Wie man Projekte priorisiert. Der ultimative Leitfaden

Sie benötigen eine starke Kommunikation mit den Kunden oder Organisationen, mit denen Sie zusammenarbeiten. Zweitens müssen Sie wissen, mit welcher Art von Projekt Sie es zu tun haben, und über alle Details sowie den früheren Arbeitsstil der Organisation verfügen, dem sie zu folgen pflegte.

Schritte, um Projekte besser zu priorisieren:

Sie müssen die unten aufgeführten Schritte befolgen.

1. Geschäftsziele identifizieren

Um zu entscheiden, wie Projekte priorisiert werden sollen, müssen Sie die Ziele des Unternehmens und die Strategien durchgehen, die das Unternehmen verfolgt, um sein Ziel zu erreichen.

Wenn Sie sich über die Ziele des Unternehmens auf dem Laufenden halten, können Sie die Projektziele besser festlegen und die Erwartungen erfüllen. Wenn Sie ein klares Geschäftsziel haben, können Sie entscheiden, welche Aufgabe ganz oben auf der Liste Ihrer Prioritäten für das Geschäftsprojekt steht.

Ohne die Untersuchung der vergangenen und gegenwärtigen Strategien der Organisation, mit der Sie zusammenarbeiten, ist es fast unmöglich, ihre Ziele und das Leitbild dieser Organisation zu kennen.

Bedeutung von Zielen:

Die Ziele eines Unternehmens sollten sehr klar und spezifisch sein, damit der Fortschritt zur Erreichung des Erfolgs gemessen und spezifische Visionen festgelegt werden können.
Ziele definieren das Leitbild einer Organisation und helfen dabei, die Leistung ihrer Mitarbeiter zu analysieren, ob sie deren Mission unterstützt oder nicht.
Arten von Zielen/Missionen:

Es gibt zwei Arten von Zielen eines Unternehmens:

Offizielle Ziele

Dies sind die Leitbilder eines Unternehmens oder einer Organisation. Es handelt sich um langfristige Ziele, die darauf ausgerichtet sind, den Ruf und das öffentliche Image einer Organisation zu fördern.

Operative Ziele

Dies sind vorübergehende Ziele, die in der Regel nur während eines Geschäftsprojekts entwickelt werden.

2. Erstellen Sie eine To-Do-Liste

Bevor Sie mit einem Projekt beginnen, müssen Sie eine To-Do-Liste erstellen, die alle möglichen Aufgaben enthält, die für den Abschluss eines Projekts erforderlich sind. Sie ist die Basis Ihrer Arbeit, die Ihnen die richtige Richtung vorgibt, um Ihre angehäufte Arbeit rechtzeitig zu bewältigen.

In der Regel werden To-Do-Listen vor Beginn eines Projekts erstellt. To-Do-Listen helfen Ihnen dabei, den Weg zur Priorisierung von Projekten zu finden. Es können zwei Arten von To-Do-Listen erstellt werden:

Team-To-Do-Liste

Diese Liste wird zu Beginn eines Projekts erstellt und vom gesamten Team abgestimmt.

Persönliche To-Do-Liste

Jedes Teammitglied erstellt seine/ihre eigene To-Do-Liste, um das Ziel zu erreichen.

Bedeutung von To-Do-Listen:

To-Do-Listen sind in folgender Hinsicht wichtig:

To-Do-Listen helfen Ihnen, mit einem Berg von Arbeit umzugehen und Projekte zu priorisieren.
To-Do-Listen helfen Ihnen als Teamleiter bei der Entscheidung, welche Aufgabe Sie welchem Mitglied mit einer Deadline zuweisen.
Diese Listen machen Sie auch unabhängig; Sie müssen andere Personen nicht fragen, was als Nächstes zu tun ist. Sie haben Ihre eigenen Pläne, um Ihre eigene Führungspersönlichkeit zu sein.

