プロジェクトの計画方法：素晴らしいプロジェクト計画書を作成するための10のステップ
プロジェクトの作成と実行は、ビジネスにおいて極めて重要なステップです。これら2つができなければ、クライアントを獲得することは難しくなるからです。では、どうすればよいでしょうか？まず最初にすべきことは、毎回必ず成功を収めるためのプロジェクト計画の作成方法を学ぶことです。しかし、プロジェクト計画は、取り組んでいるプロジェクトと同じくらい多種多様です。では、毎回素晴らしいものを作成するにはどうすればよいでしょうか？そのためには、素晴らしいプロジェクト計画書を作成するためのこれら10のステップに従う必要があります。
プロジェクトプランとは？
先に進む前に、プロジェクトプランとは何かをもう少し詳しく見てみましょう。プロジェクトプランとは、現在の状況から、クライアントから提示された最終目標と期限に到達するために、あなたが実行しようとしているステップ・バイ・ステップのプロセスです。プランを立てることで、目標達成のために必要なすべてのことを把握でき、チームの他のメンバー（一人では決して成し遂げられないため）も、自分が何をすべきかを理解できるようになります。チームメンバーと協力してプランを作成すればするほど、より良いものになります。
プロジェクトプランを開始する際には、チームが進むべき場所に到達するために達成が必要な、さまざまなタスクやサブタスクを整理することになります。プランとは一つのプロセスです。それは旅行の準備をしていて、道順をプリントアウトする（あるいはスマホにダウンロードする）ようなものです。その道順には、地点A（現在地）から地点B（目的地）へ行くために必要な情報がすべて記載されています。ビジネスにおけるタスクを達成しようとする場合も、それと同じです。
なぜプロジェクトプランが必要なのか
しかし、プロジェクトプランが何であるかを知っていたとしても、なぜそれが重要なのでしょうか？プロジェクトプランを持つことで、何が得られるのでしょうか？実のところ、得られるものはたくさんあります。最も重要なのは、成功の可能性が高まることです。達成したいことを書き出し、そこに到達するためのステップを明確にすることで、プロセス全体が脳に定着し、地点Aから地点Bへ到達するための各ステップを確実に実行できるようになります。それが最も重要な側面です。
また、プロセス自体も簡単になります。あなたやチームの他のメンバーが担当する各ステップを書き出すことで、全員が何が残っているのか、何が完了したのかなどを確認しやすくなります。進捗状況や、どこで遅れているかを確認できます。また、予定通りに進んでいるか、改善するために何をすべきかを確認することも可能です。プロジェクトプランは、チームの全員が共通認識を持つことを確実にします。これはプロセスにおいて極めて重要な部分です。
最後に、プロジェクトプランは、クライアントが期待通りのものを確実に受け取れるようにします。プランがあれば、タスクや割り当てを常に把握できます。マイルストーンを期日通りに完了させ、クライアントが要求した成果物を提供できます。これらすべてによって、クライアントの満足度を維持しやすくなり、ビジネスを継続させ、すべての顧客に優れたサービスを提供し続けることが容易になります。計画を綿密に立てれば立てるほど、あなたのパフォーマンスは向上します。それこそが、クライアントや潜在的なクライアントが求めていることなのです。
プロジェクトプラン作成のステップ
プロジェクトプランを軌道に乗せるために従うべき重要なステップがいくつかあります。ここでは、プランを確実に成功させるための最も重要な10のステップと、その内容について見ていきましょう。そうすることで、チームがすべてのプロジェクトを適切に実行し、クライアントに結果を満足してもらえるようになります。プランを作成するための10のステップというのは、それほど多くは感じられませんよね？すぐに終わらせることができるはずです。
素晴らしいプロジェクトプランを作成するためのステップを見ていきましょう。
1. プランのスコープを把握する
プランのスコープ（範囲）とは、まさに達成しようとしている内容のことです。到達すべき最終目標は何でしょうか？おそらく、これは上司やチームリーダー、あるいはクライアントによって定義されるでしょう。しかし、どこを目指しているのかが分からなければ、そこに到達することはできません。そしてプランは、何を達成しようとしているのか、どのようにそこに到達するのかを全員に正確に説明できるものである必要があります。まずは目標から始めましょう。そこから、その目標に到達するために必要な各ステップの作成を開始できます。
プランのスコープを設定し、すべてを配置する準備をする際には、プロジェクトで何が起きているのかをしっかりと把握しておく必要があります。何を行う必要があるのか、プロジェクトの各側面が何を伴うのかについて、詳細をある程度知っておくべきです。しかし、このプロセスの次のいくつかのステップを進めていくうちに、さらに多くのことが分かってくるでしょう。結局のところ、そのプランを成功させるために必要なことすべてについてお話しするのですから。
2. リサーチを行う
