Tout sur la documentation du périmètre de votre projet

Le document de portée de projet

Commençons par le commencement. Qu'est-ce qu'un document de portée de projet ? Eh bien, il s'agit d'un document qui détaille toutes les informations que l'on pourrait avoir besoin de connaître sur le projet sur lequel vous travaillez. Quand nous parlons de document, nous ne voulons pas dire qu'il est court ou qu'il ne tient que sur une seule page. Au contraire, il peut s'agir d'un dossier assez volumineux car il doit absolument tout expliquer. Maintenant, vous voudrez l'épurer autant que possible pour que personne ne se promène avec un dossier de 20 pages (selon ce sur quoi vous travaillez bien sûr), tout en conservant son aspect détaillé.

Une personne devrait pouvoir lire ce document et comprendre quel est votre objectif final, comment vous comptez y parvenir, quels sont les livrables et les jalons clés sur lesquels vous travaillez en cours de route. Il s'agira d'un document complet que, à tout le moins, les membres de votre équipe, vos superviseurs et votre client devraient pouvoir consulter pour s'assurer que tout est fait correctement et conformément aux plans que vous avez établis au départ. En bref, votre document de portée de projet doit inclure :

• Objectifs du projet
  
• Hypothèses
  
• Contraintes
  
• Livrables majeurs
  
• Exigences
  
• Jalons clés
  

Ce sont les éléments sur lesquels vous devez vous concentrer, à l'exclusion de tout le reste. Rien d'autre n'importe si cela ne vous rapproche pas des objectifs décrits dans ce document. Alors, comment allez-vous élaborer ce document ?

Pourquoi vous avez besoin d'un document de portée de projet

Peut-être vous demandez-vous pourquoi vous avez même besoin de ce type de document pour votre projet. Si vous vous en êtes assez bien sorti sans lui, vous pensez peut-être que c'est une perte de temps et d'énergie. En réalité, un document de portée de projet ou un document d'énoncé des travaux peut faire une grande différence dans votre succès global. Examinons certains des facteurs les plus importants lors de la création de ce type de document et ce dont vous aurez besoin pour réussir. Ainsi, vous pourrez commencer immédiatement.

La première chose est que vous et votre client comprendrez exactement ce que vous faites et ce qui doit être accompli pour que le projet soit un succès. Vous utiliserez ce document pour détailler chaque étape du processus et pour vous assurer que vous êtes tous les deux au clair sur les attentes de l'autre. Cela vous facilitera la tâche pour mener à bien le projet de manière appropriée et pour en être satisfait. Personne ne sera pris au dépourvu et personne ne sera déçu du résultat car tout est décidé et expliqué dès le départ.

Ensuite, vous aurez une piste de toutes les tâches et de tous les livrables qui doivent être créés. Cela sera important pour vous ou le superviseur en charge pour assigner chacune des tâches. Vous pourrez voir tout ce que vous et le client avez convenu, ce qui vous permettra de voir quelles personnes de votre équipe sont les plus aptes pour chacune de ces tâches. Rapidement, vous aurez de bien meilleures chances de voir les tâches effectuées au mieux de leurs capacités. De plus, vous pouvez créer un calendrier des tâches et un échéancier de réalisation plus cohérents.

En sachant exactement ce qui doit être fait, vous pouvez créer un budget pour estimer le coût de ces projets. Vous pouvez également créer un meilleur calendrier. En développant chacune des différentes tâches et sous-tâches nécessaires pour atteindre l'objectif final, vous pourrez examiner chaque étape et voir si elle prendra quelques heures, quelques jours ou quelques semaines. Ensuite, vous pourrez additionner tous les éléments. Vous connaissez également tout le matériel et toutes les heures nécessaires, ce qui vous permet de définir le coût et de prendre en compte le budget du client pour achever les tâches requises.

