Tudo o que você precisa saber sobre o que é uma reunião 1-1?
Ao trabalhar em uma organização, seja como funcionário ou gerente, você precisa se comunicar e desenvolver um ciclo entre si para trazer resultados mais eficazes e produtivos. As reuniões 1-1 são ótimas instâncias para comunicá-los com sua equipe.
Quando você não tem uma comunicação saudável com o gerente da sua organização, você não compartilha feedback, as coisas que estão interrompendo suas intenções quando você está no trabalho e não obtém soluções.
Você pode fazer isso explorando o que é uma reunião 1-1? Como suas dicas e truques úteis podem tornar a reunião 1-1 proveitosa? E o que você precisa evitar para torná-la bem-sucedida? Todas essas perguntas surgirão em sua mente quando você tiver pelo menos uma ideia simples sobre o que é uma reunião 1-1 e encontrar algumas situações exemplares para praticar.
Aqui está o guia para você que certamente ajudará a saber o que é uma reunião 1-1, dicas para torná-la bem-sucedida e também os prós e contras da reunião.
O que é uma reunião 1-1?
Antes de tudo, você precisa saber o que é uma reunião 1-1? Isso significa que você está buscando a definição de reunião 1-1, maneiras de torná-la mais eficaz e as dicas para alcançar os objetivos que deseja ao final da reunião 1-1.
As reuniões 1-1 são as reuniões agendadas ou o espaço de tempo em que você se encontra com seu chefe ou com os gerentes para discutir o feedback das semanas ou dos meses, compartilhar os obstáculos que está enfrentando durante o seu trabalho, desenvolver um ciclo por meio da comunicação e facilitar o trabalho na organização para os funcionários. Esta definição reflete melhor os significados e a importância da pergunta: o que é uma reunião 1-1?
A reunião 1-1 é essencial para desenvolver um vínculo forte entre o gerente e os funcionários através da comunicação mútua. Não é possível tornar os projetos bem-sucedidos sendo um gerente que apenas dá as instruções para realizar o trabalho e espera colher os frutos estimados no final sem conhecer pessoalmente cada pessoa da sua equipe.
Quando você não conhece pessoalmente os funcionários da sua organização, você não conhece suas habilidades pessoais e seus interesses que podem trazer resultados inovadores para o seu projeto. Portanto, as reuniões 1-1 permitem que você se comunique com cada um de seus funcionários individualmente e conheça seus pontos fortes e habilidades. Assim, você pode permitir que eles trabalhem em diferentes tarefas para gerar resultados únicos e extraordinários que lhes permitirão crescer de forma independente.
Quando os funcionários crescem de forma independente em suas tarefas e no desenvolvimento de habilidades, você garante que sua organização também esteja realizando grandes avanços em direção ao sucesso. O crescimento dos funcionários está diretamente ligado ao crescimento de um negócio, o que só é possível se você tiver um vínculo direto com os colegas da sua equipe de gestão de projetos.
Passos a seguir antes de mergulhar em uma reunião 1-1
Sempre que você quiser mergulhar mais fundo para encontrar algo extraordinário e surpreendente, você precisa fazer algumas preparações. Quando você cria um mapa mental, desenvolve um plano, prepara uma rota a seguir e decide o que está procurando, consegue atingir melhor seus objetivos. Portanto, aqui estão alguns passos que você precisa seguir para a preparação desta reunião depois de saber o que é uma reunião 1-1?
Pegue um lápis e uma agenda para agendar sua reunião com cada funcionário com prioridade de frequência
Sem preparação, você não pode transformar nada em vitória, pois não definiu sua mente e o objetivo a ser alcançado. Você não está bem planejado, o que significa que não tem ideia do que fez, do que quer fazer e do que precisa fazer.
Portanto, sendo um gerente, você precisa pegar um lápis e uma agenda ou pode usar qualquer modelo em seu laptop para preparar uma lista dos funcionários que trabalham com você como colegas de equipe e agendar reuniões 1-1. Você precisa dividir o tempo igualmente para cada funcionário. Você também pode definir a frequência da reunião 1-1 de cada funcionário considerando a natureza de suas tarefas ou se sente mais necessidade de conversar com eles.
Em seguida, liste suas tarefas a fazer e identifique os obstáculos.
Sendo um funcionário ou um gerente, você precisa listar as tarefas do dia ou das semanas que deseja discutir e, em seguida, identificar as coisas que sente que estão criando obstáculos para você ou para seus colegas de equipe. Não deve ser algo raro quando você interage e se comunica com cada um de seus colegas de equipe sendo um gerente. Você deve continuar fazendo isso repetidamente. Listar os obstáculos que você sente durante o seu trabalho e buscar uma solução.
