プログラムマネージャー vs. プロジェクトマネージャー。その違いとは？

プログラムマネージャーとは

現在、あなたの会社にプログラムマネージャーはいますか？「もちろんいますよ、でもうちの会社ではプロジェクトマネージャーと呼んでいます」と思われているかもしれません。この2つは大きく異なり、ビジネスにおいてそれぞれをどのように活用できるかを理解することが重要です。プロジェクトマネージャーは、特定の短期的なニーズやプロジェクトを担当します。一方、プログラムマネージャーは「プログラム」を担当します。プログラムとは、一般的に、より大きな全体を作り上げるために連携する、異なるプロジェクトの集合体のことです。つまり、プロジェクトマネージャーだけを活用しているなら、チームの不可欠な要素を見逃していることになります。

プロジェクトを理解する：

では、プロジェクトとは具体的に何でしょうか？プロジェクトとは、一般的に一回限りのイベントとして実行する必要がある小さな任務です。例えば、家を建てる場合、電気配線の設置がプロジェクトにあたります。これには、コスト、リソース、時間、予算の制限があります。通常、いつまでに完了させるべきかという期限があり、成功のために達成すべき全体的な目標があります。しかし、この種の任務は範囲が狭いです。そのため、電気配線のように、家を建てるというパズルの一片に過ぎません。

ここでの考え方は、短期的な視点、特に成果物に焦点を当てることです。完了されるタスクは、一般的に非常に技術的で、かなり具体的です。全体として、プロジェクトの成否は、製品の品質に加え、適時に完了したか、予算を守ったか、ルールを遵守したか、そして顧客の要件や期待をどれだけ満たしたかに基づいて測定されます。これらのプロジェクトは、それ自体が完成したパズルというよりは、完成させる必要のある大きなパズルの小さなピースに過ぎません。

プロジェクトマネージャーとは？

さて、一方でプロジェクトマネージャーは、プログラム全体のなかの個々のプロジェクトを管理する責任があります。彼らの担当範囲はより限定されていますが、その範囲内ではチーム全体を見守り、すべてが適切に進行していることを確認する役割を担います。彼らはプログラムマネージャーに報告を行う立場でもあります。プロジェクト内では、チームが報告を行ったり質問をしたりする相手となります。彼らはプロセスにおける戦術的な人材であり、すべてをスムーズに進行させる必要があります。

プロジェクトマネージャーのタスクには、以下のようなものが含まれます：

期限の遵守
設定された予算内での運用
チームメンバーへのタスクの委任
成果物に関するタスクの完了
時間とリソースの調整
プログラムマネージャーへの報告
チーム全体の編成
コスト見積もりとプロジェクトの予算編成
顧客と連携したプロジェクト範囲の確認
チームの進捗モニタリング
チームメンバーの質問や懸念への対応
タスクとタイムラインの作成
プロジェクト全体のリスク管理
レポートとドキュメントの管理および更新
プロジェクトの範囲と計画の明確化
全体目標を達成するためのポリシーと手順の策定

プロジェクトマネージャーは、他者とのコミュニケーションに長け、強力なリーダーである必要があります。それだけでなく、適応力、分析力、決断力、戦略的思考を持ち、責任を負う意欲がなければなりません。これらの個人はリスクを恐れず、マルチタスクが可能で、書面と口頭の両方でコミュニケーションが取れる必要があります。タスクを委任する方法を知っている必要があり、自分の分野での実務知識は必要ですが、主に自分自身でタスクの大部分を実行するのではなく、他人にタスクを割り当てます。その結果、これらの個人は才能を見極め、それをうまく活用できる必要があります。

効果的なプロジェクトマネージャーは批判的思考ができ、細部に細心の注意を払い、時間を効果的に管理できます。交渉ができ、プレッシャーの下でも優れた決断を下せ、自己啓発ができる必要があります。ほとんどのプロジェクトマネージャーは経営学の学士号を持っていますが、この分野に入る方法は他にもあります。個人の能力をさらに示すための資格もありますが、これらもすべての状況で必須ではありません。興味があるなら、PMPは取得できる最も一般的な資格の一つです。

