Qu'est-ce qu'une SOP ?

Une SOP est un ensemble d'instructions écrites pour expliquer comment accomplir une tâche spécifique étape par étape. La procédure comprend généralement toutes les étapes nécessaires pour effectuer correctement une tâche donnée. Il est important de suivre les SOP exactement de la même manière à chaque fois pour s'assurer que l'organisation reste cohérente et respecte les règles du secteur et les normes commerciales.

Une Procédure Opérationnelle Normalisée vise généralement à obtenir l'uniformité dans l'exécution des processus. Le processus aide non seulement l'organisation à respecter les normes réglementaires, mais réduit également les problèmes de communication. 

La SOP est plus qu'un simple document de procédure détaillé. Elle offre également un guide de référence pour résoudre les problèmes tout en garantissant la sécurité. La SOP sert également de normalisateur de performance à l'échelle de l'organisation. 

Les SOP fournissent les règles, les étapes et les normes dont l'organisation a besoin pour réussir. Elles peuvent aider une entreprise en réduisant les erreurs, en rendant les choses plus efficaces et rentables, et en assurant la sécurité sur le lieu de travail. Elles offrent également des conseils sur la manière de résoudre les problèmes et de surmonter les défis. 

Importance de la Procédure Opérationnelle Normalisée 

Voici les raisons pour lesquelles la SOP est importante pour presque toutes les organisations :

1. Conformité accrue 

Lorsqu'une entreprise dispose de SOP bien définies, il devient plus facile pour les employés de suivre les directives et de respecter les réglementations. Les SOP décrivent les étapes et les règles pour l'exécution de tâches spécifiques. Cela aide en retour à accroître la conformité aux normes du secteur et aux exigences légales.

2. Faciliter l'intégration

Il est parfois difficile de s'y retrouver dans les rouages des opérations d'une entreprise, en particulier pour les nouveaux employés. La SOP fournit une feuille de route claire pour l'intégration. Cela permet aux nouvelles recrues de comprendre plus facilement leurs rôles et responsabilités. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de s'assurer que tout le monde commence sur une base solide.

3. Standardiser les processus

La cohérence est la clé de la réussite de toute entreprise. Les procédures opérationnelles normalisées aident à standardiser les processus. Cela permet de s'assurer que les tâches sont effectuées de la même manière à chaque fois. Cette cohérence conduit à une meilleure qualité de travail, une efficacité accrue et, en fin de compte, des clients plus satisfaits.

4. Préserver les connaissances 

Dans toute organisation, le savoir est un pouvoir. La SOP sert de référentiel de connaissances institutionnelles, capturant les meilleures pratiques et les enseignements acquis au fil du temps. Les entreprises peuvent préserver des connaissances précieuses en documentant ces processus. Cela aidera en fin de compte à éviter qu'elles ne soient perdues lorsque des employés partent ou changent de poste.

5. Assistance dans la formation des employés 

Former de nouveaux employés ou mettre à jour les compétences des employés actuels devient beaucoup plus facile avec des SOP en place. Ces documents servent de supports de formation, fournissant un guide clair et structuré auquel les employés peuvent se référer au fur et à mesure qu'ils apprennent et développent leurs compétences.

6. Certification de la procédure 

La SOP peut également jouer un rôle crucial en garantissant que les procédures suivies dans une entreprise sont certifiées. Cela signifie que les procédures de l'organisation sont reconnues par les autorités compétentes. Les entreprises peuvent démontrer leur engagement à suivre les protocoles établis et les meilleures pratiques du secteur en disposant de SOP documentées.

7. Communication améliorée

Une communication claire est la clé d'une organisation qui fonctionne bien. La SOP facilite une meilleure communication en fournissant un point de référence commun que les employés peuvent consulter. Cela minimise les malentendus et garantit que tout le monde est sur la même longueur d'onde lorsqu'il s'agit d'exécuter des tâches.

Comment créer un document SOP ?

Nous explorerons ici les étapes clés de la création d'un document SOP :

1. Comprendre l'objectif de votre SOP

Avant d'entrer dans les détails de la rédaction de la SOP, il est important de comprendre l'objectif de votre SOP. Comprenez ce que vous voulez accomplir avec ce document. Qu'il s'agisse d'améliorer la communication ou de standardiser une procédure. 

Cette pratique vous aidera à comprendre comment vous pouvez mieux gérer un processus ou une tâche spécifique qui doit être documenté. En termes simples, comprendre l'objectif de votre SOP vous guidera dans la création d'un document qui remplit sa fonction prévue.

2. Énumérer les processus métier nécessitant une SOP 

Il est maintenant temps de dresser la liste de vos processus pour lesquels vous souhaitez créer une SOP. Énumérez les processus qui font partie de vos opérations normales. Cela vous aidera à choisir ceux qui sont les plus pertinents pour la création d'un document SOP. Vous pouvez faire une sélection appropriée en tenant compte de vos objectifs et des bénéfices attendus. 

3. Sélectionner un modèle et un format de SOP adéquats 

La sélection d'un modèle ou d'un format de SOP doit être basée sur les exigences spécifiques de votre organisation. Il n'existe pas de modèle universel que vous puissiez utiliser pour créer une SOP. 

