Gestionnaire de programme vs gestionnaire de projet. Quelle est la différence ?

Qu'est-ce qu'un responsable de programme ?

Avez-vous actuellement un responsable de programme dans votre entreprise ? Peut-être pensez-vous que oui, mais que vous l'appelez chef de projet dans votre société. Les deux sont très différents et il est important de comprendre comment utiliser chacun d'eux au sein de votre entreprise. Un chef de projet est responsable de besoins ou de projets spécifiques à court terme. Un responsable de programme, en revanche, est chargé de piloter un programme, qui est généralement un regroupement de différents projets fonctionnant ensemble pour créer un ensemble plus vaste. Cela signifie que si vous n'utilisez que des chefs de projet, vous passez à côté d'un élément vital de votre équipe.

Comprendre les projets :

Alors, qu'est-ce qu'un projet exactement ? Un projet est une petite mission qui doit être exécutée, généralement sous la forme d'un événement ponctuel. Par exemple, si vous construisiez une maison, un projet serait l'installation de l'électricité. Il a des limites de coûts, de ressources, de temps et de budget. Il y a généralement une date limite à laquelle il doit être achevé et des objectifs globaux à atteindre pour réussir. Mais ce type de mission a une portée plus restreinte. Ainsi, tout comme l'électricité, ce n'est qu'une pièce du puzzle de la construction de la maison.

L'idée ici est de se concentrer sur le court terme et plus particulièrement sur les livrables. Les tâches accomplies sont généralement très techniques et assez spécifiques. Dans l'ensemble, la réussite ou l'échec d'un projet est mesuré en fonction de la qualité du produit, du respect des délais, du budget et des règles, ainsi que de la manière dont il a répondu aux exigences ou aux attentes du client. Ces projets ne sont que de petites pièces d'un puzzle plus vaste qui doit être complété, plutôt que d'être un puzzle complet en soi.

Qu'est-ce qu'un chef de projet ?

D'un autre côté, un chef de projet est responsable de la gestion des projets individuels au sein du programme global. Son domaine de responsabilité est plus restreint, mais au sein de ce domaine, c'est lui qui surveille toute l'équipe et s'assure que tout se passe correctement. C'est également lui qui rendra compte au responsable de programme. Au sein du projet, c'est à lui que l'équipe rendra des comptes ou posera des questions. Ce sont davantage des personnes tactiques au sein du processus car ils doivent veiller au bon déroulement de l'ensemble.

Certaines des tâches d'un chef de projet peuvent inclure :

Respecter les délais
Respecter le budget préétabli
Déléguer des tâches aux membres de l'équipe
Réaliser les tâches relatives aux livrables
Coordonner le temps et les ressources
Rendre compte au responsable de programme
Organiser l'équipe globale
Estimation des coûts et budgétisation des projets
Travailler avec les clients pour garantir la portée du projet
Suivre les progrès de l'équipe
Répondre aux questions et préoccupations des membres de l'équipe
Développer des tâches et des échéanciers
Gérer les risques globaux du projet
Gérer et mettre à jour les rapports et la documentation
Clarifier la portée et le plan du projet
Élaborer des politiques et des procédures pour atteindre les objectifs globaux

Les chefs de projet doivent être excellents en communication et être des leaders affirmés. Non seulement cela, mais ils doivent être capables de s'adapter, être analytiques, décisifs, stratégiques et prêts à assumer leurs responsabilités. Ces individus doivent être capables de prendre des risques, de mener plusieurs tâches de front et de communiquer par écrit et oralement. Ils doivent savoir déléguer des tâches et, bien qu'ils aient besoin de connaissances pratiques dans leur domaine, ils attribuent principalement les tâches aux autres plutôt que de les exécuter eux-mêmes. Par conséquent, ces individus doivent être capables de reconnaître les talents et de bien les utiliser.

Un chef de projet efficace possède un esprit critique, est capable de prêter une attention particulière aux détails et de gérer son temps efficacement. Il doit être capable de négocier, de prendre d'excellentes décisions même sous pression et doit être motivé par lui-même. La plupart des chefs de projet possèdent un diplôme en administration des affaires, cependant, il existe d'autres moyens d'accéder à ce domaine. Des certifications sont également disponibles pour mettre davantage en valeur les compétences d'un individu, bien qu'elles ne soient pas requises dans toutes les situations. Si vous êtes intéressé, le PMP est l'une des formes de certification les plus populaires que vous puissiez obtenir.