次に、リサーチを行う必要があります。最初から必要なことをすべて教えてもらえると思わないでください。上司やチームリーダー、あるいはクライアントが最初からすべてを知っているとも限りません。プランニングのプロセスを深める前に、すべての事実を確認しておく必要があります。それは、ここでステップ2およびステップ3と呼ぶものから始まります。ですから、まずはリサーチに集中し、すでに提供されている情報から可能な限りのことを調べ上げてください。
必要な情報の多くは、このプロジェクトを任せた人物から渡された書類やドキュメントに含まれていることを覚えておいてください。その人物がすべてのドキュメントを読んでいるとは限りませんが、それらの書類はプロジェクトを構築するためのより強固な基盤を作るのに役立ち、ステップ3（これについてはすぐに説明します）へと導いてくれます。手元にある情報を精査することで、達成すべきゴール、目標や期待、さらには誰がチームの一員になるのかといったことが見えてくるはずです。少なくとも、こうした情報のいくつかは見つかるはずです。
3. 踏み込んだ質問をする
質問することを恐れないでください。そして、深く踏み込んで、本当に難しい質問をすることも恐れないでください。プロジェクトを完了するために必要な情報は、最初からすべて提供されるべきです。もし提供されていない場合は、答えが見つかるまで、必要なら誰にでも、何人にでも尋ねるようにしてください。結局のところ、そのプロジェクトについて知っておくべきことをすべて知らなければ、プロジェクトを完了させることはできないのです。
プロジェクトの各側面を誰が担当するのかを確認しましょう。自分が行うさまざまなステップについて、誰が知っておく必要があるのかを調べます。プロセスのさまざまな段階で誰の承認が必要かを上司に尋ねてください。フィードバックをどのように受けるのか、あるいは問題にどのように対処するのかを確認します。プロジェクトの期限がいつで、誰に提出する必要があるのかを確実に把握してください。誰に連絡が取れなくなる可能性があるか、あるいはプロセスの途中でどのような問題が発生する可能性があるかを知っておきましょう。このプロジェクトに取り組むにあたって、できるだけ多くのことを知っておきたいのは、それが最終的にあなたの成功につながるからです。
4. アウトラインから始める
次に、アウトラインの作成を開始します。あまりに早くプロジェクトを深く掘り下げすぎてはいけません。つまり、早い段階で詳細すぎる計画を立てないということです。代わりに、最終的な期限や途中のマイルストーン（クライアントや上司によってすでに設定されている場合）などを配置したアウトラインを作成します。チームに提示し、進めながら作業を継続できるフレームワークを確保してください。
アウトラインには、承認を得るためのプロセス（承認が必要なすべての人からの承認）を記載します。また、さまざまなマイルストーンや期限などを達成するために、何をいつまでに完了させる必要があるかも示す必要があります。また、リソースや成果物についてすでに知っている情報や、意思決定やレイアウトの根拠となる情報も少しスケッチしておくとよいでしょう。これは完全に具体化されている必要はありませんが、すでに確信している情報は含めるようにしてください。タスクの順序についてあまり細かく設定する必要はありませんが、例えば、完了させる必要があるとわかっているタスクのリストを配置することはできます。
5. チームを巻き込む
次に、このプロジェクトを担当するチームと話し始めましょう。チームには誰がいるのか、あるいはタスクをサポートするために誰が割り当てられているのか。彼らと、すでに作成したアウトラインを活用して、完了させる必要のある追加のタスクを考え出したり、必要なリソースや備品、あるいは各タスクにどれくらいの時間がかかるかを把握したりします。これは、さらに情報を入手し、さらに多くの難しい質問を投げかけるステップです。
また、ここから、作成したばかりのアウトラインを具体化し始めます。各タスクの横に、タイムライン、リソース、担当者についてのメモを書き留めることができます。教えてもらった残りのタスクは、進めながら追加していくことができます。この方法をとることで、あなたのアイデアに対するサポートやフィードバックもより多く得られるようになります。チームは、あなたがアウトラインを作成している間、そしてすべてをまとめてドラフトを作成し始める次のステップに向けて、あなたを助けてくれるでしょう。
6. ドラフトを作成する
次に、プロジェクト全体のドラフトを作成します。ここでは、ステップ4で作成したアウトラインと、ステップ5で得られたフィードバックや追加情報を使用して、より詳細なドラフトを作成します。各タスクを順序立てて配置し、各割り当てをマークして、すべてを書き出します。できるだけ多くの情報を入力し、作成したプロジェクトが正確であること、あるいは少なくともチームからの最終的な入力やサポートなしで可能な限り正確であることを確信できるようにしてください。
プロセスのこの部分には時間がかかるかもしれませんが、解決するためにできる限りのことをするようにしてください。作成したドラフトが、自分が理解でき、達成すべきことに集中できるようなレイアウトになっていることを確認しましょう。すべてを書き出しておけば、選択した project management システム（これについてはステップ7で説明します）に入力するのが簡単になります。すべてを確認できるようになり、すでに整理されているため、セットアップもあっという間です。
