Qu'est-ce que le SIPOC ? Comment utiliser un diagramme SIPOC ?
Une entreprise doit reconnaître le problème auquel elle s'attaque avant de commencer le projet, en particulier les nouvelles entreprises. Le chef de projet doit d'abord comprendre le besoin du processus afin de pouvoir élaborer de meilleures stratégies pour obtenir les meilleurs résultats en menant un processus réussi et bien planifié.
C'est seulement possible lorsque vous utilisez les tactiques du monde des affaires que la majorité d'entre vous ne connaissent pas au début de l'activité, mais qu'il est nécessaire d'apprendre pour obtenir des résultats fructueux sans laisser aucune partie du projet dans l'ombre.
Les méthodologies Six Sigma se sont fait un nom dans le monde des affaires et incluent différents processus pour mener un projet à bien, tels que définir, mesurer, analyser, améliorer et contrôler, ce qui se résume par l'acronyme DMAIC. Motorola a introduit la méthodologie Six Sigma dans le monde en 1986 pour contrôler la qualité des produits qu'elle fournit, suivie par de nombreuses autres entreprises de télécommunications à travers le monde.
Un guide complet sur ce qu'est le SIPOC ? Comment utiliser un diagramme SIPOC ?
Le SIPOC fait également partie de la méthodologie Sigma et est de préférence utilisé pendant le processus de mesure pour suivre la qualité et la direction du processus. Le diagramme SIPOC est utile pour le monde des affaires car il offre les bonnes options pour préparer les documents de votre projet ou processus en utilisant des graphiques, des tableaux, des diagrammes circulaires, etc.
SIPOC est la somme de cinq termes significatifs : Fournisseurs (Suppliers), Entrées (Input), Processus (Process), Sorties (Output) et Clients (Customer), ce qui vous aide à examiner chaque terme et à trouver ce dont vous avez besoin pour les harmoniser tous.
Le SIPOC faisant partie du DMAIC, il est important pour définir le rôle, les responsabilités et les normes afin de garantir les meilleures mesures de qualité. Le diagramme SIPOC est visuellement convivial car il est facile à lire et permet d'élaborer chaque étape du processus pour coordonner les mouvements au sein de votre équipe.
Découvrons-en plus sur ce qu'est le SIPOC ? Comment utiliser un diagramme SIPOC ?
Objectif de l'utilisation d'un diagramme SIPOC
Lorsque l'on travaille sur quoi que ce soit, il y a un but derrière qui s'amorce quand nous savons reconnaître le besoin et les problèmes auxquels nous sommes confrontés pour l'atteindre. L'objectif fondamental du diagramme SIPOC est de repérer les clients et leurs besoins, et finalement d'organiser une équipe pour répondre à ces besoins en assurant un processus de qualité pour l'amélioration de ce projet particulier. Voici quelques lignes directrices clés pour atteindre votre objectif :
En tant que nouvelle entité commerciale, si vous ne connaissez pas le SIPOC, assurez-vous d'organiser une équipe de formation professionnelle pour expliquer le diagramme SIPOC et ses applications afin d'amener vos projets à un niveau de haute qualité.
Si vous avez des connaissances sur le SIPOC apprises ou entendues il y a des années, organisez une session de rappel pour vous et vos employés, où les anciens comme les nouveaux pourront mieux comprendre le diagramme SIPOC.
Après cela, lorsque vous et votre équipe aurez défini l'objectif de votre projet et décidé de ce que vous en attendez, il sera temps de cartographier le processus en utilisant le diagramme SIPOC, parfois également appelé diagramme COPUS.
Élaboration étape par étape du diagramme SIPOC en discutant des composants
Il n'est pas difficile de cartographier les éléments clés du diagramme SIPOC et de décider des étapes pour élaborer le processus en cours. C'est très simple car toutes les étapes sont cachées dans les composants clés du diagramme SIPOC. Vous apprécierez le diagramme SIPOC en découvrant qu'il s'agit simplement d'une forme résumée d'identification des clients, de définition des objectifs en mentionnant les entrées et d'atteinte des sorties tout en suivant le processus.
Devons-nous passer à plus de détails tels que : Qu'est-ce que le SIPOC ? Comment utiliser un diagramme SIPOC ? Voici le détail de chaque composant clé considéré comme une étape du diagramme SIPOC.
Comprendre et définir les fournisseurs
Comme l'indique la première lettre de ce diagramme SIPOC, c'est le fournisseur (Supplier) qui vient en premier. Un fournisseur est toute personne qui donne la direction ou l'instruction pour fabriquer un produit ou pour apporter une modification à un produit existant.