Vous devriez réfléchir si vous avez besoin d'un :

• Document formel avec des informations détaillées telles que des références et des signatures d'approbation 
• Ou si une simple liste de contrôle fera l'affaire. 

L'utilisation d'un diagramme de flux de travail peut être un bon moyen de montrer les étapes impliquées dans un processus. Dessiner des croquis rapides de flux de travail peut également vous aider à recueillir des informations sur les processus que vous devez documenter. Si nécessaire, créez un modèle avant de commencer à rédiger.

4. Consulter les experts qui exécutent les processus au quotidien 

Lorsqu'on vous demande de rédiger une SOP, vous ne connaissez peut-être pas tous les détails et toutes les étapes de chaque processus. Au lieu d'essayer de tout comprendre par vous-même, il serait préférable de parler aux personnes qui font réellement le travail tous les jours. 

Il existe peut-être déjà des documents qui peuvent vous aider à démarrer. Cependant, les meilleures informations proviennent souvent des experts et des travailleurs de terrain. En les impliquant, vous obtiendrez non seulement un meilleur contenu, mais vous leur donnerez également les moyens de contribuer aux processus et aux documents de l'organisation. 

Vous devriez également envisager de faire rédiger les SOP par votre propre équipe au lieu d'embaucher des consultants externes. Certains experts affirment que les SOP rédigées par votre propre équipe sont plus respectées et peuvent souder l'équipe.

5. Identifiez comment publier votre SOP

C'est toujours une bonne idée de documenter vos processus, mais il est également important de s'assurer que ces documents sont facilement accessibles. Voici comment vous pouvez garantir que les personnes qui ont besoin de ces documents puissent les trouver et les utiliser facilement :

• Envisagez de conserver des feuilles imprimées dans des classeurs pour un accès facile.
• Alternativement, vous pouvez également utiliser un système de gestion documentaire numérique qui permet à chacun d'accéder aux documents et de les lire. Cela rendra vos SOP plus accessibles pour tout le monde, qu'ils soient sur le lieu de travail ou qu'ils travaillent à distance.

6. Testez la SOP par rapport au processus 

Tester votre SOP par rapport aux processus est important. Vous devez vous assurer que toutes les personnes impliquées dans ces processus suivent vos écrits. 

Les tests que vous effectuerez dépendront de :

• De combien de temps disposez-vous ?
• Du nombre de personnes dont vous disposez. 
• De l'importance du processus ?

En plus de tout cela, vous devez vous assurer que vos instructions sont précises et faciles à comprendre pour tout le monde. 

Il est toujours préférable de faire réviser votre document SOP par des experts une fois que vous avez terminé les tests pour obtenir un point de vue externe. Cela vous aidera certainement à détecter des erreurs, le cas échéant. 

Différentes approches structurelles pour les SOP

Voici différentes approches structurelles pour les SOP :

• Listes de contrôle simples 

Les listes de contrôle sont un outil populaire utilisé par les équipes de maintenance pour standardiser les processus. Elles sont particulièrement utiles pour les bons de travail avec des instructions brèves.

La maintenance préventive repose souvent sur des listes de contrôle, qui peuvent être utilisées dans deux formats :

• Format « Libre » : où l'ordre des tâches n'a pas d'importance tant que tous les éléments sont complétés.
• Format « Étape par étape » présente un ordre spécifique pour les tâches. Si vous devez fournir des instructions détaillées pour chaque étape (par exemple, « remplacer le filtre » avec une explication), envisagez plutôt de créer une SOP (procédure opérationnelle normalisée) hiérarchique.

• Listes hiérarchiques

Lorsqu'il y a de nombreuses instructions pour chaque étape, il est préférable d'organiser les informations de vos processus en différentes sections et sous-sections.

Dans les procédures opérationnelles normalisées (SOP) hiérarchiques, le texte est divisé en plusieurs points (1., 1.a, 1.b). Ceux-ci sont parfaits pour les processus complexes ou les processus présentant des risques de sécurité, comme les installations et les configurations.

Les procédures hiérarchiques sont également utiles pour former et guider le nouveau personnel, en particulier dans les secteurs où le taux de rotation est élevé. De plus, des décisions limitées de type « que se passe-t-il si/quand » peuvent être incluses. Pour les processus comportant de nombreuses variables, un schéma sous forme de diagramme est plus approprié.

• Organigramme 

Les organigrammes sont le meilleur moyen de montrer une séquence d'étapes qui changent en fonction des résultats de chaque étape. Ils sont utiles pour la maintenance réactive et le dépannage. 

Si quelque chose ne va pas, l'organigramme peut indiquer à la personne qui traite le problème soit de le résoudre elle-même, soit de demander une aide technique. Les équipes de maintenance utilisent également des organigrammes pour décider de l'urgence d'un problème, planifier la réparation et décider du lieu où la réparation doit être effectuée (sur site ou en atelier). Cela permet de garantir un niveau de service constant.

Réflexions finales 

La SOP est un outil puissant pour toute organisation cherchant à rationaliser ses opérations. Elle permet de garantir des performances constantes et de haute qualité tout au long des processus de n'importe quelle organisation. Une SOP, lorsqu'elle est créée correctement, peut contribuer à l'efficacité, à la fiabilité et au succès global d'une entreprise. Vous pouvez suivre les instructions détaillées ici pour bénéficier de la création de documents SOP.