一般的に、プロジェクトマネージャーの年収は5万ドルから10万ドルの間です。この額は居住地（大都市で働く人は小規模な地域に住む人よりも多く稼ぐ傾向があります）や、従事する特定の分野によって異なります。IT分野のプロジェクトマネージャーは、他の分野で働く人よりも多く稼ぐ傾向があります。また、専門的なプロジェクトマネージャー（一般的なプロジェクトマネージャーに対するITなど）とみなされる人は、より高い報酬を得る傾向があります。米国におけるこの職種の平均は約7万5,000ドルです。

プログラムを理解する

一方で、プログラムというものがあります。家を建てるという考え方に戻れば、プログラムは事業全体を指します。それは家を建てることそのものです。完成させる必要がある家の各側面が、それぞれのプロジェクトとなります。これは、プログラムが一つの目的、つまり完成した家を実現するためにグループ化された一連のプロジェクトであることを意味します。プログラムによって、パズルの小さな一切れだけでなく、結果としての利益と成長が得られ、パズルが完成することになります。

ここでの考え方は、長期的な視点に立ち、特にすべてが完了したときに得られる利益に焦点を当てることです。実行されるタスクは非常に戦略的であり、一般的に比較的包括的なものになります。目標は成果であり、成功か失敗かは、達成すべきニーズや利益が達成されたかどうかに基づいて測定されます。すべての小さなプロジェクトが組み合わさってこの完全なプログラムが構成され、すべてのプロジェクトが適切に完了しなければ、プログラムは成功しません。

プログラムマネージャーとは？

プログラムマネージャーであるとはどういうことか、もう少し深く掘り下げてみましょう。プログラムマネージャーは、ビジネスが取り組んでいるプログラム全体と、それがビジネス全体にどのような影響を与えるかを理解する責任があります。彼らは、その包括的なプログラムを完了するために達成する必要があるすべてのプロジェクトを認識し、評価する責任を負います。その結果、彼らはプロジェクトマネージャーが支援を求めたり、報告したりする相手となります。そこから、各プロジェクトが適切に遂行されているかを確認することができます。

プログラムマネージャーのタスクには、以下のようなものが含まれます。

チームの編成
戦略の実施
ROIの測定
プロジェクトチーム間のコラボレーションの監督
成功指標の定義
成功指標の評価
プロジェクトの進捗の調整と追跡
プログラムのポリシー、目標、目的の分析
異なるプロジェクトリーダー間の連絡調整
プログラム全体およびプロジェクトの成功の評価
継続的なプログラム推進のための戦略の策定
成功指標の定義

プログラムマネージャーは、プロジェクトマネージャー、ひいてはそのプロジェクトマネージャーが担当するチームを統括するため、強力なリーダーである必要があります。彼らは優れた交渉者である必要があり、批判的思考力と強力なコミュニケーション能力も必要です。プログラムマネージャーは、口頭および書面によるコミュニケーションの両方に責任を持ち、組織のあらゆるレベルの人々と交流できなければなりません。同様に、組織のあらゆるレベルのチームメンバー全員を指導し、あらゆる段階でポジティブな働きかけを提供できなければなりません。

プログラムを効果的に実行するために必要なすべての重労働と調整を乗り切るには、多くの場合、ユーモアのセンスが必要になります。プログラムマネージャーは、多大な計画と委任の責任も負っており、これらの各タスクを公平かつ平等に遂行できなければなりません。多くの場合、これらの個人は経営学の学位を持っているか、この種のリーダーシップの役割に備えるための資格や高度なトレーニングを受けています。

プログラムマネージャーの年収は、通常80,000ドルから125,000ドルの間です。この給与は大都市では高く、プログラムマネージャーが小規模な企業で働いている可能性のある小規模な市場では低くなります。また、実際のプロジェクトの内容や肩書きによっても異なります。たとえば、一般的なプログラムマネージャーはこの範囲の下限に近く、ITまたはテクニカルプログラムマネージャーはこの給与範囲の上限に近い収入を得ます。全体として、米国内のプログラムマネージャーの平均年収は約87,000ドルです。

