O que é um item de ação? Tudo o que você precisa saber
Uma pergunta comum que as pessoas costumam fazer é o que é um item de ação. Ter uma compreensão completa dos itens de ação, sua importância e como eles funcionam é essencial. Hoje discutiremos tudo o que você precisa saber sobre itens de ação para tornar todo o processo de gerenciamento de projetos mais fácil e tranquilo.
Para qualquer organização ou empresa, é muito importante lidar com as coisas de forma eficaz. Uma forma de alcançar a eficiência é concluindo todas as tarefas, mas realizar essas tarefas não é muito fácil para os funcionários de nível superior. É por isso que eles dividem as grandes tarefas em tarefas pequenas e as distribuem entre departamentos e funcionários.
À medida que essas tarefas são divididas, elas precisam de uma descrição adequada que ajude a pessoa a entender os requisitos da tarefa. Essa descrição para a tarefa é conhecida como o item de ação da tarefa.
Um item de ação não é um termo simples, pois pode conter muitas informações sobre a tarefa e, aqui, discutiremos o que é um item de ação e tudo sobre ele.
Os 3 principais W’s do item de ação:
Sempre que falamos sobre o item de ação, há três W’s que são considerados nele. São eles: Quem, O quê e Quando. Todos os 3 são discutidos em detalhes abaixo.
Quem?
Como o termo se refere, esta é a pessoa que lidará com a tarefa. O item de ação para esta tarefa deixará claro que a tarefa específica está atribuída àquela pessoa específica.
O quê?
Esta é uma parte muito importante do item de ação. Isso ocorre porque esta é a descrição que dirá à pessoa o que ela precisa realizar na tarefa. Isso não só precisa ser claro, mas também curto e direto ao ponto, para que não restem ambiguidades.
Quando?
Este é o tempo permitido para a conclusão da tarefa. Às vezes, é chamado de prazo para o projeto. É preferível que este termo seja mencionado apenas em formato de data e hora incompleto, em vez de formatos casuais.
Dicas para implementar esses W’s de itens de ação em sua profissional vida:
Embora um item de ação pareça ser algo muito simples de criar, não é tão simples assim. Isso porque qualquer presença de informação incerta significará que a pessoa que tem que lidar com a tarefa terá que enfrentar muitas dificuldades.
Portanto, aqui temos algumas dicas para melhorar o item de ação para qualquer tarefa. Isso não será útil apenas para as autoridades superiores, mas também será muito útil para os funcionários que serão designados para as tarefas.
Torne as coisas claras fornecendo uma descrição curta, porém clara:
Ao criar um item de ação, você deve manter as coisas claras e curtas. Mas não é uma prática muito boa tornar o item de ação curto e pouco claro ao mesmo tempo. Isso criará problemas para a compreensão do item de ação. Por exemplo, se pegarmos o caso de um registro de vendas de um escritório e a tarefa for criar um relatório das vendas da semana atual.
Se você criar seu item de ação como “Registro de Vendas” e atribuí-lo a qualquer funcionário, ele ou ela não saberá o que precisa fazer. Para tornar as coisas claras, você pode colocá-lo como revisar o registro de vendas ou fazer um relatório do registro de vendas. Isso deixará muito mais claro a tarefa que precisa ser realizada.
Começar sempre seu item de ação com um verbo ajudará muito:
Na maioria das vezes, as pessoas têm a dúvida sobre o que é um item de ação e como torná-lo eficiente. Veja aqui como você pode tornar seu item de ação eficiente. Como um item de ação não pode ter apenas uma ou duas palavras, pois isso causaria muitas ambiguidades, é uma boa prática criar seu item de ação na forma de uma frase.
A melhor prática é começar o nome com um verbo, pois isso trará diversos benefícios. Alguns dos benefícios estão listados abaixo.
- Ajudará a manter o item de ação direto ao ponto.
- Ajudará em uma melhor compreensão.
- Tornará as instruções mais claras desde o início.
Se pegarmos o mesmo exemplo do caso anterior, podemos ver que criar o item de ação como “fazer um relatório de vendas” dirá à pessoa com o que ela precisa lidar nesta tarefa.
Faça com que seu item de ação pareça instruções:
Uma ótima maneira de tornar seu item de ação eficaz é fazê-lo como se fossem instruções. Isso deixará muito claro o que é exigido e, às vezes, as descrições também ajudarão em uma melhor compreensão.
