O que é PMO no Gerenciamento de Projetos?
O que é um Escritório de Gerenciamento de Projetos?
Vamos começar pelo topo. Se você nunca ouviu falar antes, PMO é uma sigla para project management office (escritório de gerenciamento de projetos). E o escritório de gerenciamento de projetos é uma parte específica da sua organização que é responsável por decidir o que o gerenciamento de projetos realmente é. Isso pode soar um pouco estranho. Se você trabalha com gerenciamento de projetos há muito tempo sem esse escritório, pode se perguntar por que ele é importante ou como ele realmente funciona.
Então, para tornar as coisas um pouco mais claras, este escritório é um departamento separado dentro da sua empresa. Assim como você tem um departamento de contabilidade e um departamento de marketing, você teria um departamento de gerenciamento de projetos. Este grupo é responsável por criar uma melhor compreensão do que o gerenciamento de projetos significa para o seu negócio. Eles analisam os padrões que cercam o gerenciamento de projetos na sua empresa e, em seguida, garantem que esses padrões sejam sempre atendidos.
Basicamente, eles são responsáveis por garantir que as tarefas e os projetos sejam realizados da maneira que devem ser. Eles podem ajudá-lo a entender mais sobre os projetos quando você estiver criando os planos em torno deles ou podem estabelecer as regras básicas para o que exatamente você precisa fazer para seguir as normas e regulamentos da empresa.
Por que Você Precisa de um Escritório de Gerenciamento de Projetos
Agora que você sabe do que se trata este escritório ou departamento, pode estar se perguntando por que é tão importante que eles existam. Por que você precisa de um departamento para gerenciar seus projetos? Afinal, esse é o seu trabalho como gerente de projetos, certo? Você cuida do planejamento das coisas e garante que tudo seja feito corretamente. Mas ter um grupo separado responsável pelas regras e regulamentos gerais pode ser uma parte importante do processo.
O escritório de gerenciamento de projetos pode ser um pouco mais do que apenas o grupo regulador de seus projetos. Eles também podem ser responsáveis por ajudá-lo em cada etapa do caminho enquanto você executa um projeto. Assim, eles podem ajudá-lo a facilitar o projeto em que você está trabalhando. Eles podem até assumir a execução de projetos ou o gerenciamento de portfólio para toda a sua equipe. Eles podem ser responsáveis por monitorar os diferentes projetos que estão em execução no seu negócio e compilar relatórios sobre o status de cada um.
Mais do que isso, eles podem ajudá-lo a receber o suporte necessário para executar seus projetos. Quanto mais você quiser que eles assumam o controle, mais eles poderão trabalhar. Em geral, quanto mais você abrir as responsabilidades e o controle deles, menos terá que se preocupar com os projetos e mais centralizado será o processo. Além disso, isso garantirá que todos os seus projetos sigam o mesmo sistema cada vez que você os executar. Isso pode tornar sua equipe mais eficiente na execução de projetos.
Assim, quando o escritório de gerenciamento de projetos termina um projeto, eles o ajudaram a tomar as decisões certas e a obter essas decisões das pessoas que precisam tomá-las (seja você ou os superiores). Eles também garantem que quaisquer auditorias sejam concluídas e que todos sejam responsabilizados. Em seguida, eles também garantem que todos que precisam saber o que está acontecendo saibam, e que todos os aspectos importantes de qualquer projeto sejam totalmente transparentes. Isso ajuda a fazer com que todos sintam que estão sendo ouvidos e compreendidos da maneira correta.
Eles são os responsáveis por garantir que um sistema esteja em vigor e que todos saibam qual é esse sistema. Dessa forma, na próxima vez que você precisar realizar um projeto, já saberá como proceder. Eles já projetaram tudo e prepararam o terreno para facilitar para você. Este também é um ótimo lugar para executar seu gráfico de Gantt. Criar um gráfico de modelo permitirá que você preencha as especificidades e comece a preencher pessoas e datas individuais conforme avança, sem ter que começar do zero todas as vezes.
A partir daí, eles garantem que qualquer pessoa que precise de ajuda seja direcionada a essa ajuda de forma rápida e eficiente, para que o projeto não sofra. Eles podem encontrar maneiras de obter mentoria ou treinamento para algumas pessoas da equipe (ou para a equipe inteira quando estiverem começando). E eles garantem que the projeto seja concluído adequadamente, executando o nível certo de controle de qualidade e, em seguida, garantindo que tudo seja documentado e organizado para que possa ser recuperado conforme necessário.
Configurando um PMO
Você está pronto para montar seu próprio escritório de gerenciamento de projetos, mas não tem certeza de como fazer isso? Bem, na verdade não é tão difícil quanto você imagina. Você precisará de alguma autoridade em seu escritório, pois trará novas pessoas ou realocará algumas das que já estão em suas equipes. Mas o processo de prepará-los para começar a assumir essas funções será, na verdade, muito mais simples do que você imagina e tornará as coisas muito mais fáceis para todos os envolvidos quando terminar.
Considere este processo muito semelhante ao gerenciamento de projetos do qual eles estarão encarregados quando você terminar. Você deve garantir que está seguindo todas as etapas necessárias para escolher as pessoas certas para esta equipe e garantir que elas saibam pelo que serão responsáveis no momento em que finalmente estiverem no comando. Afinal, montar um PMO que não consegue fazer nada ou não sabe como fazer nada definitivamente não vai te ajudar em nada.