両者の類似点

さて、異なる領域で仕事をする一方で、プロジェクトマネージャーとプログラムマネージャーは全体として非常によく似ています。一般的に、プログラムマネージャーはプロジェクトマネージャーが行うタスクを行いますが、より大きなスケールで行います。プロジェクトマネージャーがチームメンバーがタスクを遂行しているかを確認するのと同じように、プログラムマネージャーはプロジェクトマネージャーがタスクを遂行しているかを確認します。これは、全員が自分の役割を把握し、プロジェクトの全過程を通じて適切なサポートを確実に受けられるようにするためのプロセスです。

これら2つの役割が必要とするスキルも非常に似ています。どちらのマネージャーも強力なリーダーである必要があり、組織内のさまざまなレベルの人々とコミュニケーションを取れる必要があります。どちらも計画を立ててタスクを委任できる必要があり、どちらも批判的に考え、交渉を遂行できる必要があります。多くの点で、これらの個人は非常に似ており、主な違いは単に実行するタスクの範囲であり、タスクそのものではありません。どちらも適切に実行するためには、かなりのトレーニングと経験が必要になります。

必要なツール

結局のところ、プロジェクトマネージャーとプログラムマネージャーの両方に、いくつかの重要なツールが必要になります。彼らは非常に多くの異なるタスクを担当し、多くの異なる人々を管理しているため、すべてをただ記憶するだけでなく、より良い追跡方法が必要なのです。プロジェクトやプログラムのさまざまな側面の進捗を監視する方法が必要であり、毎日物理的に話しかけることなく従業員の様子を確認できる必要があります。適切なツールがあれば、これを効果的かつ効率的に行うことが容易になります。

Instaganttは、これら両方のリーダーが知っておくべきすべてのことを把握するための優れた方法です。チームやさまざまなタスクを作成し、それを各個人に割り当てることができます。各タスクにはサブタスクを設定でき、異なる期限や情報を与えることができます。そこから、全員が自分が何をすべきか、そして自分のタスクが他のタスクとどのように相互作用するかを把握できます。また、どれだけの進捗があったかを報告することもできるため、プロジェクトマネージャーやプログラムマネージャーは途中でこれらの段階を確認できます。これらすべてが、関係者全員にとって物事をより簡単にします。

タスクの把握: まず、マネージャーはプロジェクトやプログラム全体に必要なすべての異なるタスクを把握する方法を必要としています。このシステムを使用すると、個々のフェーズ内で必要な数だけタスクを作成できます。これにより、タスクをグループ化し、各フェーズで何をすべきか、特定のフェーズを完了するために誰と協力する必要があるかを確実に把握できます。彼らは自分の「チームメイト」が誰であるかを知ることができます。
タスクの割り当て – 各タスク内で、その実行を担当する人を設定することもできます。

特定のタスクを1人で担当することも、複数の人が協力して行うことも可能です。システムにアクセスできる全員が、誰がどのタスクに割り当てられているかを確認できるため、問題が発生したり説明が必要になったりした場合に誰に連絡すべきかがわかります。これにより、コラボレーションが容易になり、また、誰もが孤立したり、タスクをどう完了させるか分からなくなったりすることがなくなります。彼らは常に誰に頼ればよいかを知っています。

日付の割り当て: 各タスクおよびフェーズ全体の開始日と期日を設定できます。これにより、各担当者は、いつタスクを開始すべきか、特定のタスクをいつまでに完了すべきか、そしてフェーズ全体をいつまでに完了すべきかを把握できます。このようなデッドラインが掲示され、チームの全員が簡単に見られるようになっていることで、全員が自分自身や互いに対して責任を持ちやすくなります。また、各チームメンバーが何をすべきかを把握しているため、互いに刺激し合うこともできるようになります。