En général, les chefs de projet perçoivent un salaire compris entre 50 000 et 100 000 dollars par an. Les taux varient en fonction de l'endroit où vit l'individu (ceux qui travaillent dans les grandes villes ont tendance à gagner plus que ceux qui vivent dans des zones plus petites) ainsi que du domaine spécifique dans lequel ils travaillent. Les chefs de projet en informatique ont tendance à gagner plus que ceux travaillant dans tout autre domaine. De plus, ceux qui sont considérés comme des chefs de projet spécialisés (comme en informatique par opposition à un chef de projet généraliste) ont tendance à percevoir des taux plus élevés. La moyenne pour ce poste aux États-Unis est d'environ 75 000 $.

Comprendre les programmes

D'un autre côté, il y a les programmes. Si nous revenons à l'idée de construire une maison, le programme représenterait l'intégralité de l'entreprise. Il s'agirait de la construction de la maison. Chaque aspect de la maison devant être achevé correspondrait à d'autres projets. Cela signifie que le programme est une série de projets regroupés pour atteindre un seul objectif : une maison terminée. Avec un programme, vous obtiendrez des bénéfices et une croissance avec le résultat final ; plutôt qu'une simple petite pièce du puzzle, vous aurez un puzzle terminé.

L'idée ici est de se concentrer sur le long terme et plus particulièrement sur les bénéfices qui seront obtenus lorsque l'ensemble sera terminé. Les tâches en cours d'exécution sont tout à fait stratégiques et seront généralement d'une portée relativement globale. L'objectif est le résultat, et le succès ou l'échec sera mesuré selon que les besoins et les bénéfices à atteindre ont été réalisés ou non. Tous les projets plus modestes seront rassemblés pour créer ce programme complet, et sans que tous les projets ne soient menés à bien correctement, le programme ne sera pas une réussite.

Qu'est-ce qu'un gestionnaire de programme ?

Poursuivons en approfondissant un peu plus ce que signifie être un gestionnaire de programme. Un gestionnaire de programme est responsable de la compréhension du programme complet sur lequel l'entreprise travaille et de la manière dont il va impacter l'entreprise de manière globale. Il est responsable de l'identification et de l'évaluation de tous les projets qui doivent être réalisés pour que ce programme global soit achevé. En conséquence, c'est vers lui que les chefs de projet doivent se tourner pour obtenir de l'aide ou pour rendre des comptes. À partir de là, il peut s'assurer que chaque projet est exécuté correctement.

Certaines des tâches d'un gestionnaire de programme peuvent inclure :

Recruter des équipes
Mettre en œuvre des stratégies
Mesurer le ROI
Superviser la collaboration entre les équipes de projet
Définir des indicateurs de succès
Évaluer les indicateurs de succès
Coordonner et suivre l'avancement des projets
Analyser les politiques, les buts et les objectifs du programme
Assurer la liaison entre les différents chefs de projet
Évaluer le succès global du programme et des projets
Développer des stratégies pour l'avancement continu du programme
Définir des indicateurs de succès

Les gestionnaires de programme doivent être des leaders solides car ils seront en charge des chefs de projet et, par extension, des équipes dont ces chefs de projet sont responsables. Ils doivent être d'excellents négociateurs et être capables de réflexion critique ainsi que d'une communication forte. Les gestionnaires de programme seront responsables de la communication, tant orale qu'écrite, et doivent être capables d'interagir avec des personnes de tous les niveaux de l'organisation. De même, ils doivent être capables d'encadrer tous les membres de leur équipe à tous les niveaux de l'organisation, en apportant un renforcement positif à chaque étape du processus.

Il faudra, dans la plupart des cas, un certain sens de l'humour pour venir à bout de tout le travail acharné et de la coordination nécessaires à l'exécution efficace d'un programme. Le gestionnaire de programme est également responsable d'une grande partie de la planification et de la délégation, ce qui signifie qu'il doit être capable de réaliser chacune de ces tâches de manière juste et équitable. Dans la plupart des cas, ces personnes posséderont un diplôme en administration des affaires ou pourront détenir des certifications et une formation avancée qui les préparent à ce type de rôle de leadership.

Les gestionnaires de programme ont tendance à percevoir des salaires compris entre 80 000 $ et 125 000 $ par an. Ce salaire est plus élevé dans les grandes villes et plus bas sur les marchés plus petits, où les gestionnaires de programme peuvent travailler pour des entreprises plus modestes. Il varie également en fonction de la description et de l'intitulé réels du poste. Par exemple, un gestionnaire de programme généraliste gagne un salaire proche de la limite inférieure de cette fourchette, tandis que les gestionnaires de programmes informatiques ou techniques gagnent dans la limite supérieure de cette fourchette de salaire. Dans l'ensemble, la moyenne pour les gestionnaires de programme aux États-Unis est d'environ 87 000 $ par an.

