projets ? Le guide complet

Un chef de projet est responsable de réaliser l'estimation correcte avant d'établir un investissement économique important. Estimer un projet n'est pas toujours facile ni précis, mais c'est nécessaire pour couvrir les dépenses, planifier les tâches et recruter une équipe qualifiée.

Si les estimations ne sont pas faites, il n'est alors pas possible d'avoir un meilleur plan pour la gestion de votre projet et vous ne savez pas si les ressources dont vous disposez sont suffisantes pour l'achèvement du projet ou non. Cette situation peut vous amener à abandonner le projet, ce qui entraîne le gaspillage de vos efforts, de vos investissements et de vos ressources.

Un guide complet sur la façon d'estimer les projets

Quelques conseils importants pour estimer les projets sont partagés, ce qui vous aidera avant de lancer un projet d'entreprise. Alors, commençons à comprendre comment estimer les projets.

Les composants essentiels de l'estimation de projet sont :

• Estimation du budget
• Estimation des ressources
• Estimation de l'effort
  

1. Estimation descendante

Les estimations descendantes sont réalisées par le chef de projet en collaboration avec la direction, comprenant le responsable financier, le propriétaire et le jury expérimenté de l'entreprise. L'estimation de projet descendante est basée sur les expériences passées et sur la spécification des tâches pour démarrer un projet.

• On peut dire que l'estimation descendante est une approche consistant à définir les objectifs et l'énoncé de mission d'un projet, puis à sélectionner les membres de l'équipe en conséquence pour atteindre ces objectifs.
• Cette estimation nécessite la division du travail en morceaux pour le rendre plus précis et plus clair pour les membres de l'équipe. Après avoir fixé un objectif, les tâches sont davantage décomposées en petites parties.

En tenant compte des expériences passées sur le même projet, les étapes nécessaires sont définies et classées pour les membres de l'équipe, leur montrant une vision d'ensemble claire. Le chef de projet facilite l'identification des tâches majeures qui sont ensuite affinées par l'équipe.

Une estimation approximative du calendrier, du coût et du budget est réalisée par un chef de projet. Elle n'est pas du tout précise mais fournit une orientation initiale pour gérer le projet. Cette ébauche initiale du budget peut être avantageuse pour rassurer votre client sur le budget et la durée estimés. Mais il ne s'agit que d'une estimation basée sur des prédictions sans en connaître les détails ni entrer dans le processus.

2. Estimation ascendante

L'estimation ascendante semble identique à une estimation descendante car elle est également basée sur les expériences de projets passés, mais c'est une estimation plus exacte et précise que l'estimation descendante. Ce type d'estimation permet au chef de projet d'être plus confiant quant au coût et au calendrier estimés pour l'achèvement du projet.

• Il y a très peu de chances de varier par rapport au coût et à la durée estimés. L'estimation ascendante est plus détaillée car elle est réalisée après une longue étude du projet et des objectifs fixés avant de le commencer.
• Le chef de projet définit chaque tâche pour les membres de l'équipe individuellement, en les séparant des groupes constitués dans l'estimation descendante.

L'estimation ascendante s'avère juste concernant le budget, le calendrier et l'utilisation des ressources. Par conséquent, on peut dire que ce budget est utile pour établir des distinctions claires entre les coûts prévus et réels, la durée et la quantité de ressources utilisées.

Si vous suivez la technique d'estimation ascendante, vous aurez besoin d'une longue période pour élaborer un plan. Davantage de ressources sont prises en considération pour réaliser une estimation précise, comme le besoin de transport pour effectuer une visite de terrain afin d'avoir une étude détaillée du site.

Pour cela, vous estimerez le nombre d'ouvriers à embaucher ; vous déciderez de l'utilisation des ressources et, enfin, de la date limite exacte pour satisfaire le client.

Estimation correspondante :

Ce type d'estimation est basé sur la comparaison d'un projet passé du même type avec un projet récent. Cette estimation apporte un soutien lorsque vous n'avez pas assez d'informations sur le coût du projet et le temps nécessaire pour le réaliser.

Lorsque le client ne vous communique pas assez de détails ou qu'il n'en sait pas plus sur le projet et vous demande d'estimer le coût pour couvrir les dépenses d'achèvement du projet et les ressources nécessaires aux membres de l'équipe pour atteindre l'objectif fixé.

