Qu'est-ce que le PMO dans la gestion de projet ?
Qu'est-ce qu'un Bureau de Gestion de Projets (PMO) ?
Commençons par le début. Si vous n'en avez jamais entendu parler, PMO est l'acronyme de "project management office" (bureau de gestion de projets). Et le bureau de gestion de projets est une partie spécifique de votre organisation qui est responsable de définir ce qu'est réellement la gestion de projet. Cela peut sembler un peu étrange. Si vous travaillez dans la gestion de projet depuis longtemps sans ce bureau, vous vous demandez peut-être pourquoi il est important ou comment il fonctionne réellement.
Ainsi, pour être plus clair, ce bureau est un département distinct au sein de votre entreprise. Tout comme vous avez un département comptabilité et un département marketing, vous auriez un département de gestion de projet. Ce groupe est responsable de créer une meilleure compréhension de ce que signifie la gestion de projet pour votre entreprise. Ils examinent les normes qui entourent la gestion de projet pour votre entreprise et s'assurent ensuite que ces normes sont toujours respectées.
Fondamentalement, ils sont chargés de veiller à ce que les tâches et les projets soient exécutés comme ils devraient l'être. Ils peuvent vous aider à mieux comprendre les projets lorsque vous créez les plans qui les entourent ou ils peuvent établir les règles de base pour ce que vous devez faire exactement afin de respecter les règles et réglementations de l'entreprise.
Pourquoi vous avez besoin d'un Bureau de Gestion de Projets
Maintenant que vous savez de quoi il s'agit pour ce bureau ou ce département, vous vous demandez peut-être pourquoi il est si important qu'il existe. Pourquoi avez-vous besoin d'un département pour gérer vos projets ? Après tout, c'est votre travail en tant que chef de projet, n'est-ce pas ? Vous vous occupez de la planification et vous vous assurez que tout est fait correctement. Mais avoir un groupe distinct responsable des règles et réglementations générales peut être un élément important du processus.
Le bureau de gestion de projets peut être un peu plus qu'un simple groupe réglementaire pour vos projets. Ils peuvent également être chargés de vous aider à chaque étape de l'exécution d'un projet. Ainsi, ils peuvent vous aider à faciliter le projet sur lequel vous travaillez. Ils pourraient même prendre en charge la direction des projets ou la gestion de portefeuille pour l'ensemble de votre équipe. Ils peuvent être responsables du suivi des différents projets en cours au sein de votre entreprise et de la compilation de rapports sur l'état de chacun.
Plus encore, ils pourraient vous aider à bénéficier du soutien dont vous avez besoin pour exécuter vos projets. Plus vous voulez qu'ils prennent les choses en main, plus ils peuvent être autorisés à travailler. En général, plus vous ouvrez leurs responsabilités et leur contrôle, moins vous aurez à vous soucier des projets et plus le processus sera centralisé. De plus, cela garantira que tous vos projets suivent le même système à chaque fois que vous les exécutez. Cela peut rendre votre équipe plus efficace dans l'exécution des projets.
Ainsi, au moment où le bureau de gestion de projets en a terminé avec un projet, il vous a aidé à prendre les bonnes décisions et à obtenir ces décisions des personnes qui doivent les prendre (que ce soit vous ou les supérieurs). Ils s'assurent également que tous les audits sont effectués et que chacun est tenu pour responsable. Ensuite, ils s'assurent également que tous ceux qui ont besoin de savoir ce qui se passe sont informés et que tous les aspects importants de tout projet sont totalement transparents. Cela aide chacun à se sentir écouté et compris de la bonne manière.
Ce sont eux qui s'assurent qu'un système est en place et que tout le monde sait quel est ce système. De cette façon, la prochaine fois que vous aurez besoin de mener à bien un projet, vous saurez déjà comment vous y prendre. Ils ont déjà tout conçu et mis en page pour vous faciliter la tâche. C'est aussi un excellent endroit pour utiliser votre diagramme de Gantt. La création d'un modèle de diagramme vous permettra de remplir les détails et de commencer à ajouter les personnes et les dates au fur et à mesure sans avoir à repartir de zéro à chaque fois.
À partir de là, ils s'assurent que toute personne ayant besoin d'aide est dirigée vers cette aide rapidement et efficacement afin que le projet n'en souffre pas. Ils peuvent trouver des moyens d'obtenir du mentorat ou de la formation pour certaines personnes de l'équipe (ou pour toute l'équipe lorsqu'elle débute). Et ils s'assurent que le projet est achevé correctement, en exerçant le bon niveau de contrôle de qualité et en veillant ensuite à ce que tout soit documenté et organisé afin de pouvoir être récupéré au besoin.
Mise en place d'un PMO
Êtes-vous prêt à mettre en place votre propre bureau de gestion de projet, mais vous n'êtes pas tout à fait sûr de la manière de procéder ? Eh bien, ce n'est en fait pas aussi difficile que vous pourriez le penser. Vous allez avoir besoin d'une certaine autorité dans votre bureau car vous allez intégrer de nouvelles personnes ou réaffecter certaines de celles qui font déjà partie de vos équipes. Mais le processus de préparation pour qu'ils commencent à assumer ces fonctions sera en fait beaucoup plus simple que vous ne le pensez et facilitera grandement les choses pour toutes les personnes concernées une fois terminé.
Considérez ce processus comme très similaire à la gestion de projet dont ils seront responsables une fois que vous aurez terminé. Vous voulez vous assurer de suivre toutes les étapes nécessaires pour choisir les bonnes personnes pour cette équipe et de veiller à ce qu'elles sachent de quoi elles seront responsables au moment où elles seront enfin en charge. Après tout, mettre en place un PMO qui ne peut rien faire ou ne sait rien faire ne va certainement vous aider en rien.