En quoi ils se ressemblent

Maintenant, malgré toutes les façons dont ils travaillent dans des domaines différents, les chefs de projet et les gestionnaires de programme sont très similaires dans l'ensemble. En général, un gestionnaire de programme effectue les tâches qu'un chef de projet réalise, mais à une plus grande échelle. Il s'assure que les chefs de projet accomplissent leurs tâches de la même manière qu'un chef de projet s'assure que les membres de l'équipe accomplissent les leurs. C'est un processus qui permet à chacun de savoir ce qu'il fait et de s'assurer qu'il bénéficie du soutien approprié pour ses projets tout au long du processus.

Les compétences requises pour ces deux rôles sont également assez similaires. Les deux gestionnaires doivent être des leaders solides et être capables de communiquer avec des personnes à différents niveaux de l'organisation. Ils doivent tous deux être capables d'établir des plans et de déléguer des tâches, et tous deux doivent être capables de réfléchir de manière critique et de mener des négociations. À bien des égards, ces personnes vont être assez similaires, la principale différence étant simplement l'étendue des tâches qu'elles exécutent, et non pas tant les tâches elles-mêmes. Les deux exigeront également une bonne dose de formation et d'expérience pour pouvoir être exercés correctement.

Les outils dont ils ont besoin

En fin de compte, les chefs de projet comme les directeurs de programme auront besoin d'outils importants. Parce qu'ils sont responsables de tant de tâches différentes et de la gestion de tant de personnes différentes, ils ont besoin de meilleurs moyens de suivi que de simplement se souvenir de tout. Ils ont besoin de moyens pour surveiller l'avancement des différents aspects du projet ou du programme et ils doivent être capables de superviser les employés sans avoir à leur parler physiquement chaque jour. Les bons outils facilitent cela de manière efficace et efficiente.

Instagantt est un excellent moyen de suivre tout ce que ces deux types de leaders doivent savoir. Il permet la création d'équipes et de différentes tâches qui peuvent ensuite être attribuées à chaque individu. Chaque tâche peut se voir attribuer des sous-tâches, des échéances et des informations différentes. À partir de là, tout le monde sait sur quoi il doit travailler et comment ses tâches interagissent les unes avec les autres. Ils peuvent également indiquer l'état d'avancement réalisé afin que les chefs de projet et les directeurs de programme puissent vérifier ces étapes en cours de route. Tout cela facilite la tâche de toutes les personnes impliquées.

Le suivi des tâches : Tout d'abord, les gestionnaires ont besoin d'un moyen de suivre toutes les différentes tâches nécessaires à un projet et au programme global. Avec ce système, vous pouvez créer autant de tâches que nécessaire au sein des phases individuelles. Cela vous permet de regrouper les tâches et de vous assurer que chaque phase sait ce qu'elle doit faire et avec qui elle doit travailler pour achever la phase spécifique. Ils savent qui sont leurs « coéquipiers ».
Attribution des tâches – Au sein de chaque tâche, vous pourrez également définir les personnes responsables de son exécution.

Il peut y avoir une seule personne responsable d'une tâche spécifique ou plusieurs personnes devant travailler ensemble sur cette tâche. Toute personne ayant accès au système pourra voir qui est affecté à quelles tâches et, par conséquent, qui contacter en cas de problème ou de besoin de clarification. Cela facilite la collaboration et garantit également que personne n'est laissé pour compte ou ne cherche seul comment achever une tâche. Ils savent toujours vers qui se tourner.

Attribution des dates : Vous pouvez définir la date de début et la date d'échéance de chaque tâche ainsi que des phases globales. Cela garantit que chaque personne sait quand elle doit commencer sa tâche, quand sa tâche spécifique doit être terminée et aussi quand la phase globale doit être achevée. Le fait que ces types d'échéances soient affichés et facilement visibles par tous les membres de l'équipe permet à chacun de se responsabiliser et de responsabiliser les autres beaucoup plus facilement. Ils pourront également s'encourager mutuellement car ils savent ce que chaque membre de l'équipe doit faire.

