プロジェクト管理におけるPMOとは？

プロジェクト・マネジメント・オフィス（PMO）とは何ですか？

まず、基本から始めましょう。初めて耳にする方のために説明すると、PMOは「Project Management Office（プロジェクト・マネジメント・オフィス）」の略称です。PMOは、組織内における特定の部門であり、プロジェクトマネジメントが本来どうあるべきかを定義する責任を担っています。少し奇妙に聞こえるかもしれません。このような部門がない環境で長くプロジェクトマネジメントに携わってきたなら、なぜそれが必要なのか、実際にどのように機能するのか疑問に思うかもしれません。

より分かりやすく言うと、このオフィスは社内の独立した部門です。経理部やマーケティング部があるように、プロジェクトマネジメント部が存在するということです。このグループは、自社にとってプロジェクトマネジメントが何を意味するのかについて、理解を深める役割を担っています。自社のプロジェクトマネジメントに関する標準を検討し、それらの標準が常に遵守されているかを確認します。

基本的に、彼らはタスクやプロジェクトが本来あるべき姿で遂行されているかを確認する責任があります。プロジェクト計画を作成する際にプロジェクトへの理解を深める手助けをしたり、会社の規則や規定に従うために具体的に何をすべきかという基本ルールを策定したりすることもあります。

なぜプロジェクト・マネジメント・オフィスが必要なのか

この部門がどのようなものか分かったところで、なぜその存在がそれほど重要なのか疑問に思うかもしれません。なぜプロジェクトを管理するための専門の部門が必要なのでしょうか？結局のところ、それはプロジェクトマネージャーとしてのあなたの仕事ではないでしょうか？あなたは計画を立て、すべてが適切に行われるように配慮します。しかし、一般的な規則や規定に責任を持つ独立したグループを持つことは、プロセスにおいて重要な要素となり得ます。

PMOは、単なるプロジェクトの規制グループ以上の存在になり得ます。プロジェクト遂行中のあらゆる段階であなたをサポートする責任を担うこともできます。つまり、取り組んでいるプロジェクトの円滑な進行を助けてくれるのです。チーム全体のプロジェクト運営やポートフォリオマネジメントを引き継ぐことさえあるかもしれません。社内で進行中のさまざまなプロジェクトを監視し、それぞれのステータスに関するレポートをまとめる責任を負う場合もあります。

さらに、プロジェクトを遂行するために必要なサポートを受けられるよう支援してくれることもあります。彼らに任せたいと思えば思うほど、より多くの業務を担当させることができます。一般的に、彼らの責任と管理範囲を広げるほど、プロジェクトについて心配する必要が減り、プロセスはより集約されます。また、すべてのプロジェクトが実行のたびに同じシステムに従っていることが保証されます。これにより、チームのプロジェクト遂行効率を高めることができます。

PMOがプロジェクトに関わると、適切な意思決定を下し、必要な人物（あなた自身や上層部など）からその決定を引き出すためのサポートをしてくれます。また、監査が完了し、全員が責任を負うようにします。次に、状況を把握すべき全員がそれを理解し、プロジェクトのあらゆる重要な側面が完全に透明化されるようにします。これにより、全員が自分の意見が聞き入れられ、正しく理解されていると感じるようになります。

彼らはシステムが整っており、全員がそのシステムを理解していることを確認する役割を担っています。そうすることで、次にプロジェクトを遂行する必要があるとき、すでにどのように進めればよいかが分かっている状態になります。彼らがすでにすべてを設計し、進めやすくレイアウトしてくれているのです。これは、ガントチャートを活用するのにも最適な場面です。テンプレートチャートを作成しておけば、毎回ゼロから始めることなく、詳細を記入したり、担当者や日付を順次埋めていったりすることができます。
そこから、助けを必要としている人が迅速かつ効率的にその助けを得られるように導き、プロジェクトに悪影響が出ないようにします。チームの一部のメンバー（または活動開始時のチーム全体）に対してメンタリングやトレーニングを行う方法を見つけることもあります。そして、適切なレベルの品質管理を実施し、プロジェクトが正しく完了したことを確認した上で、必要に応じて復元できるようにすべてが文書化・整理されていることを保証します。

PMOの立ち上げ

独自のプロジェクトマネジメントオフィス（PMO）を立ち上げる準備はできていても、具体的にどうすればいいかわかりませんか？実は、あなたが思っているほど難しくはありません。新しい人材を招き入れたり、既存のチームメンバーを再配置したりするため、社内でのある程度の権限が必要になります。しかし、彼らがこれらの業務を引き受ける準備を整えるプロセスは、実際には思っているよりもずっと簡単で、完了すれば関係者全員にとって物事が非常にスムーズに進むようになります。
このプロセスは、完成後に彼らが担当することになるプロジェクトマネジメントそのものに非常に似ていると考えてください。このチームにふさわしい人材を選び、彼らが最終的に責任者となった際に何をすべきかを理解しているよう、必要なすべてのステップを確実に踏む必要があります。結局のところ、何もできない、あるいはやり方がわからないPMOを設置しても、何の役にも立ちません。

