プロジェクトスコープ（範囲）ドキュメントのすべて

プロジェクトのスコープ定義書

まずは基本から始めましょう。プロジェクトのスコープ定義書とは何でしょうか？それは、あなたが取り組んでいるプロジェクトについて誰かが知る必要のあるすべての情報を詳細に記載した文書のことです。ここで文書と言うとき、それが短かったり1ページだけだったりすることを意味しているわけではありません。むしろ、あらゆることをすべて説明する必要があるため、かなり分厚い書類の束になることもあります。もちろん、（取り組んでいる内容にもよりますが）誰もが20ページの書類を持ち歩かなくて済むようにできるだけ簡潔にまとめるべきですが、それでも詳細さは維持する必要があります。

この文書を読めば、最終的な目標は何か、どのようにそれを達成するつもりか、成果物は何か、そして途中の主要なマイルストーンは何かを誰もが理解できるはずです。これは包括的な文書であり、少なくともチームメンバー、上司、そしてクライアントが、すべてが正しい方法で、最初に立てた計画通りに進んでいることを確認するために参照できるものであるべきです。簡単に言うと、プロジェクトのスコープ定義書には以下の内容を含める必要があります：

プロジェクトの目標
前提条件
制約事項
主要な成果物
要件
主要なマイルストーン

これらは、他の何よりも優先して集中すべき事項です。この文書に記載された目標に近づけないのであれば、他のことは重要ではありません。それでは、この文書をどのように作成すればよいのでしょうか？

なぜプロジェクトのスコープ定義書が必要なのか

なぜ自分のプロジェクトにこのような文書が必要なのか疑問に思っているかもしれません。これまでそれなしで十分にやってこれたのであれば、時間とエネルギーの無駄だと感じるかもしれません。実のところ、プロジェクトのスコープ定義書（または業務範囲記述書）は、プロジェクト全体の成功に大きな違いをもたらします。この種の文書を作成する際の最も重要な要素と、成功のために必要なことを見ていきましょう。そうすれば、すぐに取り掛かることができます。

第一に、あなたとクライアントが、現在何を行っているのか、そしてプロジェクトを成功させるために何を完了させる必要があるのかを正確に理解できるようになります。この文書を使用してプロセスの各ステップを詳しく説明し、双方が相手に何を期待しているかを明確にします。これにより、双方がプロジェクトを適切に完了させ、満足することが容易になります。最初からすべてが決定され説明されているため、不意を突かれることも、結果に失望することもありません。

次に、作成すべきすべてのタスクと成果物の道筋が得られます。これは、あなたや担当責任者が各タスクを割り当てる際に重要になります。クライアントと合意したすべての内容を確認できるため、チーム内のどのメンバーがそれらの各タスクに最適かを見極めることができます。いつの間にか、タスクを最大限の能力で遂行できる可能性がずっと高まっているはずです。さらに、より一貫性のあるタスクスケジュールと完了までのタイムラインを作成できます。

何をすべきかを正確に把握することで、それらのプロジェクトにどれだけのコストがかかるかの予算を立てることができます。また、より優れたタイムラインを作成することもできます。最終的な目標に到達するために必要な各タスクやサブタスクを詳しく検討することで、各ステップに数時間、数日、あるいは数週間かかるのかを確認できるようになります。その後、すべてのピースを合算できます。また、必要な資材や工数もすべて把握できるため、コストを算出し、クライアントの予算を考慮しながら必要なタスクを完了させることができます。

次に、プロジェクトに伴う実際の目標にメンバーを集中させる方法がわかります。この文書を使用してプロジェクトのスコープに関連するすべての詳細を提示し、全員がそれらの目標を理解していることを確認できます。これにより、全員が目標について、また自分のタスクに取り組む際に何をすべきかについて、明確な説明を得ることができます。そうすれば、誰も問題で混乱することはありません。

最後に、プロジェクトが本来あるべき当初の範囲内に収まるようにすることができます。誰かがプロジェクトに含まれていない別の側面に逸れてしまう心配はありません。この文書を迅速かつ簡単に参照して、必要な情報を得ることができるからです。プロジェクトのために行われているすべての作業はこの文書に関連付けることができ、誰も過剰な質問をする必要がなく、また会社が報酬を得られない作業（時間の損失につながる作業）を行うこともなくなります。

プロジェクトのスコープ定義書の作成

さて、このプロセスにはある程度の努力と思考が必要になります。完了しようとしているプロジェクトを深く掘り下げ、各側面について詳細な記述を作成する必要があります。この最初の段階は、それほどまとまりのあるものにはならないことを覚えておいてください。プロセスの最初のステップでは、すべてを書き留めることだけを考えます。以下の質問やセクションに沿ってメモを取り、そこから始めてください。後で洗練させることができます。