7. Instagantt でセットアップする
ここでプロジェクト管理ツールを使用します。 Instagantt では、必要なすべてのタスクやサブタスクを入力できます。期限、マイルストーン、依存関係など、さまざまなものを作成できます。また、各タスクをチームのさまざまなメンバーに割り当てることもできます。これらはすべて簡単に実現でき、その情報をチームの他のメンバーと共有することで、メンバーはフィードバックを提供したり、自分のタスクを監視したり、期限までの進捗やチーム内でのコミュニケーションを含め、起きているすべてのことを把握したりできます。
また、Gantt chart 形式またはカンバンチャート形式ですべてのタスクを表示するオプションもあります。どちらの方法でも、すべてを追跡し、プロジェクトを把握し続けるためのシンプルな方法が得られます。さらに、このシステムを他の複数のシステムやプログラムと連携させることができるため、情報を一度入力するだけで、各プラットフォームで確認できます。これにより、すべてを把握し続け、情報を伝える必要のある全員に状況を共有することが非常に簡単になります。
8. デザインを確定させる
ここでは、チャートやボードのレイアウトとデザインを最終決定します。プロジェクトやそれに関連するすべてのタスクを整理するためにどのようなシステムを使用することに決めたとしても、それを慎重かつ完全に確認する必要があります。システムに入力したすべてを再確認し、誰にとっても読みやすく、その場所で何が起こる予定なのかを理解しやすいものにする必要があります。これにより、望む成果を達成しやすくなります。
なお、チャートやプロジェクトプランを調整するのはこれが最後ではないことに注意してください。まだあと数ステップ残っています。しかし、現時点では、計画に何が必要で、どのように達成するかについて、かなり明確なイメージができているはずです。Instaganttのプロフィールで確認する計画は、期待通りであり、計画の最終版に近いものであるはずです。そのバージョンの計画に基づいて、目標を達成できると感じられるはずです。
9. チームからフィードバックをもらう
完了したと考え、計画の実行に移れると思ったら、もう一度フィードバックを求める時です。これは、チームに計画の改善を依頼するのが最後だという意味ではありません。しかし、計画の作業を開始する前としては、これが最後になります。ですから、チームに連絡を取り、作成したInstaganttチャートにアクセスできることを確認してください。そして、全体的なスコープ、マイルストーン、およびその中の各自のタスクについてどう思うか、レビューしてもらいましょう。
この計画が現実的であり、彼らができることを反映していると信じているかどうかを知る必要があります。もしそうなら、素晴らしいことです。次のステップに進むことができます。もしそうでなければ、それらのチームメンバーと協力し、彼らが提供してくれるフィードバックを活用して、何を変更する必要があるかを突き止める必要があります。そうすることで、プロジェクトをさらに進め、確実に成功させることができます。フィードバックを求めることは、チームを納得させ、目標を達成するためのプロセスにおいて重要なステップです。
10. 計画を止めない
プロジェクトプランの最終ステップは継続的なものです。完全に終わることはありません。プロジェクトプランが素晴らしく見え、関係者全員が圧倒的な成功を収めると確信しているかもしれません。あらゆる調査を行い、すべての質問を投げかけ、すべてのフィードバックを活用し、あなた、チーム、上司、クライアント、そしてそれを見せる他のすべての人にとって完璧に思える計画を作成したかもしれません。しかし、これは現実の生活です。そして、実際に完璧なものは何一つありません。
つまり、計画は変更されなければならないということです。些細なことであれ大きなことであれ、プロジェクトプランの中には、正しくなかったり、何らかの形で軌道から外れたりするものが必ず出てきます。誰かが病気になってタスクを完了できなかったり、使用を予定していたサプライ品の1つが突然市場から消えて代替品を探さなければならなくなったりすることもあります。予期せぬ出来事によって一時的に生産が停止したり、クライアントからの連絡がしばらく途絶えたりすることもあるでしょう。何が起こるにせよ、計画には予期せぬ障害がつきものです。ですから、常に変更に備え、途中で改善を続ける準備をしておいてください。
結局のところ、プロジェクトプランがチームの全員に理解され、実行可能な方法で書かれていることを確認する必要があります。さらに重要なのは、その過程で正確さを犠牲にすることなく、できるだけ迅速かつ効率的に仕事を完了できるように設計されていることを確認することです。それをどうやって実現するのでしょうか？そのためには、上述のステップに従い、開始時にInstaganttを利用できるようにする必要があります。プロジェクトプランニングは、適切なシステムが助けになれば、あっという間に終わります。