Cos'è la gestione degli approvvigionamenti di progetto e la pianificazione del successo

Questa terza parte sarà il partner in quel particolare progetto. Quando stai imparando cos'è la gestione degli approvvigionamenti di progetto, devi avere un'idea di ciò di cui stai parlando.

Quando si pensa o si parla di cos'è la gestione degli approvvigionamenti di progetto, si tratta di gestire la terza parte in modo che diventi parte del tuo progetto. Non si tratta solo di avere un partner di progetto, ma di scegliere il partner dopo aver valutato diverse offerte e aver trovato l'opzione migliore.

Cos'è la gestione degli approvvigionamenti di progetto?

Cos'è la gestione degli approvvigionamenti di progetto e perché dobbiamo impararla per gestire un progetto di successo? La gestione degli approvvigionamenti di progetto consiste nello sviluppare e mantenere relazioni con terze parti come appaltatori, fornitori e venditori.

I project manager sono responsabili della ricerca di un fornitore valido e competente. Proprio come per l'assunzione di dipendenti, i project manager comunicano correttamente con i fornitori per acquistare le cose necessarie per il progetto.

Attraverso le gare d'appalto, trovano la giusta corrispondenza per il progetto, sia per l'acquisto di servizi che di prodotti. Sono responsabili della scelta dei migliori partner e della firma dei contratti con loro per l'intero progetto. Quindi, diventano parte del progetto proprio come il team, e un project manager è responsabile dello sviluppo di buone relazioni e del loro mantenimento fino alla fine del progetto.

Tutte le responsabilità ricadono sulle spalle di un project manager che non si limiterà ad accaparrarsi un buon partner scrivendo una lettera di proposta per presentare la sua offerta. Gli appaltatori faranno un'offerta e, per intesa reciproca, firmeranno un contratto in cui entrambe le parti concorderanno su alcuni punti adottando una mentalità win-win.

Come procedere con la gestione degli approvvigionamenti di progetto?

Ora conosci bene cos'è l'approvvigionamento di progetto e stai aspettando con ansia i passaggi necessari da compiere durante lo stesso. Ecco quindi la guida passo dopo passo per capire come avverrà la gestione degli approvvigionamenti di progetto. Include quattro processi principali.

Pianificazione adeguata per iniziare

La pianificazione è la chiave del successo, indipendentemente dal livello del progetto che stai avviando. Ogni piccolo progetto necessita di una corretta pianificazione prima dell'esecuzione, poiché fa risparmiare tempo, risorse e denaro. Attraverso la pianificazione, puoi gestire con successo le tue attività.

Quando i manager pianificano, considerano il budget del progetto ed elencano le cose di conseguenza. I project manager conoscono molto bene le risorse di cui hanno bisogno per questo progetto e cosa dovrebbero escludere perché già in loro possesso. Quindi, durante la pianificazione del progetto, considerano i seguenti dettagli.

·   Le risorse di cui hanno bisogno per l'esecuzione del progetto.

·   Qualità del fornitore da cui acquisteranno le risorse

·   Finalizzare il budget

·   Elencare i requisiti del contratto

·   Termini e condizioni del contratto

·   Termini legali per il loro progetto

·   Scadenze

Quindi, i responsabili degli approvvigionamenti di progetto devono essere molto più proattivi e organizzarsi per rendere il loro progetto un successo.

Processo di conduzione

Dopo la pianificazione arriva la conduzione dell'approvvigionamento, in cui il manager cerca offerte dai fornitori. Valuta le offerte, comunica con i fornitori e ottiene l'offerta migliore. Quando entrambe le parti, ovvero fornitore e organizzazione, sono d'accordo, procedono con un contratto. Entrambe le parti condividono i loro termini e condizioni per il contratto e firmano dopo aver letto attentamente. È il momento in cui il manager finalizza l'accordo ed effettua il pagamento per l'acquisto dei prodotti.

Controllo e gestione delle parti importanti

La pianificazione è stata fatta da parte tua e ora hai firmato il contratto. È tempo di verificare il corretto funzionamento e la qualità dei prodotti o servizi che stai ricevendo dai fornitori. In questo processo, devi assicurarti che i servizi o i prodotti funzionino perfettamente o meno.

Continua a controllare fino al completamento del progetto. Durante questo processo, ispezionerai il processo e i prodotti, continuerai a controllare i pagamenti, verificherai l'avanzamento del progetto e aggiornerai i prodotti dal fornitore.

Chiusura

L'ultimo processo di questa gestione degli approvvigionamenti di progetto è la chiusura, in cui il project manager è responsabile di concludere la partnership in modo corretto. Deve liquidare tutti i pagamenti e le questioni in sospeso esaminando il contratto. Il manager verificherà se il fornitore ha consegnato materiale di qualità o meno. Firmando alla fine dopo la revisione, si prova che il fornitore ha fornito esattamente ciò che aveva dichiarato al momento del contratto. 

