プロジェクトの成果物（デリバラブル）について知っておくべきことのすべて

まず、プロジェクトのすべてのプロセスは、成果物（デリバブル）と呼ばれる結果に終わります。これはプロジェクト全体の目標と全く同じである場合もあります。また、通常は大規模なプロジェクトの一部となるレポート作成である場合もあります。

別の説明の仕方をすれば、あらゆる種類のプロジェクトには何らかの入力（インプット）または出力（アウトプット）があるということです。これは、データ、リソース、あるいはその他のものなど、プロジェクトで使用しているものによって異なります。これらすべての結果として、プロジェクトから生み出されるものがプロジェクトの成果物です。

プロジェクトの成果物は、製品またはサービスのいずれかであると言えます。単純なドキュメントであることもありますが、それはプロジェクトの終結をまとめたものです。これは、プロセスのすべてが承認され、プロジェクトがあらゆる面で完了したことを示しています。

プロジェクトの成果物と製品の成果物は同じですか？

さて、これら2つの用語には明確な違いがあります。プロジェクトの成果物について言えば、それは会議の議事録を含むプロジェクトの計画とレポート作成の結果としての本来のアウトプットです。しかし、製品の成果物を説明する場合、それはハードウェア、ソフトウェア、契約書、アプリケーション、テスト結果といった製品のみを指します。

すべてのステークホルダーとプロジェクトのクライアントは、製品またはサービスの形で成果物を受け取ることを期待しています。しかし、そこには事務作業など、他にも多くのものが含まれます。このようなドキュメントは、クライアントがプロジェクトが進行しており、決定された時間に完了することを確認するための情報源となります。

これらのドキュメントには以下が含まれます：

署名済みの契約書。
経費に関するレポート。
プロジェクト計画の見積もり。
プロジェクト進捗レポート。

プロジェクトの仕様やステークホルダーの特別なニーズに応じて、プロジェクトの成果物は異なります。ほとんどの場合、プロジェクトのクライアントやステークホルダーは、プロジェクトのプロセス中に期待されるプロジェクトの終結とパフォーマンスレポートを含む成果物を求めます。

クライアントやステークホルダーの前でプロジェクトの成果物をどのように説明するか？

プロジェクトマネージャーによって作成されたレポートは、成果物として使用され、ステークホルダーやクライアントの前で提示される情報源です。ステークホルダーによって求めるものは異なり、柔軟性やカスタマイズを必要とします。これらすべてが、成果物の核心である効果的なレポート作成につながります。したがって、プロジェクトの成果物が何であるかを知っていれば、このプロセスは非常にシンプルになります。

クライアントを支援できるプロジェクト管理ツールは数多くあります。ワンクリックのレポート作成により、これらのツールはプロジェクトのデータを収集し、その変動を整理し、時間、コスト、その他の事項も考慮されます。マネージャーは、これらのドキュメントのPDF形式を使用してステークホルダーと共有することを好みます。ステークホルダーは、作業中に考慮できる他の仕様や好みを提示することもできます。

これ以外にも、レポートをフィルタリングして、クライアントがレポートで見たいデータのみを表示できる方が良いでしょう。また、リアルタイムのデータを表すドキュメントを提供するクラウドベースのソフトウェアがあることも忘れないでください。

ライブバージョンを見たいクライアントには、ライブダッシュボードを共有して、好きなように情報を得られるようにすることができます。クライアントに合わせてツールを設定し、競合他社には秘密にしておくことができます。練習に役立つ複数の種類の無料トライアルツールを使用することも可能です。

優れたプロジェクトの成果物を作成するには？

これまで、プロジェクトの成果物とは何かを学んできました。今度は、いくつかの種類のレポートを使用して、クライアントやステークホルダーのためにプロジェクトの成果物を作成する方法を学びます。これらは、分散レポート（バリアンスレポート）、進捗状況レポート、場合によってはタイムシートレポートです。

