プロジェクト・ステークホルダー – すべての始まり
プロジェクトを運営する際、さらに深く関与している人々や、他の人よりも責任が重い人々がいることをご存知でしょう。プロジェクトで起こることに実際に利害関係を持つ人々がいることもわかっているはずです。そして、それこそがプロジェクト・ステークホルダーなのです。
彼らが誰であり、何をするのかをもう少し詳しく見てみましょう。そして、成功を確実にするために、なぜ彼らをプロジェクトに含める必要があるのかについても説明します。結局のところ、ビジネスのために可能な限りのことを確実に行いたいと考えているはずですから。
プロジェクトのステークホルダー
まず、プロジェクトのステークホルダーとは、何らかの形でプロジェクトに関わっている人々のことです。ステークホルダーというと、何かに金銭的な投資をしている人を思い浮かべるかもしれません。しかし、プロジェクト管理においては、実際にはそうではありません。代わりに、ステークホルダーとは社内の各部門、クライアント、プロジェクトの実行を支援するチームなどのことを指します。彼らは、現在の状況からプロジェクトの完了まで、あなたをサポートする責任を負っている人々です。
ステークホルダーの実際の定義を見ると、それはプロジェクトに積極的に関与している人のことです。それは個人である場合もあれば、組織全体である場合もあります。そして、問題の人物や組織が、プロジェクトの完了方法や完了するかどうかに影響を受けることを意味します。そのため、彼らは（通常は）金銭的な出資はしていませんが、何かがうまくいかなかった場合には失うものがあります。逆に、物事がうまくいけば得られるものがあります。彼らはプロジェクト全体に利害関係を持っているのです。
さて、ステークホルダーの中には、非常に明らかな人もいれば、少し分かりにくい人もいることに注意してください。それだけでなく、他の人よりもプロジェクトに大きな利害関係を持っている人もいます。プロジェクトにおいて重要な役割を担っていても、意思決定においては小さな役割しか持たない人もいるかもしれません。あるいは、プロジェクトでの役割は小さいものの、意思決定において大きな役割を担っている人もいるでしょう。これらの人々が誰であり、チーム全体に対してどのような責任を負っているのかを把握しておく必要があります。そうすることで、全員をタスクに集中させ、あるべき場所に留めておくことができます。
ステークホルダーの種類
取り組んでいるあらゆるプロジェクトにおいて、実際には2つの異なるタイプのステークホルダーを考えることができます。1つ目は内部ステークホルダーで、もう1つは外部ステークホルダーです。これらは非常に重要な人々であることを忘れないでください。どちらのタイプのステークホルダーであっても、それぞれに注意を払い、彼らが何を必要としているのか、そしてそれをどのように達成するかを理解する必要があります。また、物事をスムーズに進めるために、彼らがチームの他のメンバーとどのように関わっているかを考える必要もあります。
内部ステークホルダーとは、ビジネスの内部にいる人々のことです。これらは、プロジェクトであなたと一緒に働いているチームメンバーです。また、プロジェクトを確実に完了させる責任を負っている人々でもあります。つまり、プロジェクトマネージャー、組織のマネージャーやリーダー、役員などです。基本的に、ビジネス内にいてプロジェクト全体に何らかの利害関係を持つ人は、内部ステークホルダーと見なされます。これらの人々は、協力して作業を進め、このプロセスから必要な利益を確実に得られるようにするのが最も容易なはずです。
外部ステークホルダーとは、組織の外部にいるものの、起きていることに利害関係を持っている人々のことです。これらは、顧客や投資家です。また、支払いを待っているサプライヤーや、製品やサービスを利用している人々である場合もあります。彼らは、内部ステークホルダーとその行動によって影響を受ける人々です。また、製品やサービスを購入または利用してくれる人々や、あなたやあなたの提供するものに投資してくれる人々が必要であるため、ビジネスを成長させ続けることを可能にしてくれる人々でもあります。
あなたがすべきこと
あなたがプロジェクトマネージャーであれば、プロジェクトのために物事が正しく行われているかを確認するのがあなたの仕事です。それには、すべてのステークホルダーがプロセス全体を通じて何が起きているかを知っているようにすることも含まれます。彼らは十分な情報を与えられ、（想定されている範囲で）取り組んでいるプロジェクトに関与する必要があります。彼らは起きていることすべてに賛同し、何をいつ行うべきかを知っておく必要があります。しかし、彼らが満足していることも重要ですので、その過程でステークホルダーを満足させ続けるよう努めてください。
ステークホルダー分析の実施
ステークホルダーが誰であるかがわかったら、ステークホルダー分析のプロセスを進めることができます。これにより、誰が関与しており、どのように関与しているのかをより深く理解することができます。これは間違いなく重要なステップであり、チーム全体がすべての段階で同じ認識を持てるようにするためのものです。では、完全なステークホルダー分析をどのように実施すればよいのでしょうか？今から詳しく見ていきましょう。
1. ステークホルダーを把握する