Ensuite, vous verrez comment concentrer les gens sur les objectifs réels qui accompagnent le projet. Vous utiliserez ce document pour présenter tous les détails liés à la portée du projet, puis vous pourrez vous assurer que tout le monde comprend ces objectifs. Cela permettra également à chacun d'obtenir des éclaircissements sur les objectifs et sur ce qu'ils sont censés faire lorsqu'ils travaillent sur leurs propres tâches. De cette façon, personne ne s'embrouille.

Enfin, vous pourrez vous assurer que le projet reste dans les limites initiales prévues. Il n'y a aucune raison de s'inquiéter que quelqu'un s'égare sur un aspect différent qui n'est pas couvert par le projet, car vous pouvez rapidement et facilement vous référer à ce document pour obtenir les informations nécessaires. Tout ce qui est fait pour le projet peut être rattaché à ce document, sans que personne n'ait à poser trop de questions ou à effectuer un travail pour lequel votre entreprise n'est pas payée, ce qui peut représenter une perte de temps.

Création d'un document de portée de projet

D'accord, vous allez donc devoir consacrer des efforts et de la réflexion à ce processus. Vous devrez vous plonger dans le projet que vous réalisez et élaborer une description approfondie de chaque aspect. Gardez à l'esprit que cette première étape ne sera pas aussi cohérente. Lors de la première étape du processus, vous voulez simplement tout mettre par écrit. Notez quelques points qui accompagnent chacune des questions ou sections ci-dessous et commencez par là. Vous pourrez peaufiner les choses plus tard.

Une fois que vous avez terminé, il est temps de commencer à donner au document un aspect un peu plus professionnel. N'oubliez pas que vous allez montrer ce document à votre superviseur, à votre équipe et au client. Vous voulez vous assurer que tout le monde pourra le comprendre et que chacun pourra voir où des éléments doivent être modifiés, ajustés, améliorés ou clarifiés. Mieux vous définirez l'étendue des travaux à travers ce document, plus il sera facile pour tout le monde d'exécuter le projet final.

Ce que vous devez savoir

Tout d'abord, quels sont les éléments que vous devriez ajouter à ce document ? Il y a plusieurs éléments différents que vous voudrez rassembler et vous assurer de les rédiger correctement afin de tirer le meilleur parti de votre énoncé.

Objectifs globaux du projet

Vous avez un objectif en tête chaque fois que vous créez un projet, alors assurez-vous de commencer par là. Il s'agit probablement de la chose (ou des quelques choses) que votre client vous a dit vouloir recevoir une fois le projet terminé. Vous devrez donc exprimer exactement quels sont ces objectifs. Ensuite, vous devez vous assurer d'expliquer d'où vient le financement et qui soutiendra l'objectif lui-même. Ce sont tous les éléments que quelqu'un (tout le monde) doit surveiller lorsqu'il travaille sur le projet lui-même.

Maintenant, assurez-vous de garder une trace des objectifs originaux fixés et veillez à ce que tout ce que vous faites d'autre s'inscrive dans ces objectifs. Si le client souhaite ajouter quelque chose ou si un membre de votre équipe souhaite ajouter quelque chose, vous devez revenir à ces objectifs et voir si cela y figure ou si cela aidera à atteindre cet objectif. Si ce n'est pas le cas, c'est quelque chose à mettre de côté pour une autre fois. Vous devez vous concentrer sur les tâches spécifiques qui vous mèneront à l'objectif que vous vous êtes fixé.

Description du projet

Ensuite, vous devez expliquer exactement ce que vous allez livrer au client une fois le projet entièrement achevé. Quelles sont les dernières pièces du puzzle ? Vous livrez peut-être 2 000 planificateurs au format physique, conçus et emballés pour la vente. Vous livrez peut-être un script de 6 pages pour une courte publicité qui sera diffusée sur le site Web de l'entreprise. Vous créez peut-être une version codée en C++ du site Web du client, accompagnée de clips vidéo et audio tout au long du site.