プロジェクト進捗レポートを使用することで、以下の内容を見事にまとめることができます：

1. 業務がどのように進行しているかをステークホルダーに説明する

2. どのプロジェクトメンバーがプロジェクトの最大の負荷を担っているか、そしてそれを修正するためにどのように調整できるかを示す。

3. 改善可能なすべての事項の概要を示し、プロジェクトがさらに進行するか終結に向かうにつれて、それを取り除くことができるようにする。

進捗状況レポート

進捗状況レポートは通常カスタマイズ可能です。つまり、クライアントのニーズに合わせて作成できます。あらゆる種類のデータセットやさまざまな種類の列を選択できます。これらは、特定の時点でクライアントがプロジェクトに求めている情報を取得するために使用されます。

また、作業分解構造（WBS）などの変数を使用して作成されたプロジェクトステータスの例を挙げることもできます。それらには開始予定日や固定の終了日が含まれています。この他にも、計画時間、プロジェクト完了率、全メンバーのタスク割り当て、開始日と実際の時間も含まれています。

分散レポート

分散レポートも、使用したい場合には十分に役立ちます。サマリータスクやプロジェクト完了率を追加してカスタマイズすることもでき、プロジェクトの実際の進捗状況を説明することもできます。これは予測された進捗状況と比較することも可能です。

このレポートの結果として、予測された開始日と終了日がどれであったかをクライアントに示すことができます。これに加えて、プロジェクトに費やされた予測時間と実際の時間も記載されます。その差はクライアントにとって非常に明確になるでしょう。このほか、プロジェクトの予測期間と、完了までにかかった時間の比較も結果レポートの一部となります。

タイムシートレポート

タイムシートは、プロジェクトを完了するためにメンバーが何時間を費やしたか、そしてプロセス全体がどのようであったかを説明するために作成されます。これに加えて、以下の情報も含まれています：

タスク割り当ての重要性と、それを担当したチーム。
個人の1時間あたりの単価。
リソースには、プロジェクトの時間とコストが含まれます。

タイムシートレポートでは、どの時間に誰が作業を提出しているか、どれだけの時間が費やされ、その人がどれだけの時間を要したか、正確な提出日、および残りの作業時間についても言及することができます。

また、各個人が取り組むべき仕事を管理することも可能です。複数のプロジェクトを管理している場合でも、このタイムフレームシートレポートで考慮に入れることができます。上記の各セクションで提供されているすべてのシートを使用することで、可能な限り最善の方法でプロジェクトを管理できるようになります。チームは予定通りに動き、プロジェクトは予算内に収まり、あなたやクライアントがプロジェクトに期待する範囲内にとどまるでしょう。

プロジェクト終了前に提出すべきプロジェクト成果物

多くの人は、プロジェクトの成果物はプロジェクトの終了時にのみ作成されるものだと考えています。しかし、プロジェクトのスポンサーは、プロジェクトの開始時にも成果物を必要とする場合があります。また、実行中や進行中に必要とされることも多いです。そのため、企業は最初からこの情報を維持しておく必要があります。

プロジェクトの成果物とは何かを詳しく見ていくにあたり、それらを知らない人でも概念を理解できるように、最終成果物と初期段階の成果物についても見てみましょう。

最終成果物

プロジェクトにおける作業の全範囲が最終成果物に記載されます。ただし、これらはプロジェクトの初期の取り組み、どのように構成されたか、チームによる開始時の作業、およびその期間内のプロジェクト活動のスナップショットに基づいて作成されます。

開始フェーズの成果物

プロジェクト憲章とビジネスケースは、開始フェーズの成果物の一部です。これは、プロジェクトのアウトプットを把握するのに役立ちます。

結論

以上の議論から、プロジェクトの成果物とはプロジェクト管理文書の一種であることがわかります。企業はプロジェクトの作業進捗を追跡するためにこれを保管し、クライアントやステークホルダーも同様の目的でこれを必要とします。これは、特定の時点におけるプロジェクト期間中のインプットとアウトプットのすべてを説明するものです。上記の情報が、プロジェクトの成果物とは何かを理解する上で大きな助けになると確信しています。今後は、将来のプロジェクトに適した成果物を作成することに集中できるようになるでしょう。