Tout d'abord, assurez-vous de savoir exactement ce qui se passe dans votre entreprise et dont le bureau de gestion de projet serait responsable. Sur quels types de projets travaillez-vous actuellement ? Comment se portent ces projets ? De quoi chacun est-il responsable ? Si vous disposez déjà d'un logiciel de diagramme de Gantt pour ces projets, vous aurez une longueur d'avance et vous serez plus que prêt à transférer ces informations à une entité ou un groupe unique chargé de les gérer.
Ensuite, vous devrez examiner qui sera responsable du bureau de gestion de projet et de qui le bureau de gestion de projet est responsable. Établissez les règles de base qu'ils doivent suivre et ce dont l'organisation elle-même est responsable. Vous devez vous assurer que chaque membre de cette équipe sait exactement quelle est sa mission. Ils doivent savoir s'ils ne font qu'appliquer les règles et réglementations actuelles ou s'ils ont le pouvoir de créer les leurs (à titre d'exemple).
Peut-être sont-ils chargés d'aider à la formation ou d'aider à la gestion de l'ensemble du projet du début à la fin. Ou peut-être voulez-vous simplement qu'ils s'assurent que les politiques sont respectées. Vous et votre organisation devez établir les règles pour cette équipe avant de commencer à y intégrer des personnes. S'ils ne savent pas ce qu'ils sont censés faire, cela ne fera que causer des problèmes pour eux et pour tous les autres membres de votre entreprise qui ne comprennent pas leur raison d'être.
Enfin, mettez-le en place. Vous devez recruter des personnes pour ce groupe ou cette équipe. Vous devez vous assurer de les avoir formés correctement afin qu'ils puissent réellement exécuter toutes leurs tâches et qu'ils sachent ce que cela implique. Ils doivent tout savoir sur leur travail avant même que quiconque sache qu'ils sont réellement là. S'ils doivent commencer à répondre à des questions ou à aider les autres avant de savoir comment faire, cela ne fera que leur causer des problèmes, et ce n'est certainement pas ce que vous voulez.
Une fois que tous les membres de l'équipe savent ce qu'ils font et comment ils doivent le faire, il sera temps de les présenter au reste de l'équipe. Commencez à expliquer à tous les autres membres de l'organisation qui sont ces personnes et ce qu'est ce nouveau département. Vous voulez que tout le monde sache ce qu'ils vont faire et pourquoi ils constituent une nouvelle partie importante de l'équipe. Plus la transition vers l'utilisation d'une équipe de gestion de projet à son plein potentiel se fera en douceur, mieux ce sera pour tout le monde. C'est pourquoi vous devez présenter ce qui change et ce qui ne change pas.
Assurez-vous que tout le monde dans votre organisation est à l'aise avec la nouvelle façon dont les choses se passent. Vous voulez que tout le monde comprenne les règles, les règlements, le processus et tout ce qui concerne la gestion de projet. Si votre équipe de gestion de projet ne doit assumer que quelques rôles au début, exposez-le clairement. Veillez également à expliquer tout ce qui va encore changer. Si le nouveau département commence par un rôle limité mais acquiert des rôles supplémentaires au fil du temps, assurez-vous de l'exprimer à tous les membres de l'organisation. Et assurez-vous de les tenir informés tout au long du processus.
Tirer le meilleur parti des PMO
Lorsqu'il s'agit de mettre concrètement en œuvre le processus et de faire fonctionner votre PMO, vous commencerez absolument à constater des différences et des améliorations au sein de votre entreprise. La centralisation de ce processus peut permettre à tout le monde de savoir plus facilement ce qui se passe à tout moment. Non seulement cela, mais cela peut garantir que tous vos projets sont menés exactement de la même manière à chaque fois. Tout ce dont vous allez avoir besoin maintenant, c'est d'un système logiciel qui vous aidera à suivre tous les projets dont vos PMO sont responsables.
Les créateurs de diagrammes de Gantt sont un excellent moyen pour vous et votre PMO de suivre tout ce qu'ils doivent faire. Avec ce type de diagramme, ils peuvent créer une feuille séparée pour chacun des projets qu'ils surveillent et ils peuvent créer des tâches individuelles au sein de chacun de ces projets. Cela leur permet de suivre chaque pièce du puzzle qui doit être complétée ainsi que de savoir qui en est responsable, quand cela doit être fait et ce qui pourrait d'autre en dépendre. Avec ces diagrammes, tout le monde peut suivre bien plus facilement ce qui se passe dans les projets individuels.
La mise en place de ces diagrammes est un jeu d'enfant, que vous soyez le chef de projet d'un projet unique ou que vous alliez diriger le PMO et deviez en gérer plusieurs. Chacun de ces diagrammes facilitera le suivi de tout ce qui se passe autour de vous, ce qui est, après tout, tout l'intérêt du PMO. Alors, qu'allez-vous faire ? Allez-vous lancer un PMO dans votre entreprise ? Et commencer à élaborer les diagrammes de Gantt dont vous avez besoin pour garder le cap, ou allez-vous continuer comme avant ? Si vous envisagez de mettre en œuvre un PMO dans votre organisation, ou si vous y avez déjà pensé, ils peuvent faire une énorme différence. Si vous n'avez jamais envisagé de PMO ou si vous ne saviez pas exactement ce qu'ils font, nous espérons que vous avez maintenant une meilleure compréhension et que vous êtes prêt à entamer le processus de mise en place d'un tel bureau sur votre lieu de travail. Il n'y a aucune raison pour que vous ne puissiez pas créer un nouveau département, surtout un département qui rendra les choses tellement plus faciles et plus efficaces au sein de votre organisation.