Créer des dépendances : Parfois, certaines tâches doivent être achevées pour que la tâche suivante puisse être terminée. Lorsque cela se produit, cela crée des dépendances et cela est possible grâce à ce système. Les dépendances peuvent être configurées de nombreuses manières différentes et lorsque des modifications sont apportées à une pièce du puzzle, tous les éléments dépendants sont ajustés automatiquement afin que tout fonctionne ensemble. Cela facilite la tâche de tout gestionnaire de projet ou de programme pour effectuer des changements au sein du système, car il n'est pas nécessaire de passer en revue chaque tâche pour effectuer tous les ajustements. Un seul ajustement est nécessaire.

Examen de l'utilisateur : Il est facile de consulter toutes les tâches dont un membre spécifique de l'équipe est responsable et de voir où ces tâches se situent dans l'éventail des tâches requises. De même, il est possible de voir quelles tâches cet individu a terminées et sur quelles tâches il doit encore travailler. Il existe différentes manières de visualiser ces graphiques pour plus de commodité pour le gestionnaire et il existe également différentes fonctionnalités que vous pouvez rechercher, telles que les dates, les types de projets et plus encore. Il est également très facile de transférer des tâches à différents individus grâce à ce processus.

Personnalisation : Tout est personnalisable. Ainsi, chaque tâche peut être définie avec des couleurs personnalisées pour les rendre plus faciles à voir. Des sous-tâches peuvent être ajoutées aux tâches globales pour s'assurer qu'aucune étape n'est oubliée et des jalons peuvent être ajoutés pour définir des événements spéciaux. Il est également possible de définir la progression de chaque tâche afin que les membres de l'équipe puissent tenir tout le monde informé de l'état d'avancement et de ce qu'ils doivent encore accomplir dans leurs tâches. Cela permet à chacun de rester informé beaucoup plus facilement et de savoir ce qu'il lui reste à faire. Membre de l'équipe

Collaboration : Tous les membres de l'équipe doivent pouvoir collaborer rapidement et efficacement. Ils doivent pouvoir consulter les différentes tâches à exécuter dans la phase qui leur a été assignée et contacter les autres personnes impliquées dans cette phase. Ils peuvent alors demander de l'aide, obtenir des éclaircissements et plus encore. Ils auront également la possibilité de vérifier le travail des autres, ce qui peut leur donner les réponses dont ils ont besoin sans avoir réellement besoin de se contacter. Cela peut s'avérer plus efficace et permettre une meilleure gestion de projet et de programme.

Création de modèles : Dans de nombreux programmes, il y aura des projets spécifiques qui devront être exécutés en continu. Cela signifie qu'il y a généralement des projets spécifiques qui doivent avoir lieu dans tous les programmes (ou du moins la grande majorité des programmes) que vous réalisez. Créer un modèle vous permet d'avoir un projet déjà configuré qui peut être ajouté à un programme chaque fois que vous en créez un. Cela permet de gagner du temps en évitant d'avoir à recréer ce projet et à réassigner les tâches. Si les mêmes personnes sont en charge des mêmes choses à chaque fois, l'utilisation d'un modèle facilite la préparation de ces projets pour qu'ils soient opérationnels plus rapidement.

Conclusion

Globalement, vous allez avoir besoin de nombreuses fonctionnalités différentes pour être un gestionnaire de projet ou un gestionnaire de programme efficace. Vous êtes le responsable de ce que chaque membre de l'équipe accomplit et vous êtes également responsable du suivi du processus et de la satisfaction du client quant au résultat. Peu importe le type de projet ou le programme global que vous exécutez, l'objectif est de rassembler tout le monde en une seule unité et une seule équipe pour atteindre l'objectif. Avec le bon logiciel de gestion de projet et les bonnes stratégies de construction de diagrammes de Gantt en place, c'est possible.

Si vous cherchez à faire carrière en tant que gestionnaire de programme ou gestionnaire de projet, la meilleure chose à faire est de travailler sur les compétences que nous avons mentionnées et de commencer à les améliorer au sein de votre équipe. Devenir un leader, même sans le titre, peut être un excellent moyen de commencer et peut prouver à ceux qui occupent des postes de niveau supérieur que vous êtes prêt à prendre les commandes. À partir de là, assurez-vous d'exécuter chacune de vos tâches au mieux de vos capacités et encouragez l'utilisation d'outils et de gestionnaires de tâches efficaces pour garder une trace de tout ce qui doit être fait. Vous pouvez absolument devenir un meilleur gestionnaire de programme ou de projet avec les bons outils pour soutenir votre processus.