Che cos'è il PMO nel Project Management?

Cos'è il Project Management Office?

Partiamo dall'inizio. Se non ne hai mai sentito parlare, PMO è l'acronimo di project management office. E il project management office è una parte specifica della tua organizzazione responsabile di decidere cosa sia realmente il project management. Può sembrare un po' strano. Se lavori nel project management da molto tempo senza questo ufficio, potresti chiederti perché sia così importante o come funzioni effettivamente.

Quindi, per fare un po' di chiarezza, questo ufficio è un dipartimento separato all'interno della tua azienda. Proprio come hai un ufficio contabilità e un ufficio marketing, avresti un ufficio di project management. Questo gruppo è responsabile della creazione di una migliore comprensione di ciò che il project management significa per la tua azienda. Esaminano gli standard che circondano il project management per la tua attività e si assicurano che tali standard siano sempre rispettati.

In sostanza, sono responsabili di garantire che i compiti e i progetti siano eseguiti come dovrebbero. Possono aiutarti a capire meglio i progetti quando ne crei i piani, oppure possono stabilire le regole di base per ciò che devi fare esattamente per seguire le norme e i regolamenti aziendali.

Perché hai bisogno di un Project Management Office

Ora che sai di cosa si occupa questo ufficio o dipartimento, potresti chiederti perché sia così importante che esista. Perché hai bisogno di un dipartimento per gestire i tuoi progetti? Dopotutto, questo è il tuo lavoro come project manager, giusto? Ti occupi di pianificare le cose e di assicurarti che tutto sia fatto correttamente. Ma avere un gruppo separato responsabile delle regole e dei regolamenti generali può essere una parte importante del processo.

Il project management office può essere qualcosa di più di un semplice gruppo normativo per i tuoi progetti. Possono anche essere responsabili di aiutarti in ogni fase dell'esecuzione di un progetto. Quindi, possono aiutarti a facilitare il progetto a cui stai lavorando. Potrebbero persino occuparsi della gestione dei progetti o del portfolio management per tutto il tuo team. Possono essere responsabili del monitoraggio dei diversi progetti in corso all'interno della tua azienda e della compilazione di report sullo stato di ciascuno.

Inoltre, potrebbero aiutarti a ricevere il supporto necessario per eseguire i tuoi progetti. Più vuoi che si prendano carico di qualcosa, più potrai permettere loro di lavorarci. In generale, più estendi le loro responsabilità e il loro controllo, meno dovrai preoccuparti dei progetti e più il processo sarà centralizzato. Inoltre, farà sì che tutti i tuoi progetti seguano lo stesso sistema ogni volta che li esegui. Questo può rendere il tuo team più efficiente nell'esecuzione dei progetti.

Quindi, quando il project management office ha finito con un progetto, ti avrà aiutato a prendere le decisioni giuste e a ottenere tali decisioni dalle persone che devono prenderle (che sia tu o i superiori). Si assicurano inoltre che vengano completati gli audit e che ognuno sia ritenuto responsabile. Inoltre, si assicurano che tutti coloro che devono sapere cosa sta succedendo siano informati e che tutti gli aspetti importanti di ogni progetto siano pienamente trasparenti. Questo aiuta a far sentire tutti ascoltati e compresi nel modo giusto.

Sono loro a garantire che un sistema sia in atto e che tutti sappiano quale sia. In questo modo, la prossima volta che dovrai realizzare un progetto, saprai già come muoverti. Hanno già progettato tutto e lo hanno predisposto per facilitarti il compito. Questo è anche un ottimo posto per eseguire il tuo diagramma di Gantt. Creare un grafico template ti permetterà di inserire i dettagli e iniziare a inserire singole persone e date man mano che procedi, senza dover ricominciare da zero ogni volta.
Da lì, si assicurano che chiunque abbia bisogno di aiuto sia indirizzato verso tale aiuto in modo rapido ed efficiente, affinché il progetto non ne risenta. Possono trovare modi per ottenere mentoring o formazione per alcune persone del team (o per l'intero team quando è alle prime armi). E si assicurano che il progetto sia completato correttamente, eseguendo il giusto livello di controllo qualità e assicurandosi poi che tutto sia documentato e organizzato in modo da poter essere recuperato al bisogno.

Configurazione di un PMO

Siete pronti a creare il vostro ufficio di gestione progetti, ma non sapete bene come fare? Beh, in realtà non è così difficile come potreste pensare. Avrete bisogno di una certa autorità nel vostro ufficio perché inserirete nuove persone o riallocherete alcune di quelle che fanno già parte dei vostri team. Ma il processo per prepararle a farsi carico di questi compiti sarà in realtà molto più semplice di quanto possiate pensare e, una volta terminato, renderà le cose molto più facili per tutti i soggetti coinvolti.
Considerate questo processo molto simile alla gestione dei progetti di cui si occuperanno quando avrete finito. Dovete assicurarvi di seguire tutti i passaggi necessari per scegliere le persone giuste per questo team e per far sì che sappiano di cosa saranno responsabili nel momento in cui saranno finalmente al comando. Dopo tutto, creare un PMO che non sa fare nulla o non sa come fare nulla non vi aiuterà di certo in alcun modo.

