Comment prioriser les projets. Guide ultime

Vous avez besoin d'une communication solide avec les clients ou les organisations avec lesquels vous travaillez. Deuxièmement, vous devez savoir à quel type de projet vous allez avoir affaire, disposer de tous les détails et du style de travail antérieur que l'organisation avait l'habitude de suivre.

Étapes à suivre pour mieux prioriser les projets :

Vous devez suivre les étapes indiquées ci-dessous.

1. Identifier les objectifs commerciaux

Pour décider comment prioriser les projets, vous devez examiner les objectifs de l'entreprise et les stratégies suivies par celle-ci pour atteindre son but.

En vous tenant au courant des objectifs de l'entreprise, vous pouvez mieux fixer les objectifs du projet et travailler à la hauteur des attentes. Si vous avez un objectif commercial clair, vous pouvez décider quelle tâche figurera en tête de liste des priorités de votre projet commercial.

Sans étudier les stratégies passées et présentes de l'organisation avec laquelle vous travaillez, il est presque impossible de connaître ses objectifs et l'énoncé de mission de cette organisation.

Importance des objectifs :

• Les objectifs d'une entreprise doivent être très clairs et spécifiques afin qu'elle puisse mesurer les progrès accomplis vers le succès et définir ses visions spécifiques.
• Les objectifs définissent l'énoncé de mission d'une organisation et aident à analyser la performance de ses employés pour savoir si elle soutient leur mission ou non.
  Types d'objectifs/de missions :

Il existe deux types d'objectifs pour une entreprise :

• Objectifs officiels

Il s'agit des énoncés de mission d'une entreprise ou d'une organisation. Ce sont des objectifs à long terme fixés pour créer la réputation et l'image publique d'une organisation.

• Objectifs opérationnels

Il s'agit d'objectifs temporaires qui ne sont généralement élaborés qu'au cours d'un projet d'entreprise.

2. Faire une liste de tâches

Avant de commencer un projet, vous devez élaborer une liste de tâches comprenant toutes les tâches possibles nécessaires à la réalisation d'un projet. C'est la base de votre travail qui vous donne la bonne direction pour venir à bout de votre travail accumulé à temps.

En général, les listes de tâches sont élaborées avant de commencer un projet.  Les listes de tâches vous aident à trouver comment prioriser les projets. Deux types de listes de tâches peuvent être élaborées :

• Liste de tâches d'équipe

Cette liste est élaborée au début d'un projet et acceptée par toute l'équipe.

• Liste de tâches personnelle

Chaque membre de l'équipe élabore sa propre liste de tâches pour atteindre l'objectif.

Importance des listes de tâches :

Les listes de tâches sont importantes pour les raisons suivantes :

• Les listes de tâches vous aident à gérer une pile de travail et à savoir comment prioriser les projets.
• Les listes de tâches vous aident à décider, en tant que chef d'équipe, quelle tâche vous allez confier à quel membre avec une date limite.
• Ces listes vous rendent également indépendant ; vous n'avez pas besoin de demander aux autres ce qu'il faut faire ensuite. Vous avez vos propres plans pour être votre propre leader.

3. Catégorisez vos objectifs (Gros Rochers / Big Rocks)

La catégorisation vous aide à savoir comment prioriser les projets. En catégorisant le travail, vous pouvez donner la priorité aux choses essentielles. Dans une pile de travail surchargée, vous devez séparer vos « gros rochers », qui représentent les objectifs les plus importants que vous devez accomplir efficacement sans perdre une seule minute.

En organisant les tâches ou les événements que nous allons traiter l'un après l'autre, vous pouvez classer vos tâches en quatre catégories principales :

• Travail important et urgent

Ces tâches constituent la première priorité de la liste. Ces tâches sont les plus importantes et doivent être accomplies ; réfléchir de manière critique peut mener au stress lors de l'élaboration de la stratégie, mais vous devez être proactif en trouvant des moyens de résoudre les problèmes que vous rencontrez lors de la réalisation de ces tâches.

Vous pouvez facilement atteindre ces objectifs en sortant des sentiers battus et en élargissant vos réflexions avec un esprit apaisé.

• Travail important mais non urgent

Ce type de travail est important mais pas urgent. Vous n'avez donc pas besoin de suivre un calendrier strict. Pour consacrer du temps à ce travail, incluez simplement votre vision, votre mission et concentrez-vous sur les choses que vous pouvez contrôler sans la limite du temps.

• Travail non important mais urgent

Cette catégorie comprend le travail urgent mais non important, comme les réunions urgentes avec les clients pour combler un manque de communication ou avoir une discussion. On peut dire que cette catégorie relève de la gestion de crise.