Quando você faz com que seu item de ação pareça instruções, as grandes tarefas se tornam mais fáceis não apenas de dividir, mas os funcionários também acharão muito fácil entender o escopo de todo o projeto, pois saberão quais são as partes que se correlacionam nos projetos e como podem aumentar a eficiência de sua tarefa.
Além do título, as descrições também podem ser feitas como um conjunto de instruções. Será extremamente útil para os funcionários entenderem com o que precisam lidar, pois a descrição já será de grande ajuda.
Transformar essa descrição útil em um conjunto de instruções ajudará a facilitar a compreensão para identificar o problema com o qual você tem que lidar.
Nunca se esqueça de adicionar datas de entrega para todos os itens de ação:
Além de todas as outras forças que impulsionam uma pessoa a concluir as tarefas, as datas de entrega e os prazos são os mais eficazes. Isso ocorre porque um prazo fornece um limite de tempo para os projetos e tarefas. Sempre que você estiver criando um item de ação e atribuindo-o a qualquer funcionário ou a uma tarefa específica, uma coisa a considerar é o prazo.
Este prazo não apenas ajudará o funcionário em uma melhor gestão de tempo, mas também ajudará os empregadores a lidar com os prazos finais do projeto completo.
Um grande erro nesta parte da criação dos itens de ação é que as pessoas costumam definir prazos na forma de dias, como “5 dias ou 2 semanas”. Isso gera muitos problemas. Alguns deles estão listados abaixo.
- Esta não é uma forma muito formal de atribuir um prazo, pelo que não terá um impacto muito positivo na pessoa a quem a tarefa é atribuída.
- Você terá problemas relacionados ao horário, uma vez que não é mencionado um horário de prazo adequado.
- Pessoas em diferentes fusos horários podem enfrentar muitos problemas.
A melhor solução para todos estes problemas é estabelecer um prazo adequado que contenha todas estas informações.
- Horário com AM e PM.
- A região do fuso horário.
- Dia, data, mês e ano.
Com todos estes elementos adicionados ao prazo, o prazo estará completo e não restará qualquer ambiguidade sobre o mesmo.
Atribua as tarefas às pessoas de forma inteligente:
Ao saber o que é um item de ação e ao criar os itens de ação para qualquer tarefa específica, uma coisa importante é saber qual funcionário será o melhor para essa tarefa. Não é uma boa prática atribuir tarefas relacionadas a finanças a uma pessoa de outro departamento.
Isto ocorre porque a falta de informação e de competências causará uma queda no desempenho e na produtividade. É por isso que você deve apenas atribuir as tarefas aos funcionários relacionados a um departamento específico.
Itens de ação em forma de etapas serão extremamente úteis:
Se houver mais de uma tarefa, deve haver mais de um item de ação e a melhor forma de lidar com esta situação é fornecer a informação passo a passo. Isto será muito útil, e este item de ação funcionará como um guia para resolver as tarefas mais complexas.
Forneça detalhes curtos mas descritivos sobre cada item de ação:
Há momentos em que você não está atribuindo apenas uma tarefa a um funcionário; neste caso, um funcionário tem de lidar com muitas tarefas e, para cada tarefa, um item de ação deve ser criado. Se você está procurando o que é um item de ação e como pode torná-lo útil tanto para os funcionários quanto para os empregadores, esta será a melhor solução para você.
Como o item de ação é usado para dizer aos funcionários o que eles precisam fazer, isso deve ser feito de forma muito clara. Para fazer isso, o item de ação deve conter uma descrição adequada para cada tarefa. Algumas características da descrição são apresentadas abaixo.
- Deve ser curta e direta ao ponto.
- A descrição da tarefa deve ser fácil de entender.
- Nenhuma informação importante deve ser esquecida.
Quando você cria uma descrição para o item de ação, torna-se muito fácil para o funcionário entender os requisitos da tarefa e, desta forma, o item de ação será muito útil para o funcionário.
Conclusão:
Às vezes, tarefas complexas e difíceis precisam ser divididas em partes menores. Se você está procurando a resposta para o que é um item de ação, a resposta é que se trata de um conjunto de instruções que ajuda a atribuir essas pequenas partes dessa tarefa complexa a diferentes funcionários. Isso torna muito fácil para cada funcionário entender a tarefa atribuída e seus requisitos.