Defina os objetivos que deseja alcançar ao final desta reunião
Quando você receber um aviso do seu gerente sobre uma reunião 1-1, você precisa definir a meta da reunião que deseja alcançar ao final dela. Da mesma forma, se você for um gerente, também precisa definir os objetivos da reunião que sente que deve atingir ao final do encontro.
Mantenha os modelos de apresentação simples.
Em seguida, seja muito simples nos modelos que você está criando para a reunião 1-1 para torná-los fáceis de entender pelos colegas de equipe. Portanto, seja muito específico e simples ao organizar os dados da reunião.
Não se esqueça de agendar as atas das reuniões.
Quando você estiver agendando uma reunião 1-1 com seus colegas de equipe, você precisa planejar cada minuto das horas para aproveitar cada minuto de forma perfeita e proveitosa.
Estar bem preparado para uma reunião 1-1 significa que você está pronto para obter algo surpreendente ao final. Não apenas os preparativos antes da reunião são essenciais, mas a duração da reunião também requer sua atenção.
Coisas a fazer durante a reunião 1-1:
Sendo um líder de sua equipe, você precisa considerar algumas coisas importantes durante as reuniões 1-1. Quando você segue estas instruções importantes e essenciais, significa que compreendeu o real significado do que é uma reunião 1-1?
Mostre comportamento proativo em vez de ser reativo.
Primeiro de tudo, considere-se um líder, um líder da sua equipe e um líder de si mesmo também. Você precisa ser proativo no comportamento e na escolha das palavras também. Portanto, faça as coisas que apoiem seu caráter durante a reunião 1-1, assumindo cada tarefa, disposto a aceitá-la como parte do seu trabalho, e usando uma linguagem proativa como "eu farei esta tarefa" em vez de "eu tenho que fazer esta tarefa".
Ouça os pontos de vista dos outros com atenção.
Também vai contra as regras da liderança e de uma pessoa de sucesso na vida, seja pessoal ou profissional, que você use apenas para dizer muitas coisas, mas não ouça os outros. Durante a reunião, dê uma chance e aproveite a oportunidade para compartilhar ideias preciosas, ouvir as coisas ruins que acontecem no trabalho ou em casa. Isso ajudará a reduzir o estresse sobre os nervos de seus funcionários.
Não se esqueça de desenvolver uma situação de ganha-ganha.
Depois de conhecer a essência real do que é uma reunião 1-1, você não deve esquecer de desenvolver uma situação de ganha-ganha na qual você não apenas pede aos membros da sua equipe para realizarem algumas tarefas, mas também precisa ouvi-los e dar valor ao seu ponto de vista.
Você precisa saber o que é uma reunião 1-1 e por que deve realizá-la após intervalos.
Então, agora que você sabe o que é uma reunião 1-1 e as dicas e truques para torná-la bem-sucedida, mas ainda assim, se sentir ambiguidade sobre por que deveria ter uma reunião 1-1, você deve dar uma olhada nos pontos a seguir.
Ajuda a preencher a lacuna entre os funcionários e a gerência.
Ter reuniões em grupos não leva você a alcançar cada funcionário e obter seu ponto de vista pessoal ou ouvir os problemas que ele está enfrentando, mas a reunião 1-1 o faz. Ela ajuda a preencher a lacuna entre a gerência e os funcionários que ocorre devido à falta de comunicação. Quando ambos os lados se comunicam bem e entendem o ponto de vista um do outro, eles cobrem a lacuna de semanas compartilhando e ousando o feedback.
Ajuda a fornecer coaching aos funcionários para melhoria
Ao organizar uma reunião 1-1, um gerente pode descobrir as áreas onde um funcionário específico está enfrentando um problema ou tem habilidades mais fracas. Dessa forma, ele pode fornecer coaching aos colegas de equipe para melhorar seu conjunto de habilidades.
Isso restabelece a confiança
Quando os funcionários e o gerente não se encontram ou se comunicam pessoalmente, surge uma grande lacuna que é uma armadilha para o ambiente de trabalho. Portanto, ao organizar uma reunião 1-1, você também pode restabelecer a confiança de seus funcionários em você.
Quando os funcionários têm uma boa comunicação e confiam que seu gerente os apoiará não apenas no trabalho, mas também em suas vidas pessoais, eles se sentirão mais relaxados, felizes e confiantes, o que é muito útil para um ambiente de trabalho.
Mantém sua equipe motivada
Quando você se reúne com sua equipe, compartilha um pouco da sua experiência e continua motivando-os após intervalos, você os torna fortes no trabalho e aumenta sua energia.
Conclusão
Se você quer manter sua equipe motivada, confiante e admirando você por todo o caminho, você precisa saber o que é uma reunião 1-1 e como ela desenvolve laços fortes, boa comunicação e habilidades de liderança, enquanto conduz você e sua equipe a um caminho de sucesso.