Assurez-vous d'énoncer spécifiquement chaque livrable dont vous avez besoin tout au long du projet (comme la livraison d'une maquette du site Web à la troisième semaine et d'un livrable final à la sixième semaine). Dans l'ensemble, cette section doit expliquer chacune des différentes choses que vous enverrez au client et elle doit être présentée sous forme de points courts et simples à comprendre. Ainsi, si vous regardez le livrable, vous devriez être en mesure de voir rapidement ce qu'il signifie exactement et comment vous allez le remettre au client. Veillez donc à préciser le format, la longueur, les couleurs, les styles ou tout autre élément qui vous a été transmis par le client. De cette façon, le livrable sera accepté.

Critères d'acceptation

Que devez-vous fournir pour que le client accepte le projet ? Qu'est-ce qu'il cherche à recevoir ? Assurez-vous qu'avant même de commencer le projet, vous créez un document qui décrit exactement ce que votre client recherche. Veut-il que le texte soit dans une police spécifique ? Recherche-t-il du code dans un format spécifique ? A-t-il besoin d'un document d'une longueur spécifique ? Assurez-vous d'obtenir tous les détails possibles sur ce que le client recherche et incluez-les dans votre document d'étendue des travaux.

En remplissant tous ces détails, vous pouvez vous assurer que chaque étape du processus est menée correctement. Si le livrable final (ou tout livrable en cours de route) ne correspond pas à ces critères spécifiques, cela signifie qu'il ne sera pas accepté. Avec tout ce qui est défini dès le départ, vous le saurez et vous pourrez améliorer votre produit pour vous assurer qu'il correspond exactement à ce que le client a demandé. Cela augmentera les chances qu'il soit accepté dès la première fois.

Limites mises en place

C'est ici que vous allez préciser au client les choses que vous n'êtes pas en mesure de faire. Gardez à l'esprit le calendrier que le client (et vous-même) avez fixé ainsi que le budget disponible et le livrable final souhaité par le client. Quelles sont les choses que vous pouvez faire et celles que vous ne pouvez pas faire ? Énoncez ces points clairement au client afin qu'il sache à quoi s'attendre et ce que vous n'allez pas lui promettre dans le cadre du périmètre initial.

Si le client a mis en place certaines exigences qui limitent vos possibilités, assurez-vous de le préciser. S'il souhaite que quelque chose soit codé dans un langage spécifique et que vous savez que le codage prendra plus de temps, vous devez lui faire part des limites de ce que vous pouvez livrer dans le respect du calendrier et du budget disponibles. Vous voulez vous assurer que votre client est informé de toutes ces choses le plus tôt possible afin d'éviter tout malentendu et que personne ne soit mécontent plus tard dans le processus.

Hypothèses et exclusions

Assurez-vous d'énoncer par écrit toutes les hypothèses que vous faites concernant le résultat du projet. Si votre client vous dit qu'il veut un diaporama mais ne précise pas de programme ou de type de logiciel de diagramme de Gantt à utiliser, indiquez que vous supposez que vous utiliserez PowerPoint (ou tout format de diaporama que vous préférez). Si le client ne précise pas de format ou de taille de texte, indiquez que vous supposez utiliser du Times New Roman et une police de 12 points. Énoncer vos hypothèses immédiatement garantira que personne ne sera confus ou mécontent plus tard (et le client pourra vous faire savoir immédiatement si ces hypothèses sont incorrectes).

Ensuite, assurez-vous d'énoncer également tout ce qui ne sera pas livré ou fourni. Si le client paie pour un contenu écrit en C++, précisez qu'il ne sera écrit que dans ce langage. S'il veut un produit physique, précisez que vous n'allez pas créer de format numérique pour lui. Tout ce qui n'est pas fourni mais qui pourrait être considéré comme lié au livrable final doit être spécifié ici afin de pouvoir en discuter avec le client si nécessaire.

Coûts et budget

Discutez des jalons spécifiques du projet et du coût de chacun d'entre eux. Cela aidera à souligner exactement ce que vous faites pour le client et où son budget est dépensé. Vous devez vous assurer de détailler tout ce que vous pouvez, y compris la destination des coûts en salaires des employés et les frais facturés pour des travaux spécifiques effectués. Assurez-vous d'associer chaque coût à la tâche qu'il permet de réaliser afin que le client sache ce qu'il obtient pour son argent.

