Parties prenantes au projet – Comment tout commence
Lorsqu'il s'agit de mener un projet, vous savez que vous avez certaines personnes qui sont encore plus impliquées et plus responsables que d'autres. Vous savez que vous avez des personnes qui ont un intérêt réel dans ce qui se passe avec le projet. Et ce sont les parties prenantes au projet.
Examinons d'un peu plus près qui ils sont et ce qu'ils font. Et pourquoi vous devez même les inclure dans votre projet pour en assurer la réussite. Après tout, vous voulez vous assurer que vous faites tout ce qui est possible pour votre entreprise.
La partie prenante du projet
Tout d'abord, les parties prenantes du projet sont des personnes qui sont investies dans le projet d'une manière ou d'une autre. On pourrait penser qu'une partie prenante est une personne qui a un investissement financier dans quelque chose. Mais ce n'est pas réellement le cas lorsqu'il s'agit de gestion de projet. Au lieu de cela, vos parties prenantes sont des personnes comme les départements de votre entreprise, votre client, votre équipe qui vous aide à exécuter le projet, et ainsi de suite. Ce sont les personnes chargées de vous aider à passer de l'endroit où vous vous trouvez actuellement à l'achèvement de votre projet.
Si l'on regarde la définition réelle d'une partie prenante, c'est quelqu'un qui participe activement au projet. Il peut s'agir d'un individu ou d'une organisation entière. Et cela signifie que la personne ou l'organisation en question sera affectée par la manière dont le projet est réalisé et par le fait qu'il soit mené à bien ou non. Ils n'ont donc pas d'enjeu financier (généralement), mais ils ont quelque chose à perdre si un problème survient. Et ils ont quelque chose à gagner si les choses se passent bien. Ils ont un intérêt dans le projet dans son ensemble.
Maintenant, gardez à l'esprit que certaines de vos parties prenantes seront extrêmement évidentes. Et d'autres un peu moins. De plus, certaines d'entre elles ont un intérêt plus important que d'autres dans le projet. Certains peuvent avoir un rôle important dans le projet mais un rôle mineur dans la prise de décision. Ou quelqu'un peut avoir un rôle mineur dans le projet mais un rôle majeur dans la prise de décision. Vous devez savoir qui sont chacune de ces personnes et quelles sont leurs responsabilités réelles envers l'équipe dans son ensemble. De cette façon, vous pouvez faire en sorte que tout le monde reste concentré sur sa tâche et là où il doit être.
Types de parties prenantes
On peut en fait distinguer deux types de parties prenantes dans tout projet sur lequel on travaille. Les premières sont les parties prenantes internes, ce qui signifie que les autres sont vos parties prenantes externes. Gardez à l'esprit qu'il s'agit de personnes très importantes. Quel que soit le type de partie prenante dont vous parlez, vous devez prêter attention à chacune d'entre elles et comprendre ce dont elles ont besoin et comment y parvenir. Vous devez également réfléchir à la manière dont elles interagissent avec le reste de l'équipe afin que tout se déroule sans accroc.
Les parties prenantes internes sont celles qui se trouvent à l'intérieur de votre entreprise. Il s'agit des membres de l'équipe qui travaillent avec vous sur le projet. Ce sont également les personnes chargées de s'assurer que le projet est mené à bien. Cela signifie les gestionnaires de projet, les gestionnaires et les dirigeants de l'organisation, les cadres, etc. En résumé, toute personne travaillant au sein de l'entreprise qui a un quelconque intérêt dans le projet global sera considérée comme une partie prenante interne. Ce sont les personnes avec lesquelles il devrait être le plus facile de travailler et de s'assurer qu'elles tirent les bénéfices dont elles ont besoin de ce processus.