Les principaux éléments pour établir une estimation correspondante sont :

• Les informations des projets passés et récents sont comparées
• Supposons que le coût du projet précédent était d'un million et que l'on estime que le coût de ce projet sera également le même
• De même, la durée est comparée et estimée
• Un projet de même nature est examiné et comparé pour réaliser une bonne estimation
• Les tâches effectuées lors de la réalisation du dernier projet sont privilégiées pour obtenir des résultats fructueux

Ce type d'estimation ressemble à une estimation descendante et n'est pas toujours précis. Cela peut être avantageux si vous avez déjà traité un projet de même nature auparavant.

3. Estimation analytique

Elle est plus précise que les autres techniques car elle utilise des calculs automatiques pour réaliser une estimation plus exacte de votre projet. L'estimation analytique est plus précise car elle vous permet d'estimer un délai et un coût de projet plus rigoureux.

Vous devez recueillir quelques informations de base sur le projet récent, les faire correspondre au précédent et trouver les similitudes. Après cela, vous définissez les stratégies pour y travailler. Vous serez en mesure de définir des unités pour atteindre l'objectif.

En estimant le temps que vous allez consacrer à chaque activité, celui-ci doit être encadré, puis utilisez l'unité comme aide. Les unités peuvent être les outils, les machines, les logiciels ou les travailleurs. Soyez très clair sur les chiffres que vous allez retenir pour l'achèvement du projet.

Après cela, alignez les tâches des projets précédents et effectuez un calcul précis du coût et du calendrier afin de pouvoir les estimer avec exactitude pour un projet récent.

Cela ne dépend pas seulement des données précédemment collectées, mais aussi de la demande du projet récent et de la nécessité d'établir une estimation orientée vers les résultats qui instaurera une relation de confiance entre vous et votre client ou votre patron.

C'était une explication appropriée à la question de savoir comment estimer les projets.

Quelques étapes importantes pour réussir une estimation pour les débutants :

Vous pouvez également prendre certaines mesures managériales pour travailler dans un style unique et efficace, comme envisager les techniques suivantes

• Étudiez minutieusement le profil des membres de votre équipe

Lorsque vous travaillez en équipe en tant que leader, prenez le temps de connaître l'historique de travail des membres de votre équipe. Cela vous aidera à trouver la personne appropriée pour une tâche spécifique à accomplir.

Vous pouvez diriger votre équipe dans l'exécution de leurs tâches en leur demandant d'organiser leur temps en fonction de leur mission. Cela vous aidera à maintenir votre équipe sur la bonne voie et à analyser les points de blocage du projet ainsi que leurs causes. Par la suite, vous pourrez résoudre ces problèmes de manière efficace.

• Étudiez le style de travail de l'entreprise

Différentes entreprises travaillent selon différents styles. Certaines lancent des projets à petite échelle en raison de leur situation financière, tandis que d'autres travaillent sur des projets coûteux et à grande échelle car elles peuvent en assumer les frais.

Il sera préférable de connaître l'histoire de l'entreprise, sa façon de travailler et ce qu'elle a planifié par le passé. Cela vous aidera à faire une bonne estimation du coût et de la durée du projet.

• Divisez les tâches de votre projet en petits morceaux

Après avoir établi une bonne communication avec votre client et pris connaissance des objectifs des projets, vous saurez mieux quelles tâches accomplir pour répondre à la demande et aux attentes de votre client pour ce projet.

Vous devez diviser les tâches en sous-tâches afin de pouvoir travailler en détail avec votre équipe en discutant du rôle et de la performance de chacun. Lorsque les tâches sont divisées et subdivisées, il est très clair pour une personne d'en comprendre l'objectif sous-jacent.

Après cela, vous pourrez savoir de combien de travailleurs vous avez besoin pour effectuer ces tâches spécifiques, et de quels types d'outils et de matériaux vous avez besoin pour faire votre travail correctement. En définissant ces éléments, vous pouvez estimer le coût et le temps nécessaires à la réalisation du projet.

• Précisez votre estimation en élaborant un diagramme de Gantt d'équipe

Les compétences de gestion les plus efficaces exigent de planifier correctement vos tâches pour les gérer à temps. Vous pouvez le faire en élaborant un diagramme de Gantt d'équipe. Il vous sera utile pour estimer dans combien de jours ou de mois votre projet sera achevé et quelles dépenses vous devez prévoir jusqu'à la fin du projet.

Conclusion :

Différentes technologies d'estimation de projet ont été officiellement introduites et peuvent être avantageuses pour les débutants afin d'estimer un petit projet. L'expérience passée joue un rôle important pour traiter des projets similaires, mais il n'y a pas lieu de s'inquiéter si vous débutez.

Vous pouvez suivre les étapes présentées ci-dessus à la fin de l'article pour réaliser une bonne estimation de votre projet et satisfaire votre client ou votre patron. Vous saurez comment estimer des projets en suivant les directives ci-dessus.