Nous considérons toujours un fournisseur comme une partie prenante qui fournit des entrées ou investit quelque chose pour générer une sortie, mais il ne s'agit pas seulement d'investissement. Il s'agit également d'idées et de besoins. Ainsi, nous pouvons aussi dire que c'est toute personne qui partage une idée clé ou donne des instructions réalistes pour apporter des contributions valables afin de réformer le produit que vous fabriquez pour les gens.
Vous ne pouvez pas non plus dire que le fournisseur est forcément interne à votre entreprise. Il peut s'agir de quelqu'un d'extérieur à votre entreprise, même s'il n'a aucun lien direct avec votre activité, mais qui souhaite obtenir de meilleurs services ou fonctionnalités de produit la prochaine fois de la part de votre organisation. Ainsi, selon le diagramme SIPOC, les fournisseurs peuvent être internes ou externes selon leur catégorie.
Fournisseur interne
La plupart des grandes entreprises multinationales embauchent leur personnel pour travailler à long terme sur la production de produits, l'innovation technologique ou l'apport de modifications aux produits. Ainsi, le personnel embauché par l'entreprise, comme un chef de projet ou des ingénieurs logiciels ou civils, sont tous des fournisseurs internes de cette entreprise qui fournissent des entrées pour lancer tout processus prédéfini.
Fournisseur externe
Parfois, cela arrive, particulièrement dans le cas des produits logiciels, lorsque les clients, après avoir utilisé le produit de votre entreprise, partagent leurs avis en soulignant les points faibles ou les éléments à améliorer pour un meilleur fonctionnement la prochaine fois. Ces avis servent également d'entrées pour lancer un processus.
Décider des entrées
La deuxième étape du diagramme SIPOC consiste à décider de l'entrée (input). Comme nous l'avons déjà vu, ce sont les fournisseurs qui la décident. L'entrée d'un processus est la première et la plus importante exigence dont dépend l'ensemble du processus. L'entrée peut prendre la forme de produits ou de services. Par conséquent, vous devez comprendre l'objectif de l'entrée avant de la finaliser. L'entrée d'un processus selon les exigences du diagramme SIPOC dépend des éléments suivants.
Besoins des utilisateurs/clients
C'est une règle clé : lorsqu'un fabricant fabrique un objet pour le vendre, il est essentiel de garder à l'esprit les besoins du public auquel vous allez vendre le produit ou les services. Par exemple, si vous travaillez comme société de logiciels, vous devez comprendre ce que vous avez donné aux clients et ce qu'ils veulent maintenant.
- La capacité de l'équipe travaillant sur un projet particulier
- L'équipe travaillant sur un projet particulier doit être compétente pour atteindre l'objectif.
- La planification (à l'aide d'un diagramme de gantt) du chef de projet
Cela dépend également de la planification du chef de projet qui assure la clarté de chaque étape et dirige l'équipe pour collaborer à la réussite du projet.
Processus ; l'étape de travail réelle du SIPOC
Après avoir généré les instructions d'entrée, il est temps de passer par le processus, c'est-à-dire de traverser la zone de travail réelle. Cette étape fait le lien entre la sortie et l'entrée pour confirmer les résultats que vous pourrez analyser plus tard afin de décider quelles étaient vos entrées et ce que vous obtenez en retour en tant que sortie. Gardez le nom du processus simple, en un ou deux mots, et il doit être lié aux services ou au type de produits que vous vendez. Vous pouvez simplement diviser le processus en petits segments pour le rendre plus efficace et suivre chaque étape.
- Conception
- Les composants ou exigences du processus
- Le suivi de chaque étape du processus
- L'analyse et le maintien des résultats du processus
- Sortie (Output), le résultat final du processus
Après le traitement, vous devez imaginer les résultats que vous souhaitez obtenir à la fin. Les résultats que vous allez escompter doivent être précis et mesurables afin que vous puissiez facilement analyser si vous obtenez la même chose que ce que vous attendiez en travaillant sur l'entrée et le processus.
Même lors de l'élaboration d'une stratégie de sortie, vous devez tenir compte des exigences et des besoins des clients. Cela vous permettra de générer une sortie fructueuse, car vous examinerez le processus puis la sortie en fonction des exigences des clients, de ce qu'ils attendent de vous et de ce que vous allez leur vendre.
Clients, assurer leur satisfaction.
La dernière étape consiste à maintenir l'engagement des clients. En réalisant cette étape du diagramme SIPOC, vous examinerez les stratégies que vous devez développer pour conserver l'intérêt de vos anciens clients et en attirer de nouveaux. Vous déciderez au cours de cette étape des moyens que vous adopterez pour obtenir des résultats remarquables.
Conclusion
Le diagramme SIPOC vous aide à définir l'entrée et le processus appropriés selon les exigences des clients en connaissant leurs besoins et leurs exigences, et à manipuler le processus pour apporter les résultats ou les sorties que vous attendez à l'avenir.