Primeiro, certifique-se de saber exatamente o que está acontecendo em sua empresa pelo qual o escritório de gerenciamento de projetos ficaria encarregado. Em que tipos de projetos você está trabalhando agora? Como estão esses projetos? Pelo que cada um é responsável? Se você já possui Gantt charts software para esses projetos, você estará à frente da curva e mais do que pronto para transferir essas informações para uma única entidade ou grupo para assumir o controle.
Em seguida, você precisará analisar exatamente quem será o responsável pelo escritório de gerenciamento de projetos e por quem o escritório de gerenciamento de projetos é responsável. Defina as regras básicas que eles precisam seguir e pelo que a organização é responsável. Você precisa garantir que qualquer pessoa nesta equipe saiba exatamente qual é o seu trabalho. Eles precisam saber se estão apenas aplicando as regras e regulamentos atuais ou se têm o poder de criar os seus próprios (como exemplo).
Talvez eles sejam responsáveis por ajudar no treinamento ou por ajudar a gerenciar todo o projeto do início ao fim. Ou talvez você queira apenas que eles garantam que as políticas sejam seguidas. Você e sua organização precisam definir as regras para esta equipe antes de começar a colocar pessoas nela. Se eles não souberem o que devem fazer, isso só trará problemas para eles e para todos os outros em sua empresa que não entendem para que servem.
Finalmente, coloque em prática. Você precisa trazer pessoas para este grupo ou equipe. Você precisa ter certeza de que as treinou adequadamente para que possam realmente executar todas as suas tarefas e saibam o que está envolvido. Eles precisam saber tudo o que for possível sobre seu trabalho antes que qualquer outra pessoa saiba que eles estão realmente lá. Se eles precisarem começar a responder perguntas ou ajudar outros antes de saberem como fazê-lo, isso só causará problemas para eles, e definitivamente não é isso que você deseja.
Assim que todos na equipe souberem o que estão fazendo e como precisam fazer, será a hora de serem apresentados ao restante da equipe. Comece a explicar a todos os outros na organização quem são essas pessoas e o que é este novo departamento. Você quer que todos saibam o que eles vão fazer e por que são uma nova parte importante da equipe. Quanto mais suave for a transição para o uso de uma equipe de gerenciamento de projetos em seu potencial máximo, melhor será para todos. É por isso que você precisa apresentar o que está mudando e o que não está.
Certifique-se de que todos em sua organização estejam confortáveis com a nova maneira como as coisas estão acontecendo. Você quer que todos entendam as regras, os regulamentos, o processo e qualquer outra coisa relacionada ao gerenciamento de projetos. Se sua equipe de gerenciamento de projetos for assumir apenas algumas funções inicialmente, exponha isso. Além disso, certifique-se de explicar tudo o que ainda vai mudar. Se o novo departamento estiver começando com uma função limitada, mas ganhará funções adicionais ao longo do tempo, certifique-se de expressar isso a todos na organização. E certifique-se de mantê-los informados ao longo do caminho.
Aproveitando ao máximo os PMOs
Quando se trata de realmente implementar o processo e colocar seu PMO para funcionar, você certamente começará a ver diferenças e melhorias em sua empresa. Centralizar este processo pode tornar mais fácil para todos saberem o que está acontecendo a qualquer momento. Não apenas isso, mas pode garantir que todos os seus projetos sejam executados exatamente da mesma maneira todas as vezes. Tudo o que você vai precisar agora é de um sistema de software que o ajudará a acompanhar todos os projetos pelos quais seus PMOs são responsáveis.
Criadores de gráficos de Gantt são uma ótima maneira para você e seu PMO acompanharem tudo o que precisam fazer. Com este tipo de gráfico, eles podem criar uma folha separada para cada um dos projetos que estão monitorando e podem criar tarefas individuais dentro de cada um desses projetos. Isso permite que eles acompanhem cada peça do quebra-cabeça que precisa ser concluída, bem como quem é o responsável por ela, quando precisa ser feita e o que mais pode depender de sua conclusão. Com esses gráficos, todos podem acompanhar o que está acontecendo em projetos individuais com muito mais facilidade.
Configurar esses gráficos é muito simples, seja você o gerente de projeto de um único projeto ou se for chefiar o PMO e precisar gerenciar vários. Cada um desses gráficos facilitará o acompanhamento de tudo o que está acontecendo ao seu redor, o que é, afinal, o objetivo principal do PMO. Então, o que você vai fazer? Você vai começar um PMO na sua empresa? E começar a montar os gráficos de Gantt necessários para manter as coisas no caminho certo ou vai continuar fazendo as coisas do mesmo jeito de sempre? Se você está pensando em implementar um PMO em sua organização, ou se já pensou nisso antes, eles podem fazer uma enorme diferença. Se você nunca considerou um PMO ou não sabia exatamente o que eles fazem, esperamos que agora você tenha uma compreensão maior e esteja pronto para iniciar o processo de implementação em seu local de trabalho. Não há razão para você não iniciar um novo departamento, especialmente um que tornará as coisas muito mais fáceis e eficientes em sua organização.