最初にすべきことは、ビジネスにおいてステークホルダーと見なされるすべての異なる人々のリストを作成することです。内部ステークホルダーと外部ステークホルダーがいることを忘れないでください。また、プロセスの最後までステークホルダーが存在することも覚えておいてください。プロジェクトの最後まで備品を届けない人であっても、その人は依然としてステークホルダーと見なされるため、リストに加えることが重要です。誰かを見落としたり、プロジェクトに与える可能性のある影響を理解し損ねたりしたくないものです。そうしないと、後で混乱を招く可能性があるからです。
2. 優先順位を設定する
抽出したステークホルダーの中で、誰が最も重要でしょうか？プロジェクトの結果に対して最も重要な人から、それほど重要ではない人まで、何らかの順序で並べてください。最も重要、あるいは高く評価されている意思決定者をリストの最上位に置くべきです。プロジェクトに対して責任はあるものの、大きな意思決定者ではない人々はリストの下の方になります。彼らはプロジェクトでそれほど大きな役割を果たすわけではありませんが、それでも重要であり、含める必要があります。
3. 彼らのニーズを把握する
ステークホルダーが誰であるかだけでなく、彼らがこのプロジェクトに何を期待しているかを完全に理解する必要があります。彼らはプロジェクトに関する目標や基準を設定していますか？それらはあなたのものと似ていますか、それとも異なりますか？彼らはどのような質問、懸念、あるいは期待を抱いていますか？この投資に関して、あなたと各ステークホルダーが求めているものや必要なものについて、どのように認識を一致させることができるでしょうか？
まず最初に行うべきことは、各ステークホルダーと話をすることです。プロジェクトを円滑に進めるために、これらすべて、あるいはそれ以上のことを知る必要があります。すべてのステークホルダーがプロジェクトに対して同じ関心や期待を持っているわけではないことを忘れないでください。プロジェクトマネージャーとしてのあなたの仕事は、期待を管理し、全員が同じ目標に向かって取り組んでいることを確認することです。あなたがどのような結果を得ようとしているのかを彼らに理解させ、その結果に向けて協力してもらえるようにする必要があります。
4. チームを管理する
これらすべてを終えた後も、チームを管理する方法を知っておく必要があります。ビジネスやプロジェクトのあらゆる段階で何を行う必要があるかを理解しなければなりません。ステークホルダーを満足させ、彼らの意見を参考にしたい一方で、全体として正しい決断を下しているかを確認する必要もあります。時には、チームの他のメンバーを無視したり、全員に不評な決断を下したりすることを意味する場合もあります。プロジェクトマネージャーとして、たとえ不評であっても正しい決断を下さなければなりません。
5. 責任を書き出す
チームをあるべき姿で真に管理するためには、全員の責任を書き出すのが良い方法です。これにより、誰がいつ何をすべきかを知ることができます。また、チームや関係者全員に対して、あなたが真剣に取り組んでおり、仕事を完遂できる人材を求めていることを示すことにもなります。言うまでもなく、これにより各個人が自分の責任を把握できるため、誰が何に責任を負っているかについて混乱が生じることもありません。
ルーチンワークに没頭して、本来自分の仕事であるべきことを見落としてしまうのは非常に簡単です。一人ひとりの責任をすべて書き出すことで、自分に与えられた課題を把握しやすくなります。リストに優先順位を付けて、どのタスクを最優先で行うべきか、あるいはどのタスクに最も注意と細部への配慮が必要かを知らせることもできます。そこから、完了させる責任のある残りの小さなタスクをリストアップし、状況を把握し続けることができます。
6. コミュニケーションを維持する
ステークホルダーとの連携に関しては、「一度きり」のアプローチは通用しません。つまり、一度会っただけで別の方向へ進み、すべてがうまくいくと思い込むことはできないのです。そうではなく、彼らと協力し、定期的に交流できる時間をスケジュールして、彼らがタスクを順調に進めているか（そして彼らもあなたがタスクを順調に進めているか）を確認するようにしてください。チームと定期的に交流することで、問題が大きくなる前に発見することができます。
プロジェクトの規模に関わらず、コミュニケーション不足は大きな問題に発展しがちです。一緒に仕事を完遂すると信頼している人々と話をしていなければ、どうやって物事を実際に達成できるでしょうか？そうではなく、定期的にそれらの人々と話し、全員の認識が一致していることを確認してください。そうすることで、仕事をより早く終わらせることができ、プロジェクト管理システムにも確実に沿って進めることができるようになります。
プロジェクト管理システムの選択
あらゆる種類のプロジェクト管理システムを開始する準備をする際には、あなたを助けてくれるプログラムが必要です。Instaganttは、あなたとチーム全体がタスクを維持するのに役立つガントチャートを提供しています。このサービスは、スケジュール、タスク、期限などを設定するために必要なすべてのチャートとタイムラインを提供します。これは、ステークホルダーのために最善の結果を出す際に重要であり、あなたが絶対に関心を持つべきことです。
ステークホルダーがいないということは、一人で進めているということであり、特にスタートアップにとっては決して良い考えではありません。ですから、まったく新しいプロジェクト管理手法を試すことに興味を持ってくれる人（または数人）を探してみてください。