書き終えたら、ドキュメントをもう少しプロフェッショナルに見せる作業を始めましょう。このドキュメントを上司、チーム、そしてクライアントに見せることになるということを忘れないでください。誰もが内容を理解でき、変更、調整、改善、または明確化が必要な箇所を確認できるようにする必要があります。このドキュメントを通じて作業範囲をより正確に定義できれば、最終的なプロジェクトを実際に実行する際に、全員がよりスムーズに進めることができます。

知っておくべきこと

まず、このドキュメントには何を追加すべきでしょうか？ステートメントを最大限に活用するために、収集して適切に書き出す必要のあるいくつかの要素があります。

プロジェクト全体の目標

プロジェクトを作成する際には毎回、念頭に置いている目標があるはずですので、まずはそこから始めましょう。これは、おそらくプロジェクトが完了したときにクライアントがあなたに提供してほしいと言った1つ（または数点）のことです。そのため、それらの目標が何であるかを正確に表現する必要があります。次に、資金がどこから提供され、誰がその目標自体をサポートするのかを説明する必要があります。これらはすべて、プロジェクト自体に取り組んでいる間、誰でも（全員が）注意を払っておく必要がある事項です。

さて、設定された元の目標を常に把握し、自分が行う他のすべてのことがそれらの目標に適合していることを確認してください。クライアントが何かを追加したい場合や、チームのメンバーが何かを追加したい場合は、それらの目標に戻って、それがリストに含まれているか、あるいはその目標の達成に役立つかどうかを確認します。もし役立たない場合は、別の機会のために取っておくべきものです。設定した目標に到達するための特定のタスクに集中する必要があります。

プロジェクトの説明

次に、プロジェクトが完全に完了したときにクライアントに提供するものを正確に説明する必要があります。パズルの最後のピースは何ですか？販売用にデザイン・パッケージ化された2000部のプランナーを物理的な形式で納品するのかもしれません。会社のウェブサイトで放送される短い広告用の6ページのスクリプトを納品するのかもしれません。ビデオやオーディオクリップが含まれた、C++でコーディングされたクライアントのウェブサイトを作成するのかもしれません。

プロジェクト全体を通して必要な各成果物を具体的に記載するようにしてください（3週目にウェブサイトのモックアップを納品し、6週目に最終成果物を納品するなど）。全体として、このセクションではクライアントに送るさまざまなもののそれぞれを説明する必要があり、短くシンプルで理解しやすいポイントにする必要があります。そのため、成果物を見たときに、それが何を意味し、どのようにクライアントに提供するのかがすぐにわかるようにする必要があります。ですから、フォーマット、長さ、色、スタイル、またはクライアントから提供されたその他の事項を必ず指定してください。そうすることで、成果物が承認されるようになります。

承認基準

クライアントがプロジェクトを承認するために何を提供する必要がありますか？彼らは何を受け取ることを期待していますか？プロジェクトを開始する前に、クライアントが何を求めているかを正確に概説するドキュメントを作成していることを確認してください。テキストを特定のフォントにする必要がありますか？特定の形式のコードを求めていますか？特定の長さのドキュメントが必要ですか？クライアントが求めていることについて、できる限りの詳細を把握し、それを作業範囲ドキュメントに含めてください。

これらの詳細をすべて記入することで、プロセスのすべてのステップが適切に実行されるようにすることができます。最終的な成果物（または途中の成果物）がその特定の基準に適合しない場合、承認されないことを意味します。最初からすべてを明確にしておくことで、それを把握し、製品を改善して、クライアントのリクエスト通りであることを確認できます。そうすることで、最初の提出で承認される可能性が高くなります。

設けられた制限

ここでは、あなたができないことをクライアントに指定します。クライアント（およびあなた）が設定したタイムライン、利用可能な予算、およびクライアントが望む最終的な成果物を念頭に置いてください。あなたができること、できないことは何ですか？これらをクライアントに明確に示し、クライアントが何を期待できるか、そして元の範囲内で何を約束しないのかを把握できるようにします。

クライアントが特定の要件を設けたことで、あなたができることに制限が生じる場合は、必ずそれを指定してください。クライアントが特定の言語でのコーディングを希望しており、そのコーディングにさらに時間がかかることがわかっている場合は、利用可能なタイムラインと予算内で提供できるものの制限について知らせる必要があります。誤解が生じたり、後で誰かが不快な思いをしたりしないように、できるだけ早い段階でこれらすべてのことをクライアントに知らせておく必要があります。