Les parties prenantes externes sont les personnes qui sont extérieures à votre organisation mais qui ont un intérêt dans ce qui se passe. Il s'agit de clients ou d'investisseurs. Il peut également s'agir de fournisseurs en attente de paiements ou de personnes qui utilisent votre produit ou service. Ce sont des personnes qui seront influencées par les parties prenantes internes et par ce qu'elles font. Ce sont également les personnes qui vous permettent de continuer à développer votre entreprise, car vous avez besoin de personnes pour acheter ou utiliser vos produits et services, et vous avez besoin de personnes prêtes à investir en vous et dans ce que vous voulez offrir.
Ce que vous devez faire
Si vous êtes le gestionnaire de projet, votre travail consiste à vous assurer que les choses sont bien faites pour votre projet. Cela implique de s'assurer que toutes vos parties prenantes savent ce qui se passe tout au long du processus. Elles doivent être bien informées et impliquées (dans la mesure où elles sont censées l'être) dans le projet sur lequel vous travaillez. Elles doivent être d'accord avec tout ce qui se passe et savoir ce qui doit être fait et quand. Mais elles doivent aussi être satisfaites, alors assurez-vous de veiller à la satisfaction des parties prenantes tout au long du processus.
Réaliser une analyse des parties prenantes
Une fois que vous savez qui sont vos parties prenantes, vous pouvez procéder à une analyse des parties prenantes. C'est à ce moment-là que vous comprendrez mieux qui est impliqué et comment. C'est une étape importante qui permettra de s'assurer que toute votre équipe est sur la même longueur d'onde à chaque étape. Alors, comment réaliser une analyse complète des parties prenantes ? Nous allons l'examiner de plus près dès maintenant.
1. Connaissez vos parties prenantes
La première chose à faire est de dresser une liste de toutes les différentes personnes considérées comme des parties prenantes dans votre entreprise. N'oubliez pas que vous aurez des parties prenantes internes et externes. N'oubliez pas non plus que vous avez des parties prenantes tout au long du processus. Si une personne ne fournit pas de matériel avant la fin du projet, elle est tout de même considérée comme une partie prenante et il est important de l'inscrire sur votre liste. Vous ne voulez pas oublier quelqu'un ou ne pas comprendre l'impact qu'il pourrait avoir sur le projet, car cela pourrait vous désorienter par la suite.
2. Fixez vos priorités
Laquelle des parties prenantes que vous avez identifiées sera la plus importante ? Classez-les par ordre d'importance, des personnes les plus cruciales pour l'aboutissement du projet à celles qui le sont moins. Vos décideurs les plus importants ou les plus précieux doivent figurer en haut de la liste. Ceux qui ont une responsabilité dans le projet mais qui ne sont pas de grands décideurs se trouveront plus bas dans la liste. Ils ne joueront pas un rôle aussi prépondérant dans le projet, mais ils n'en restent pas moins importants et vous devez les inclure.
3. Connaître leurs besoins
Vous voulez vous assurer de bien comprendre non seulement qui sont vos parties prenantes, mais aussi ce qu'elles attendent de ce projet. Fixent-elles des objectifs et des normes concernant le projet ? Ces éléments sont-ils similaires aux vôtres ou sont-ils différents ? Quels types de questions, de préoccupations ou d'attentes ont-elles ? Comment pouvez-vous vous assurer que vous et chacune de vos parties prenantes êtes sur la même longueur d'onde quant à ce que vous voulez et ce dont vous avez besoin pour cet investissement ?
La première chose à faire est de discuter avec chacune de vos parties prenantes. Vous voulez connaître tous ces éléments et bien d'autres encore afin de vous assurer que votre projet se déroulera au mieux. N'oubliez pas que toutes vos parties prenantes n'auront pas les mêmes intérêts ni les mêmes attentes vis-à-vis de votre projet. Votre rôle, en tant que gestionnaire de projet, est de gérer les attentes et de veiller à ce que tout le monde travaille vers le même objectif. Vous devez vous assurer qu'elles comprennent quel type de résultat vous essayez d'obtenir et qu'elles vont travailler en ce sens.
