Un guide complet sur la méthodologie Getting Things Done
Nous avons beaucoup d'idées pour travailler efficacement, mais il est impossible de mettre toutes ces idées en pratique ou de s'en souvenir pour les essayer les unes après les autres. Lorsque nous travaillons sur un projet et gérons notre chère famille, nous devons être plus conscients et soucieux de gérer les choses. Notre cerveau peut concevoir de nombreuses idées et stocker des informations, mais il n'est pas possible, comme avec un ordinateur, de sauvegarder chaque bribe d'information et de l'utiliser quand nous en avons besoin.
Quand nous réfléchissons trop et ne faisons rien pour accomplir les choses à temps, cela nuit gravement à notre tranquillité d'esprit. Quand nous planifions dans notre tête, que nous ne mettons pas en pratique et que nous laissons le temps s'envoler, cela ne fait qu'apporter du stress sur nos épaules. Il est donc indispensable de gérer les choses correctement et de les mettre en œuvre.
Guide complet sur la méthodologie Getting Things Done
David Allen, un consultant en productivité chevronné et célèbre, a apporté ces idées pour gérer les tâches efficacement en proposant un système de gestion des tâches composé d'étapes très simples. Il a introduit la méthodologie Getting Things Done pour transformer les idées en travail pratique et concrétiser réellement les choses.
La méthodologie Getting Things Done aide à saisir les étapes efficaces et à laisser les débris derrière soi, rendant les choses plus appropriées et organisées selon leur importance et leurs contraintes de temps, tout en permettant de les réviser.
Les étapes de la méthodologie Getting Things Done
Voici donc le guide complet pour ceux qui débutent et souhaitent apprendre une manière simple mais efficace d'accomplir les choses de manière appropriée. Nous suivons une séquence d'étapes pour mettre en pratique le combat de l'esprit, les idées et les informations en listant les choses, en éliminant l'encombrement et en les organisant.
Collecter : Capturer les choses
Nous savons que notre cerveau est assez développé pour imaginer des idées créatives afin de faciliter nos tâches et obtenir des résultats fructueux. Les choses auxquelles notre cerveau pense sont sans aucun doute originales, mais elles ne sont pas stockables dans le cerveau.
Nous devons les stocker sous forme de mots, de symboles ou de chiffres. Ainsi, la première étape, et la plus importante, consiste à écrire ce que votre cerveau pense pour planifier l'atteinte de n'importe quel objectif. Il dépend de vous de choisir la source que vous utiliserez pour capturer ce que vous voulez faire, qu'il s'agisse d'un stylo et de papier, d'une application ou d'un simple enregistreur vocal.
Comme notre cerveau peut imaginer des millions d'idées mais ne peut pas les stocker, ou même si vous assistez à un atelier ou une formation, vous ne pouvez pas tout retenir ; vous devez donc lister les étapes importantes ou les fils d'information au lieu de les accumuler dans votre esprit.
Lorsque vous laissez des tas d'informations ou d'idées dans votre esprit, ils vous distraient de votre objectif et vous font perdre du temps. Mais lorsque vous les écrivez sous forme de liste de tâches sur papier ou sur une application mobile en suivant la méthodologie Getting Things Done, vous favorisez votre tranquillité d'esprit et votre sommeil.
Clarifier les choses à conserver ou à supprimer
Une fois que vous avez écrit toutes les informations, les idées et les choses à faire sur papier ou sur une application, vous devez clarifier la situation en sélectionnant d'abord les choses importantes et urgentes, et en laissant les autres pour plus tard. Tout ce que vous avez écrit sur le papier n'est pas forcément utile ou adapté aux exigences du moment.
Il serait utile de décider dès maintenant ce qui est le plus nécessaire et qui doit le faire. Avant de commencer à travailler, selon la méthodologie Getting Things Done, vous devez être très clair sur la nature des tâches.
Vérifiez votre boîte de réception où vous centralisez généralement vos tâches et soyez au clair sur les tâches que vous avez déjà effectuées et qui ne nécessitent plus d'attention ni de temps. Supprimez ces tâches de votre liste pour la rendre plus claire et éviter l'accumulation de courrier indésirable.
Trier vos tâches en les organisant
Selon la méthodologie Getting Things Done, vous devriez examiner le calendrier après avoir décidé de la nature et de l'importance des tâches. À cette fin, votre messagerie ou toute autre application de votre appareil conviendra pour vous rappeler la date et l'heure de chaque tâche suivante. Ici, vous devez vous poser quelques questions et trouver la meilleure façon de gérer de nombreuses tâches et de les organiser.
Établir une file d'attente des tâches que vous allez accomplir.