前提事項と除外事項

プロジェクトの結果に対して行っている仮定を必ず書面で明記してください。クライアントがスライドショーを希望していても、使用するプログラムやガントチャートソフトウェアの種類を指定していない場合は、PowerPoint（または好みのスライドショー形式）を使用することを想定していると明記します。クライアントがテキストの形式やサイズを指定していない場合は、Times New Romanの12ポイントフォントを使用すると想定していることを伝えます。仮定をすぐに提示することで、後で誰も混乱したり不満を抱いたりしないようにできます（また、それらの仮定が間違っている場合は、クライアントがすぐに知らせることができます）。

次に、納品されないもの、または提供されないものについても必ず明記してください。クライアントがC++で書かれたコンテンツの代金を支払っている場合は、その言語でのみ書かれることを指定してください。物理的な製品を希望している場合は、デジタル形式は作成しないことを明記します。提供されないものの、最終的な成果物に関連すると見なされる可能性のあるものは、必要に応じてクライアントと協議できるよう、ここに明記しておく必要があります。

コストと予算

プロジェクトの具体的なマイルストーンと、それぞれのコストについて話し合ってください。これにより、クライアントのために何を行っているのか、予算がどこに使われているのかを明確にすることができます。コストが従業員の賃金にどこまで充てられ、特定の作業に対してどこで請求されているかを含め、可能な限りすべてを詳細に説明する必要があります。クライアントが支払った対価として何が得られるかを把握できるように、各コストを完了させるタスクに関連付けてください。

最終合意

作成した文書には、必要な全員が署名するようにしてください。つまり、あなた、あなたの上司（少なくとも1つ上の役職）、そしてクライアントが文書に署名する必要があります。個人事業主と仕事をしている場合を除き、クライアントの企業の少なくとも2人が署名するようにした方がよいでしょう。これにより、合意が会社の全面的な支持を得ていることが確認できるからです。これは、後で問題が発生した場合に提示できるものになります。プロジェクトに関するすべての情報が記載されたこの文書に署名したことを、クライアントに示すことができます。

常に意識しておく

作業範囲記述書をチームの誰もが確認できる場所に置いてください。これにより、彼らはあなたが何を約束し、何を約束していないかを確認できます。そうすれば、あるタスクが自分のタスクに付随すると想定した場合に、それが成果物や仮定に含まれているか、あるいは除外事項に含まれているかを確認できます。いずれにせよ、報酬が支払われない作業や、クライアントが要求していない作業を誰も行うべきではありません。

作業範囲の細分化

チームのために物事を整理する際には、作業範囲記述書をさらに細分化することをお勧めします。クライアントにタスクを説明するのと同様に、チームに対してはさらに詳しく説明し、何を行うのか、誰が各タスクに責任を持つのか、いつまでに完了させる必要があるのかを理解させる必要があります。まず、この文書を、必要とする全員がアクセスできる場所（ガントチャート内など）に置き、細分化を開始します。

完了させる必要のある個別のタスクを作成し、各人が途中で何が起こる必要があるかを把握できるようにします。また、タスクにかかる時間（またはかかるべき時間）や、必要に応じてその予算を指定することもできます。期待値を設定することは重要であり、各タスクを個人またはチームに割り当てて完了させることも重要であることを忘れないでください。全員が自分の役割を理解し、取り組んでいるタスクについてお互いにコミュニケーションをとれるようにする必要があります。

チームメンバーに、文書内でコメント、質問、懸念事項を投稿するように促し、全員が見られるようにします。これは、プロジェクト範囲文書用に作成したガントチャートで直接行うこともできます。そうすれば、誰が何を言っているのかを全員が確認できます。また、質問や懸念事項に迅速に対応し、作業範囲やクライアントに提供する最終成果物に変更があった場合に、関係者全員がそれを把握できるようになります。チームの他のメンバーとの絶え間ないコミュニケーションを推奨してください。

納品するもの

最終的に、作業範囲文書には多大な時間と労力がかかります。本格的に取り組む必要がありますし、上司やクライアントと一緒に検討する時間も設ける必要があります。上司とクライアントに文書を渡した後、それを確認するための会議を少なくとも1回スケジュールしてください。郵送または電子メールで送信し、各自で文書を確認するための期間を1週間ほど設けます。文書を送信する際に、いつまでに評価を終える必要があるか分かるよう、会議のスケジュールを立ててください。

会議の時間になったら、両方の当事者（または希望に応じで1人ずつ）と同席し、文書の内容を確認します。これにより、何を約束し、何を約束していないかを全員が確実に理解するための時間が得られます。また、計画の実行を開始する前に、必要な変更を行うことができます。作業を開始する前に、全員が計画に同意し、全員が承認したことを確認する必要があります。これらすべてを行えば、最終的な成果物に対する準備がより整うことになります。