5なぜ分析ツールとは？知っておくべきことのすべて

「なぜなぜ分析（5 Whys）」ツールについて学ぶ際、その利点や問題箇所を特定するための重要な構成要素を知ることになります。問題の根本原因がわかれば、効率的に解決策を探ることができます。理由を知らずに問題を解決しようとするのは、何も見えない真っ暗な深海で何かを標的にするようなものです。そのため、解決策を求める前に、目標達成を妨げている問題の原因を探しましょう。

なぜなぜ分析（5 Whys）とは何ですか？

なぜなぜ分析ツールとは何でしょうか？それは、進路にある障害やその他の気を散らすものを把握することで、道を見つける手助けをしてくれる灯台のようなものです。gantt chart （ガントチャート）で作業しているときは、自分自身やチームメンバーに属するさまざまなタスクを扱っています。

なぜなぜ分析を使用すると、チームを編成し、彼らを導き、問題を追跡するためのプロセスを探し、解決策を見つけるための戦略を定義することができます。別の問題に直面しており、長い間その解決策を探していると感じるなら、なぜなぜ分析ツールとは何か、そしてそれがどのように問題解決に役立つかを学ぶ別の方法を探すべきです。

問題に対処するのは簡単ではありませんが、なぜなぜ分析ツールが何であるかを学び、使い始めれば、原因がわかるため道が開けます。なぜなぜ分析ツールは、なぜこの問題が起きたのかという質問を繰り返すことであり、それは問題が解消されるのを妨げている根本原因を突き止めようとすることを意味します。

なぜなぜ分析ツールをいつ使う必要がありますか？

なぜなぜ分析ツールをいつ学び、最高の結果を出すためにどう使うべきか考えていますか？成功への大きな障害となっている問題の根本原因を追跡するために、なぜなぜ分析ツールを使用する必要がある場面について、イメージを持っておく必要があります。以下のような場面に直面していると思われる場合は、なぜなぜ分析ツールについて知ることを検討すべきです。

複雑な問題に直面しているとき

プロジェクトの次の工程に進むことを妨げる複雑な問題に直面しており、多大な努力を払っても解決できない場合は、なぜなぜ分析を検討すべきです。問題を解消しようとしても、問題が複雑すぎてうまくいかないことがあります。そのような複雑な問題に対して、なぜなぜ分析は問題の背後にあるあらゆる原因を追跡するのに役立ちます。

チームがモチベーションを求めているとき

通常、プロジェクトに取り組む際にはチームを巻き込みます。特に商業的に大きなプロジェクトの場合はそうです。巨大なチームが必要ですが、単にチームを雇うだけでプロジェクトを完了できると思いますか？いいえ、すべてのチームメンバーが作業中の問題追跡に長けているわけではありませんが、問題の種類を見極め、時間内に解決することが不可欠です。ですから、チームメンバーが自立して動けるようにモチベーションを高めたいのであれば、なぜなぜ分析ツールについて教え、問題に対処する準備をさせるべきです。

単純な問題の根本原因を見つけるため

多くの場合、ちょっとした不注意やスマートな作業スタイルの欠如により、解決策が見つからないことがあります。解決策を直接探すのではなく、問題の内部をスマートに観察する必要があります。どうすればこれらの原因を探ることができるでしょうか？

はい、自分自身やチームにいくつかの質問を投げかけてブレインストーミングを行うだけで、単純な問題の原因も追跡できます。質問は、「なぜ目標を達成できなかったのか？」「なぜ時間通りに到着できなかったのか？」「なぜ製品が基準に達していないのか？」といった「なぜ（Why）」に属するものである必要があります。このブレインストーミングの後、複数の単純な問題の根本原因がきっと見つかるはずです。

不適切なプロセスを特定するため

目的地に到達するための適切なプロセスを探しているとき、なぜなぜ分析ツールを使用できます。このツールは、プロセスの中で不適切で、実際の進路からあなたを逸らしている部分を特定するのに役立ちます。なぜなぜ分析は、その誤ったポイントを見つける手助けをし、最終的な目的地に到達することを可能にします。