Perché dobbiamo occuparci della gestione degli approvvigionamenti di progetto?

Ti stai chiedendo perché devi ricorrere alla gestione degli approvvigionamenti di progetto? Sì, la stessa domanda mi ha tormentato quando ho iniziato, ma poi ho trovato i motivi.

Ogni azienda non può produrre né avere tutto.

Quando un'organizzazione avvia un progetto, ha bisogno di materie prime o di prodotti già preparati. Ad esempio, nel caso dei dispositivi elettronici, le aziende ordinano l'assemblaggio di PCB già pronti in quanto non sono specializzate nella produzione di PCB e nell'assemblaggio di PCB, quindi preferiscono ordinare questi prodotti dalle aziende di produzione di PCB invece di produrli presso la propria sede.

Dovrebbero investire una somma enorme per avviare un altro progetto di produzione di PCB e assumere un nuovo team di ingegneri e progettisti di PCB. Sarebbe frenetico per loro gestire due progetti sotto lo stesso tetto. Quindi, imparando cos'è la gestione degli approvvigionamenti di progetto, prenderai la decisione giusta se sarai in grado di controllarla.

Per risparmiare tempo e denaro.

Quando assumi un team per la produzione del prodotto necessario per il tuo progetto, investirai molto denaro. Quindi, è meglio acquistare prodotti da altre aziende o fornitori attraverso il metodo di gestione degli approvvigionamenti di progetto.

Si può lavorare anche con meno manodopera.

È ovvio quando si potenzia il lavoro o si avvia un nuovo progetto insieme al precedente. Serve più manodopera. Se scegli la produzione del prodotto necessario per completare il tuo progetto, dovrai assumere più personale.

Ma se acquisti i prodotti da un'altra azienda, pagherai solo per quel prodotto invece di pagare per la manodopera, l'acquisto di macchinari, il consumo di energia e l'acquisto di materie prime. Pertanto, dovresti abbandonare questo piano e optare per la gestione degli approvvigionamenti di progetto.

Per evitare le cose al di fuori della propria sfera di controllo.

Poiché hai esperienza nel tuo campo e disponi di un team con le competenze necessarie per il tuo progetto, non sarebbe una decisione saggia avviare un altro progetto per il completamento di uno precedente quando non hai il controllo sulla situazione. Scegliere la gestione degli approvvigionamenti di progetto ti aiuterà a evitare cose che non rientrano nella tua sfera di controllo.

Quanto dovrebbero essere proattivi i responsabili degli approvvigionamenti di progetto?

Un project manager dovrebbe essere una persona perspicace, proattiva e automotivata. Dovrebbe continuare a cercare le migliori alternative invece di sprecare tempo ed energia nella direzione sbagliata.

·   Si assume la responsabilità di avviare l'approvvigionamento del progetto

·   Devono avere un obiettivo finale in mente prima di iniziare il progetto

·   Devono comunicare bene

·   Devono creare coordinamento con gli stakeholder

·   Dovrebbero anche influenzare i fornitori

Quali sono i vantaggi della gestione degli approvvigionamenti di progetto?

Mentre cerchi cos'è la gestione degli approvvigionamenti di progetto, noterai molti vantaggi. Alcuni dei vantaggi della gestione degli approvvigionamenti di progetto sono:

Rischio ridotto

I project manager devono essere molto più attivi e perspicaci durante gli incontri con i fornitori, sia per quanto riguarda la qualità dei materiali dei prodotti acquistati sia per il contratto. Poiché questo processo è ben pianificato e l'organizzazione conosce i costi, la qualità del prodotto e i servizi che il fornitore fornirà, il rischio di frodi è basso.

Avendo un contratto scritto, puoi anche assicurarti che non vi sia nulla contro le regole, i termini e le condizioni menzionati nel contratto dopo l'accordo reciproco.

Prodotti di alta qualità

Non devi scendere a compromessi sulla qualità dei prodotti che acquisti dal fornitore, poiché hai la possibilità di negoziare con i venditori e scegliere i prodotti di migliore qualità. Dipende da te quale fornitore scegliere. Puoi scegliere il fornitore migliore e più rinomato per l'acquisto dei prodotti e aumentare la fiducia nel tuo progetto scegliendo un prodotto di alta qualità.

Il costo del progetto non supera i limiti

Quando scegli un fornitore dopo aver comunicato con diversi venditori, vai sul sicuro poiché limiterai i costi del progetto. Comunicando con il partner di progetto, puoi fissare il costo del prodotto all'inizio del progetto e tenerlo sotto controllo.

Conclusione

Esplorando cos'è la gestione degli approvvigionamenti di progetto, scoprirai che è il modo migliore per trovare un fornitore competente che lavori come un membro del team e porti a termine le cose in tempo e nel rispetto del budget. Per vincere un progetto e renderlo di successo fino alla fine, un project manager deve essere molto proattivo e pianificare il completamento di un progetto.