• Travail non important et non urgent

Cette catégorie comprend les tâches et responsabilités qui n'ont pas de valeur propre mais que nous devons faire pour atteindre nos objectifs importants, comme la navigation sur le Web et l'utilisation des réseaux sociaux pour vérifier les tendances ou la manière dont les autres procèdent pour leurs projets.

Ce sera bénéfique pour nos compétences en gestion d'équipe. Nous pourrons apprendre de nouvelles choses et améliorer nos compétences. Évidemment, nous ne devrions pas ignorer les petites choses liées à nos responsabilités professionnelles, car cette attitude nous aidera à relever des défis encore plus importants et cruciaux en toutes circonstances.

4. Élaborer un diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt définit bien comment prioriser les projets car il contient la liste des tâches importantes que vous devez répéter plusieurs fois jusqu'à l'achèvement d'un projet, par exemple si vous êtes ingénieur civil et que vous réalisez un projet au cours duquel vous devez visiter le site plusieurs fois par mois de manière répétée.

Ainsi, en utilisant le diagramme de Gantt, vous pouvez planifier vos dates de visite et le nombre de fois que vous vous y rendrez par semaine ou par mois.

Le diagramme de Gantt est une barre horizontale qui vous indique le calendrier et l'état d'avancement. Il est utile pour analyser la durée d'un projet et le type d'outils nécessaires à sa réalisation.

• Façon de créer un diagramme de Gantt

        Il peut être créé à l'aide de Google Sheets ou d'Excel, ou en utilisant un « logiciel de gestion de projet collaboratif », mais le choix des meilleures fonctionnalités dépend des besoins de chacun.

• Manifestation dans la gestion de projet

Le diagramme de Gantt aide à aborder la planification de projet. Pour mener à bien des projets, la collaboration et la communication sont nécessaires, ce qui est possible grâce à une communication simplifiée qui centralise votre plan de projet.

• Comment épurer vos projets

Inviter toute votre équipe au projet permet à chaque personne de filtrer le diagramme pour la tâche qui lui est assignée, ce qui lui permet de hiérarchiser facilement son temps.

   En le partageant avec vos clients, cela peut minimiser la nécessité d'un feedback constant et vous permet de travailler en continu sans problèmes logistiques.

5. Apprendre à dire non aux nouveaux projets

Lorsque vous travaillez sur un projet important avec une énorme charge de travail et que votre client ou votre patron vous confie un autre projet qu'il n'est pas possible de réaliser efficacement, il est préférable de dire non au nouveau.

C'est une question de carrière ; si vous fournissez un travail incomplet ou de mauvaise qualité, cela peut nuire à votre avenir professionnel. Si vous ne voulez pas dire non de manière trop abrupte, prenez le temps de réfléchir aux nouvelles idées apportées par le client.

Après avoir écouté le client au sujet du nouveau projet, soyez poli et utilisez des mots appropriés pour refuser de commencer un nouveau travail en raison de votre routine chargée. Vous devez convaincre le nouveau client que son projet nécessite un temps de réalisation approprié et que vous ne pourrez pas le faire en raison de votre emploi du temps chargé.

6. Respecter les échéances

Les échéances sont fixées pour vous rappeler que vous devez travailler sur un projet et à quel moment. Les dates limites sont essentielles pour se prendre en charge afin de terminer le travail dans un temps limité avec précision.

Gestion des échéances :

Généralement, les gens sous-estiment le temps nécessaire pour achever un projet et l'acceptent sans en tenir compte. Vous pouvez gérer les échéances de la manière suivante :

• Tout d'abord, vous devez comprendre pour quel type de projet vous êtes engagé et quelles sont les exigences pour le mener à bien.  Si votre échéance concerne une tâche compliquée, informez-en la personne qui vous a confié la tâche.
• Deuxièmement, vous devez disposer des bonnes ressources, comme l'équipe, les outils, la formation, le matériel, ainsi que de suffisamment de temps.
• Même si vous travaillez dur et terminez votre projet après l'échéance, ne paniquez pas et faites tout votre possible pour limiter les dégâts. Dans une telle situation, il est préférable de communiquer avec le client, de demander une nouvelle échéance et de s'y tenir la prochaine fois en respectant ce délai.

Conclusion

En gardant à l'esprit toutes les étapes ci-dessus, vous pourrez apprendre à prioriser vos projets avec certitude. Pour un gestionnaire de projet, ces données seront utiles pour établir les priorités, organiser les données, respecter les échéances et planifier les tâches importantes de manière répétitive chaque semaine et chaque mois.

Vous devez être constant dans le suivi de toutes les étapes ci-dessus, car si vous n'êtes pas toujours vigilant, vous risquez de tout gâcher.