なぜなぜ分析を完了するためのステップ

なぜなぜ分析ツールとは何か、そしてその使い方を探しているなら、なぜなぜ分析を完了するためのガイドステップも必要になるでしょう。以下のステップは、あらゆるプロジェクトにおいてあなたの立ち位置を明確にするのに段階的に役立ちます。

チームを構築する

まず第一に、さまざまなタスクの完了を支援してくれるチームが必要です。リーダーシップの習慣を調べれば、相乗効果とチームで働くことの重要性がわかるでしょう。この現象によれば、「1+1=3」となります。つまり、2つの頭脳が協力しながら同じ問題に取り組めば、2つ以上の解決策がもたらされるということです。

チームを構築する際は、関連するタスクを割り当てられるよう、チームメンバーの専門知識を考慮する必要があります。チームメンバーを分類し、そのうちの1人をマスターまたはリーダーとして指名します。チームのリーダーはチームのタスクを追跡します。チームリーダーはチームメンバーをタスクに集中させ、必要となる可能性のあるすべてのリソースを提供できるよう支援します。

問題を定義する

専門家チームを選んだら、観察や分析レポートを通じて問題を確認する必要があります。大きなプロジェクトに取り組むときは常に、1つ以上のチームで作業することになります。チームワークにおいては、コミュニケーション不足やその他の多くの理由により、問題が発生する可能性が十分にあります。

例えば、チームAとチームBという2つのチームがプロジェクトで協力しており、チームAが期待された結果を出していないと仮定しましょう。

これはプロジェクトの完了にとって憂慮すべき事態であり、プロジェクトが破綻する前に適時対処する必要があります。物事を予定通りに進めるためには、チームAが遅れをとり、スムーズに進めない原因となっている問題を探る必要があります。したがって、2番目に重要なステップは、チームが目標を達成するのを妨げている問題を定義することです。

次に、問題の「なぜなぜ5回（5 Whys）」を探します。

チームを逸脱させ、後れを取らせている問題を定義したら、次に「なぜなぜ5回」を探す必要があります。「なぜなぜ5回」は、問題の根本原因を突き止めるのに役立ちます。具体的には、基本的で分かりやすい質問となる「なぜ」という問いを少なくとも5つ作成します。まず最初の「なぜ」で、なぜそれが起きたのかを問い、次の「なぜ」へと進んでいきます。

いつ止めるべきかを知る。

時には、「なぜなぜ5回」を問い始める際、その問いの適切な終着点を知っておく必要があります。そのため、このステップでは「なぜ」という質問に対してより意識的になる必要があります。「なぜ」を書き出すことは、問題の根本原因を明らかにする困難かつ最も重要な作業です。問題の根本原因を明らかにする「なぜ」に到達したと感じたら、そこで止めるべきです。根本原因に達していないと思われる場合は、正確な原因を探り当てるまで継続することも可能です。

「なぜ」を解決するための行動を起こす。

停止点に達したことで、問題の根本原因が分かりました。これらの原因を整理し、重要度に応じて分類する必要があります。分類後、それぞれの原因に対して特別な戦略を立て、一つずつ対処していきます。

監視を続ける

すべての「なぜ」を検討し、問題の根本原因に対処する間、チームメンバーの各ステップを注視し、結論を出し続ける必要があります。

「なぜなぜ5回」の利点は？

「なぜなぜ5回」は、次のような様々な方法でプロジェクトマネージャーを助けます。

·   問題の根本原因を追跡するのを支援します。

·   拙速で誤った決定による時間の浪費を避けるのに役立ちます

·   シンプルで簡単なので、誰でも使うことができます

「なぜなぜ5回」の使用中に見られる制限事項は何ですか？

「なぜなぜ5回」が問題の原因を追跡するための優れたツールであることは疑いようもありませんが、いくつかの制限もあります。

·   簡単ですが、誰でも流暢に使いこなせるわけではありません。その人物は、「なぜなぜ5回」ツールとは何か、そしてそれを効果的に実行する方法を知っている必要があります。

·   プロジェクトのステップについて十分な知識がない場合、問題の原因を明らかにすることはできません。

まとめ

「なぜなぜ5回」ツールの真の核心を理解し、このツールを最大限に活用するには、学習しながらあらゆる側面を検討する必要があります。