依存関係の作成：次のタスクを完了するために、特定のタスクを完了しなければならないことがあります。これが発生すると依存関係が作成されますが、このシステムを通じてそれが可能です。依存関係はさまざまな方法で設定でき、パズルの1つのピースに変更が加えられると、すべての依存アイテムが自動的に調整され、すべてが連動するようになります。これにより、プロジェクトマネージャーやプログラムマネージャーは、各タスクを個別に調整する必要がなく、システム内で簡単に変更を行えるようになります。必要な調整は1つだけです。

ユーザーレビュー：特定のチームメンバーが担当しているすべてのタスクを確認し、それらのタスクが全体のどの位置にあるかを把握するのは簡単です。同様に、その個人がどのタスクを完了し、どのタスクにまだ取り組む必要があるかを確認することも可能です。これらのチャートをマネージャーにとってより便利なものにするための表示方法がいくつかあり、日付、プロジェクトの種類など、さまざまな機能を探すこともできます。また、このプロセスを通じてタスクを別の個人に移動することも非常に簡単です。

カスタマイズ：すべてがカスタマイズ可能です。そのため、各タスクにカスタムカラーを設定して見やすくすることができます。全体的なタスクにサブタスクを追加して、ステップが見落とされないようにしたり、特別なイベントを設定するためにマイルストーンを追加したりできます。また、各タスクの進捗状況を設定できるため、チームメンバーはどれくらい進んだか、自分のタスク内でまだ何を達成する必要があるかを全員に最新の状態に保つことができます。これにより、全員が情報を共有し、まだ何をすべきかを知ることがはるかに簡単になります。チームメンバー

コラボレーション： チーム内の全員が迅速かつ効率的にコラボレーションできる必要があります。割り当てられたフェーズ内で実行する必要があるさまざまなタスクを確認し、そのフェーズ内の他の人々に連絡を取ることができなければなりません。そこで助けを求めたり、説明を受けたりすることができます。また、お互いの作業を確認する機能もあり、実際に連絡を取り合うことなく必要な答えを得られる場合があります。これにより効率が向上し、より良いプロジェクトおよびプログラム管理が可能になります。

テンプレート作成：多くのプログラムでは、継続的に実行する必要がある特定のプロジェクトが存在します。これは通常、完了するすべてのプログラム（または少なくとも大多数のプログラム）で発生しなければならない特定のプロジェクトがあることを意味します。テンプレートを作成すると、プログラムを作成するたびに追加できるプロジェクトをあらかじめ設定しておくことができます。これにより、そのプロジェクトを再作成したりタスクを再割り当てしたりする時間を節約できます。毎回同じ人が同じことを担当している場合、テンプレートを使用してそれらのプロジェクトをより早く準備することが容易になります。

結論

全体として、効果的なプロジェクトマネージャーやプログラムマネージャーになるためには、多くの異なる機能が必要になります。あなたはチームの全員が何を達成するかについて責任を負い、同様にプロセスを追跡し、クライアントが結果に満足していることを確認する責任があります。どのような種類のプロジェクトや包括的なプログラムを実行していても、目標は全員を単一のユニットおよび単一のチームとして結集させ、目標を達成することです。適切なプロジェクト管理ソフトウェアと適切なガントチャート構築戦略があれば、それが可能です。

プログラムマネージャーやプロジェクトマネージャーとしてのキャリアを目指しているなら、最善の方法は、私たちが言及したスキルを磨き、チーム内での改善を開始することです。肩書きがなくてもリーダーになることは、キャリアをスタートさせるための素晴らしい方法であり、より高い役職に就いている人々に、あなたが責任を担う準備ができていることを証明できます。そこから、各タスクを最大限の能力で実行していること、そして、やるべきことすべてを追跡するために効果的なツールやタスクマネージャーの使用を推奨していることを確認してください。プロセスをサポートする適切なツールがあれば、間違いなくより良いプログラムマネージャーやプロジェクトマネージャーになることができます。