3. Kategorisieren Sie Ihre Ziele (Big Rocks)

Die Kategorisierung hilft Ihnen dabei, Projekte zu priorisieren. Durch das Kategorisieren der Arbeit können Sie das Wichtigste zuerst erledigen. Aus einem Haufen überlasteter Arbeit müssen Sie Ihre "Big Rocks" (großen Steine) herausfiltern, die für die wichtigsten Ziele stehen, die Sie ohne Zeitverlust effektiv abschließen müssen.

Indem wir die Aufgaben oder Ereignisse organisieren, die wir nacheinander angehen, können Sie Ihre Aufgaben in vier Hauptkategorien priorisieren:

Wichtige und dringende Arbeit

Diese Aufgaben stehen an erster Stelle der Liste. Diese Aufgaben sind am wichtigsten und müssen erledigt werden. Kritisches Denken kann bei der Strategieentwicklung zu Stress führen, aber Sie müssen proaktiv sein und Wege finden, um die Probleme anzugehen, mit denen Sie während der Erledigung dieser Aufgaben konfrontiert sind.

Sie können diese Ziele leicht erreichen, indem Sie über den Tellerrand hinausschauen und Ihre Gedanken in aller Ruhe erweitern.

Wichtige, aber nicht dringende Arbeit

Diese Art von Arbeit ist wichtig, aber nicht dringend. Sie müssen also nicht unbedingt den Zeitplan einhalten. Um Ihre Zeit mit dieser Arbeit zu verbringen, beziehen Sie einfach Ihre Vision und Ihre Mission mit ein und konzentrieren sich auf die Dinge, die Sie ohne Zeitdruck kontrollieren können.

Nicht wichtige, aber dringende Arbeit

Diese Kategorie umfasst dringende, aber nicht wichtige Arbeiten wie dringende Besprechungen mit Kunden, nur um die Kommunikationslücke zu schließen oder eine Diskussion zu führen. Man kann sagen, dass diese Kategorie zum Krisenmanagement gehört.

Weder wichtige noch dringende Arbeit

Diese Kategorie umfasst Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die keinen direkten Wert haben, die wir aber erledigen müssen, um unsere wichtigen Ziele zu erreichen, wie z. B. das Surfen im Internet und die Nutzung sozialer Medien, nur um den Trend zu prüfen oder zu sehen, wie andere ihre Projekte umsetzen.

Dies ist gut für unsere Teammanagement-Fähigkeiten. Wir werden in der Lage sein, neue Dinge zu lernen und unsere Fähigkeiten zu verbessern. Offensichtlich sollten wir kleine Dinge im Zusammenhang mit unserer Arbeitsverantwortung nicht ignorieren, da diese Einstellung uns helfen wird, selbst die größeren und wichtigeren Herausforderungen unter allen Umständen zu bewältigen.

4. Erstellen Sie ein Gantt-Diagramm

Ein Gantt-Diagramm definiert gut, wie man Projekte priorisiert, da es die Liste der wichtigen Aufgaben enthält, die man bis zum Abschluss eines Projekts oft wiederholen muss, z. B. wenn man Bauingenieur ist und ein Projekt durchführt, bei dem man die Baustelle mehrmals im Monat wiederholt besuchen muss.

Durch die Verwendung des Gantt-Diagramms können Sie also Ihren Besuchstermin planen und festlegen, wie oft Sie die Baustelle pro Woche oder Monat besuchen werden.

Ein Gantt-Diagramm ist ein horizontaler Balken, der Ihnen den Zeitplan und den Status anzeigt. Es ist nützlich, um zu analysieren, wie lange ein Projekt dauert und welche Art von Werkzeugen für seine Durchführung erforderlich sind.

Erstellung eines Gantt-Diagramms

Er kann mit Google Sheets oder Excel erstellt werden oder unter Verwendung von „kollaborativer Projektmanagement-Software“ aufgebaut werden, aber es hängt von den eigenen Bedürfnissen ab, die besten Funktionen auszuwählen.