Innanzitutto, assicuratevi di sapere esattamente cosa sta succedendo nella vostra azienda di cui l'ufficio di gestione progetti dovrebbe occuparsi. A quali tipi di progetti state lavorando in questo momento? Come stanno andando i progetti? Di cosa è responsabile ognuno? Se disponete già di un software per diagrammi di Gantt per questi progetti, sarete in vantaggio e sarete più che pronti a trasferire tali informazioni a un'unica entità o gruppo che se ne faccia carico.

In seguito, dovrete stabilire chi sarà responsabile dell'ufficio di gestione progetti e di chi sarà responsabile l'ufficio di gestione progetti. Stabilite le regole di base che devono seguire e di cosa sia responsabile l'organizzazione. Dovete assicurarvi che tutti i membri di questo team sappiano esattamente qual è il loro compito. Devono sapere se si limitano ad applicare le norme e i regolamenti vigenti o se hanno il potere di crearne di propri (per esempio).

Forse sono responsabili dell'aiuto nella formazione o della gestione dell'intero progetto dall'inizio alla fine. O forse volete solo che si assicurino che le politiche vengano rispettate. Voi e la vostra organizzazione dovete stabilire le regole per questo team prima di iniziare a inserirvi delle persone. Se non sanno cosa devono fare, causeranno solo problemi a loro stessi e a tutti gli altri membri dell'azienda che non capiscono perché si trovino lì.

Finalmente, mettetelo in atto. È necessario inserire persone in questo gruppo o team. Dovete assicurarvi di averle formate adeguatamente, in modo che possano effettivamente eseguire tutti i loro compiti e sappiano cosa comportano. Devono sapere tutto il possibile sul loro lavoro prima che chiunque altro sappia che sono effettivamente lì. Se devono iniziare a rispondere a domande o ad aiutare altri prima di sapere come farlo, si creeranno solo problemi per loro, e non è certo quello che volete.

Una volta che tutti i membri del team sanno cosa stanno facendo e come devono farlo, sarà il momento di presentarli al resto del team. Iniziate a spiegare a tutti gli altri membri dell'organizzazione chi sono queste persone e cos'è questo nuovo reparto. Volete che tutti sappiano cosa faranno e perché sono una nuova parte importante del team. Più la transizione verso l'utilizzo di un team di gestione dei progetti al massimo delle sue potenzialità sarà fluida, meglio sarà per tutti. Ecco perché è necessario presentare ciò che sta cambiando e ciò che non sta cambiando.

Assicuratevi che tutti i membri della vostra organizzazione si sentano a proprio agio con il nuovo modo di procedere. Volete che tutti comprendano le regole, i regolamenti, il processo e tutto ciò che riguarda la gestione dei progetti. Se inizialmente il team di gestione dei progetti si occuperà solo di alcuni ruoli, allora mettetelo in chiaro. Inoltre, assicuratevi di spiegare tutto ciò che cambierà ancora. Se il nuovo reparto inizia con un ruolo limitato ma acquisirà ulteriori ruoli nel tempo, assicuratevi di comunicarlo a tutti i membri dell'organizzazione. E assicuratevi di tenerli aggiornati lungo il percorso.

Sfruttare al meglio i PMO

Quando si tratta di implementare effettivamente il processo e mettere al lavoro il proprio PMO, inizierai senza dubbio a notare differenze e miglioramenti nella tua azienda. Centralizzare questo processo può rendere più facile per tutti sapere cosa sta succedendo in qualsiasi momento. Non solo, ma può garantire che tutti i tuoi progetti siano eseguiti esattamente nello stesso modo ogni volta. Tutto ciò di cui avrai bisogno ora è un sistema software che ti aiuti a tenere traccia di tutti quei progetti di cui i tuoi PMO sono responsabili.

I creatori di diagrammi di Gantt sono un ottimo modo per te e per il tuo PMO per tenere traccia di tutto ciò che deve essere fatto. Con questo tipo di grafico possono creare un foglio separato per ciascuno dei progetti che stanno monitorando e possono creare singoli task all'interno di ognuno di quei progetti. Ciò consente loro di tenere traccia di ogni pezzo del puzzle che deve essere completato, nonché di chi ne è responsabile, di quando deve essere fatto e di cos'altro potrebbe dipendere dal suo completamento. Con questi grafici, tutti possono tenere traccia di ciò che accade nei singoli progetti molto più facilmente.

Configurare questi grafici è un gioco da ragazzi, sia che tu sia il project manager di un singolo progetto o che tu debba guidare il PMO e gestirne diversi. Ognuno di questi grafici renderà più facile tenere traccia di tutto ciò che accade intorno a te, che è dopotutto l'intero scopo del PMO. Quindi, cosa farai? Avvierai un PMO nella tua azienda? E inizierai a preparare i diagrammi di Gantt necessari per mantenere le cose in linea o continuerai a far andare le cose nello stesso vecchio modo di sempre? Se stai pensando di implementare un PMO nella tua organizzazione, o se ci hai mai pensato prima, possono fare un'enorme differenza. Se non hai mai preso in considerazione un PMO o non hai mai saputo esattamente cosa faccia, spero che ora tu ne abbia una comprensione più solida e che sia pronto ad avviare il processo per implementarne uno nella tua sede di lavoro. Non c'è motivo per cui tu non possa avviare un nuovo dipartimento, specialmente uno che renderà le cose molto più facili ed efficienti nella tua organizzazione.