4. Gérer votre équipe
Une fois que vous aurez accompli tout cela, vous devrez encore savoir comment gérer votre équipe. Vous devez comprendre ce qui doit être fait pour chaque enjeu de l'entreprise ou du projet. Et bien que vous souhaitiez satisfaire vos parties prenantes et prendre leurs avis en considération, vous devez également vous assurer de prendre les bonnes décisions globales. Parfois, cela signifiera ignorer le reste de l'équipe ou prendre une décision qui n'est pas populaire auprès de tous. En tant que gestionnaire de projet, vous devez veiller à prendre les bonnes décisions, même si elles sont impopulaires.
5. Noter les responsabilités
Afin de gérer véritablement votre équipe comme il se doit, il est judicieux de noter les responsabilités de chacun. Cela vous aidera à savoir qui doit faire quoi et quand. Cela permet également à votre équipe et à toutes les autres personnes impliquées de savoir que vous prenez les choses au sérieux et que vous voulez quelqu'un capable de mener à bien la tâche. Sans oublier que cela permettra à chaque individu de connaître sa responsabilité afin qu'il n'y ait pas de confusion entre les personnes sur qui était responsable de quoi.
Il est très facile de se laisser absorber par une routine et de passer à côté d'une tâche qui est censée être la vôtre. En notant toutes les responsabilités de chaque personne, il est également plus facile pour elles de suivre les tâches qui leur ont été confiées. Vous pourriez même hiérarchiser la liste afin qu'elles sachent quelles tâches doivent être effectuées le plus rapidement ou nécessitent le plus de soin et d'attention aux détails. À partir de là, vous pourriez énumérer le reste des tâches plus mineures qu'elles sont chargées d'accomplir afin de garder le contrôle sur la situation.
6. Maintenir la communication
Lorsqu'il s'agit de travailler avec vos parties prenantes, vous ne pouvez pas adopter une approche ponctuelle. Cela signifie que vous ne pouvez pas simplement les rencontrer une seule fois, puis partir dans une autre direction en supposant que tout ira bien. Au lieu de cela, assurez-vous de travailler avec elles et de prévoir des moments réguliers où vous pourrez interagir avec ces personnes et vous assurer qu'elles restent concentrées sur leurs tâches (et qu'elles vous maintiennent également sur la bonne voie). En interagissant régulièrement avec votre équipe, vous serez en mesure de détecter un problème avant qu'il ne devienne majeur.
Il est facile pour un manque de communication de se transformer en un problème majeur pour tout type de projet sur lequel vous travaillez, qu'il soit grand ou petit. Si vous ne parlez pas aux personnes en qui vous avez confiance pour accomplir le travail avec vous, comment allez-vous réellement réaliser les choses ? Au lieu de cela, assurez-vous de parler régulièrement avec ces personnes et d'être tous sur la même longueur d'onde. Cela vous aidera à accomplir le travail plus rapidement et à vous assurer que vous suivez également votre système de gestion de projet.
Choisir un système de gestion de projet
Lorsqu'il s'agit de se préparer à instaurer tout type de système de gestion de projet, vous avez besoin d'un programme qui va vous aider. Instagantt propose des diagrammes de Gantt qui vous aideront, vous et toute votre équipe, à rester concentrés sur vos tâches. Ce service vous offre tous les diagrammes et les chronologies dont vous avez besoin pour établir les plannings, les tâches, les échéances et plus encore. Cela sera important lorsqu'il s'agira d'obtenir le meilleur pour vos parties prenantes, ce dont vous devez absolument vous soucier.
Si vous n'avez pas de parties prenantes, vous faites cavalier seul et ce n'est jamais une bonne idée, surtout pour une startup. Alors, cherchez quelqu'un (ou quelques personnes) qui pourrait être intéressé par l'essai d'une toute nouvelle méthode de gestion de projet.