Manifestation im Projektmanagement

Das Gantt-Diagramm hilft bei der Herangehensweise an die Projektplanung. Um erfolgreiche Projekte zu entwickeln, benötigt man sowohl Zusammenarbeit als auch Kommunikation, was durch eine optimierte Kommunikation ermöglicht wird, die Ihren Projektplan zentralisiert.

Wie Sie Ihre Projekte bereinigen

Das Einladen Ihres gesamten Teams zum Projekt ermöglicht es jeder Person, das Diagramm nach der Aufgabe zu filtern, der sie zugewiesen ist, was es ihnen erleichtert, ihre Zeit zu priorisieren.

Durch das Teilen mit Ihren Kunden kann die Notwendigkeit für ständiges Feedback minimiert werden und es ermöglicht Ihnen, kontinuierlich ohne logistische Probleme zu arbeiten.

5. Lernen Sie, Nein zu neuen Projekten zu sagen

Wenn Sie an einem wichtigen Projekt mit einem riesigen Arbeitsaufkommen arbeiten und Ihr Kunde oder Chef Ihnen ein weiteres Projekt zuweist, das nicht effizient erledigt werden kann, ist es besser, Nein zum neuen Projekt zu sagen.

Es ist eine Frage der Karriere; wenn Sie unvollständige oder qualitativ minderwertige Arbeit abliefern, kann dies Ihre zukünftige Karriere beeinträchtigen. Wenn Sie nicht ganz klar Nein sagen wollen, nehmen Sie sich Zeit für ein Brainstorming mit den neuen Ideen, die der Kunde einbringt.

Nachdem Sie dem Kunden bezüglich des neuen Projekts zugehört haben, seien Sie höflich und verwenden Sie geeignete Worte, um den Beginn der neuen Arbeit aufgrund Ihrer geschäftigen Routine abzulehnen. Sie müssen den neuen Kunden davon überzeugen, dass sein neues Projekt eine angemessene Zeit für die Bearbeitung benötigt und Sie dazu aufgrund Ihres vollen Terminkalenders nicht in der Lage sein werden.

6. Fristen einhalten

Deadlines werden gesetzt, um Sie daran zu erinnern, dass Sie an einem Projekt arbeiten müssen und wann. Fristen sind der Schlüssel dazu, selbst die Verantwortung zu übernehmen, um die Arbeit in begrenzter Zeit mit Genauigkeit abzuschließen.

Fristenmanagement:

Normalerweise unterschätzen Menschen, wie lange die Fertigstellung eines Projekts dauert, und stimmen ihm zu, ohne dies zu berücksichtigen. Sie können Fristen auf folgende Weise verwalten:

Zunächst müssen Sie verstehen, für welche Art von Projekt Sie eingestellt wurden und welche Anforderungen für dessen Abschluss bestehen. Wenn Ihre Frist für eine komplizierte Aufgabe gilt, lassen Sie es die Person wissen, die Ihnen die Aufgabe zugewiesen hat.
Zweitens müssen Sie die richtigen Ressourcen wie Team, Werkzeuge, Schulung, Material und auch genügend Zeit erhalten.
Obwohl Sie hart arbeiten und Ihr Projekt nach dem Abgabetermin abschließen, geraten Sie nicht in Panik und unternehmen Sie alle Anstrengungen, um den Schaden zu begrenzen. In einer solchen Situation ist es besser, mit dem Kunden zu kommunizieren, nach einer neuen Frist zu fragen und diese beim nächsten Mal durch Einhaltung dieser Frist zu fixieren.

Fazit

Wenn Sie all die oben genannten Schritte im Hinterkopf behalten, können Sie lernen, wie Sie Projekte sicher priorisieren. Für einen Projektmanager sind diese Daten hilfreich, wenn es darum geht, das Wichtigste zuerst zu tun, Daten zu organisieren, Fristen einzuhalten und die wichtigen Aufgaben in wöchentlichen und monatlichen Wiederholungen zu planen.

Sie müssen konsequent alle oben genannten Schritte befolgen, denn wenn Sie nicht immer bei der Sache sind, können Sie die Dinge durcheinander bringen.