Réfléchissez aux tâches les plus pertinentes qui nécessitent votre attention urgente
- Retirez de votre liste les tâches que vous pouvez faire plus tard et notez-les dans votre rappel en fixant la date de début prévue.
- Jetez à la corbeille les choses que vous estimez déjà terminées et dont vous n'avez plus besoin.
- N'oubliez pas d'impliquer votre équipe. Identifiez les tâches que vous pensez qu'un autre membre de votre équipe peut accomplir. Cela soulagera votre stress.
- Examinez la nature des tâches et déterminez si elles sont importantes et si vous devez les poursuivre.
Vérifiez si les tâches que vous allez accomplir prendront quelques minutes ou plus de temps. Si le temps d'exécution de la tâche ne dépasse pas deux minutes, faites-la immédiatement, mais si elle prend plus de temps, différez-la et concentrez-vous sur la tâche la plus importante et immédiate.
Faites des révisions fréquentes de votre travail.
Une fois que vous avez listé les choses, éliminé l'encombrement de la liste et organisé les tâches pour mener à bien un projet, vous devez en assurer le suivi. Tout ce qui figure dans la liste n'est pas forcément évident ni ne nécessite une attention de tous les instants. C'est pourquoi vous devez réviser la liste des tâches quelques jours plus tard pour inclure ou exclure des tâches selon les besoins du projet.
Examinez la liste chaque semaine et excluez les choses que vous estimez suffisamment accomplies et qui ne nécessitent plus de temps ni d'efforts de la part de votre équipe. Sinon, cela créera de l'encombrement et vous amènera à négliger de nombreuses tâches importantes.
Un autre facteur consiste à ajouter des éléments nouveaux pour favoriser l'efficacité de votre projet, ce que vous négligerez si vous ne révisez pas la liste des tâches chaque semaine. Vous identifierez les boucles ouvertes et les traiterez selon les besoins. Ainsi, cette étape de la méthodologie Getting Things Done vous aidera à localiser les choses accomplies et à libérer la liste pour les nouvelles tâches de la semaine afin d'avancer vers votre objectif.
Engagez les étapes pour atteindre votre objectif
Lorsque vous aurez suivi toutes les étapes de la création d'une liste de tâches, puis de leur traitement, vous aurez l'impression de beaucoup plus apprécier votre travail au lieu d'être épuisé par la surcharge de travail. Lorsque vous aurez pris l'habitude d'être organisé et de procéder par étapes, et de vous débarrasser des futilités à temps, vous ouvrirez de nouvelles voies à l'innovation. L'habitude de gérer les choses libérera votre esprit des inquiétudes et du sentiment d'être submergé, ce qui affectera certainement votre efficacité.
Comment la méthodologie Getting Things Done vous aide-t-elle à travailler correctement ?
La méthodologie Getting Things Done joue un rôle essentiel dans la division d'un projet ou d'un objectif en petites tâches et permet de les mener à bien à temps. Voici quelques points positifs pour encourager les débutants à suivre leur projet et à le mener à bien à temps, sans s'épuiser ni gaspiller d'énergie avec un esprit surchargé.
- Vous serez libéré des obstacles, ce qui favorisera votre tranquillité d'esprit.
En observant la méthodologie Getting Things Done pour mener à bien votre projet, vous vous débarrassez des obstacles qui peuvent nuire à votre tranquillité d'esprit. Lorsque vous gardez les choses en tête, au lieu de les consigner sur papier ou sur une liste de tâches, vous perdez votre temps à ne rien faire et vous compromettez votre paix intérieure. Mais si vous suivez la méthodologie Getting Things Done, vous ne serez pas submergé et vous profiterez d'un sommeil paisible au lieu de ressasser différentes idées en permanence.
- Vous serez organisé.
Tout ce qui vous entoure sera organisé, que ce soit sur votre lieu de travail ou dans votre vie personnelle. Lorsque vous aurez tout planifié, éliminé le superflu et clarifié chaque aspect, vous agirez de manière proactive et pourrez éviter les obstacles facilement.
- Vous gagnerez un temps précieux.
Trop réfléchir sans agir ne fait que dévorer votre temps. Par conséquent, garder les choses en tête est néfaste pour la santé de votre esprit. Planifiez les choses sur une application ou sur papier et cochez-les au fur et à mesure que vous les terminez.
- Vous développerez de meilleures relations.
En organisant les choses, vous saurez certainement qui peut le mieux gérer des tâches spécifiques. Vous confierez les tâches à la personne possédant les compétences appropriées et les ferez accomplir à temps. Cela vous aidera à développer de meilleures relations sur votre lieu de travail.
Conclusion
La méthodologie Getting Things Done est toujours une voie vers la réussite de votre projet, car elle vous permet de rester à jour et de superviser chaque tâche, qu'il s'agisse des vôtres ou de celles des membres de votre équipe.