Accord final

Assurez-vous que toutes les personnes nécessaires signent le document que vous créez. Cela signifie que vous, votre superviseur (au moins un niveau au-dessus de vous) et le client devez signer le document. Vous pourriez vouloir vous assurer qu'au moins deux personnes de l'entreprise du client signent le document, à moins que vous ne travailliez avec un entrepreneur individuel, car cela vous confirme que l'accord est soutenu par toute la force de l'entreprise. Cela vous donne un élément à présenter s'il y a un problème plus tard. Vous pouvez montrer au client qu'il a signé ce document présentant toutes les informations relatives au projet.

Gardez-le à l'esprit

Placez le document d'étendue des travaux dans un endroit où tous les membres de l'équipe peuvent le consulter. Cela leur permettra de voir ce que vous avez promis et ce que vous n'avez pas promis. De cette façon, s'ils supposent qu'une tâche accompagne la leur, ils peuvent vérifier si elle est incluse dans les livrables ou les hypothèses, ou si elle figure dans les exclusions. Dans tous les cas, personne ne devrait effectuer un travail pour lequel il ne sera pas payé ou que le client n'a pas demandé.

Décomposition de l'étendue des travaux

Lorsqu'il s'agit de présenter les choses à votre équipe, vous pourriez vouloir décomposer davantage le document d'étendue des travaux. Même si vous allez expliquer les tâches à votre client, vous voudrez les expliquer encore plus à votre équipe afin qu'ils sachent ce qu'ils font, qui est responsable de chaque tâche et quand elle doit être terminée. Commencez donc par placer ce document dans un endroit accessible à tous ceux qui en ont besoin (comme dans votre diagramme de Gantt), puis commencez à le décomposer.

Créez des tâches individuelles qui doivent être accomplies afin que chaque personne sache ce qui doit se passer en cours de route. Vous pouvez également préciser la durée des tâches (ou leur durée prévue) et même le budget qui leur est alloué si nécessaire. Gardez à l'esprit qu'il est important de fixer des attentes, tout comme d'assigner chaque tâche à une personne ou à une équipe pour la réaliser. Vous voulez vous assurer que tout le monde sait ce qu'il fait et qu'ils peuvent communiquer entre eux sur les tâches sur lesquelles ils travaillent.

Invitez votre équipe à poster des commentaires, des questions ou des préoccupations au sein du document afin que tout le monde puisse les voir. Cela peut également être fait directement dans le diagramme de Gantt que vous créez pour le document d'étendue du projet. De cette façon, tout le monde peut voir ce que disent les autres. Ils pourront également s'assurer que les questions et les préoccupations sont traitées rapidement et que toutes les personnes impliquées savent si un changement est apporté à l'étendue des travaux ou aux livrables finaux que vous fournirez à votre client. Encouragez une communication constante avec les autres membres de l'équipe.

Ce que vous livrez

Au final, votre document d'étendue des travaux va demander beaucoup de temps et d'efforts. Vous allez devoir y consacrer un travail sérieux et vous devrez également passer du temps à l'examiner avec le client et votre superviseur. Prévoyez au moins une réunion pour passer en revue le document après l'avoir transmis à votre superviseur et au client. Envoyez-le par courrier postal ou par e-mail et donnez-leur environ une semaine pour examiner le document par eux-mêmes. Programmez une réunion au moment de l'envoi du document afin qu'ils sachent quand ils devront l'avoir évalué.

Lorsque le moment de la réunion arrive, asseyez-vous avec les deux parties (ou avec elles une par une si vous préférez) et passez le document en revue. Cela vous donne le temps de vous assurer que tout le monde comprend ce qui est promis et ce qui ne l'est pas. Cela permet également de s'assurer que vous pouvez apporter toutes les modifications nécessaires avant de commencer à mettre en œuvre le plan. Vous devez être certain que tout le monde accepte le plan et que tout le monde le valide avant que le travail ne commence. Une fois que vous aurez fait tout cela, vous serez mieux préparé pour le livrable final.