まず、プロジェクトマネジメントオフィスが担当することになる社内の状況を正確に把握してください。現在、どのような種類のプロジェクトに取り組んでいますか？それらのプロジェクトの進捗はどうですか？誰が何に責任を持っていますか？すでにこれらのプロジェクトのためにガントチャートソフトウェアを利用しているなら、一歩先を行っており、その情報を単一の組織やグループに引き継ぐ準備は十分に整っていると言えるでしょう。

次に、誰がプロジェクトマネジメントオフィスの責任者になり、プロジェクトマネジメントオフィスが誰に対して責任を負うのかを確認する必要があります。彼らが従うべき基本ルールと、その組織が何を担うのかを明確に定めてください。このチームの全員が、自分の仕事が何であるかを正確に把握している必要があります。例えば、彼らが既存の規則や規制を施行するだけなのか、それとも自ら作成する権限があるのか（一例として）を知る必要があります。

トレーニングの支援や、プロジェクト全体の最初から最後までを管理する責任があるかもしれません。あるいは、単にポリシーが遵守されているかを確認させたいだけかもしれません。人を配置し始める前に、あなたと組織はこのチームのルールを作る必要があります。彼らが何をすべきか分かっていなければ、彼ら自身にとっても、彼らの存在意義を理解していない社内の他の人々にとっても、トラブルの原因にしかなりません。

最後に、実際に稼働させましょう。このグループやチームに人材を入れる必要があります。彼らが実際にすべてのタスクを実行でき、何が必要かを理解できるように、適切にトレーニングを行う必要があります。他の誰かが彼らの存在を知る前に、彼らは自分の仕事について可能な限りのことを知っておく必要があります。やり方を知る前に質問に答えたり他者を助けたりしなければならない状況は、彼らにとって問題を引き起こすだけであり、それは決して望ましいことではありません。

チームの全員が何をすべきか、どのようにすべきかを理解したら、他のチームメンバーに紹介する時です。組織内の他の全員に、彼らが誰で、この新しい部門が何であるかを説明し始めてください。彼らが何をするのか、なぜチームの重要な新しい一部なのかを全員に知ってもらいたいのです。プロジェクトマネジメントチームを最大限に活用するための移行をスムーズに行えば行うほど、全員にとって良い結果となります。だからこそ、何が変わり、何が変わらないのかを周知する必要があるのです。

組織内の全員が、新しい進め方に慣れるようにしてください。ルール、規制、プロセス、その他プロジェクトマネジメントに関連するあらゆることを全員に理解してもらう必要があります。まず最初に、プロジェクトマネジメントチームにいくつかの役割だけを担わせるつもりなら、それを明確にしてください。また、今後変更される予定のことについても必ず説明してください。新しい部門が限定的な役割からスタートし、時間の経過とともに役割を増やしていくのであれば、その旨を組織内の全員に伝えてください。そして、その過程で常に最新情報を共有するようにしてください。

PMOを最大限に活用する

実際にプロセスを導入し、PMOを機能させ始めると、会社に変化と改善が見られるようになるのは間違いありません。このプロセスを一元化することで、誰でもいつでも何が起きているかを把握しやすくなります。それだけでなく、すべてのプロジェクトが常にまったく同じ方法で実行されるようになります。あとは、PMOが担当するこれらすべてのプロジェクトを追跡するのに役立つソフトウェアシステムが必要なだけです。

ガントチャート作成ツール は、あなたとあなたのPMOが行うべきすべてのことを追跡するのに最適な方法です。このタイプのチャートを使用すると、監視しているプロジェクトごとに個別のシートを作成し、各プロジェクト内に個別のタスクを作成できます。これにより、完了させる必要があるパズルの各ピースに加え、誰が責任者か、いつまでに完了させる必要があるか、そしてその完了に他に何が依存しているかを追跡できるようになります。これらのチャートがあれば、誰もが個別のプロジェクトで何が起きているかをはるかに簡単に把握できます。

単一のプロジェクトのプロジェクトマネージャーであっても、PMOを率いて複数のプロジェクトを管理する必要がある場合でも、これらのチャートの設定は非常に簡単です。これらの各チャートは、身の回りで起きているすべてのことを把握しやすくしてくれます。結局のところ、それがPMOの真の目的です。さて、あなたはどうしますか？あなたの会社でPMOを立ち上げますか？そして、物事を順調に進めるために必要なガントチャートを作成し始めますか、それともこれまでと同じ古いやり方を続けますか？組織にPMOの導入を検討している、あるいは以前に考えたことがあるのであれば、それは大きな違いをもたらす可能性があります。PMOを検討したことがなかったり、PMOが何をするものか知らなかったりした場合でも、今では理解が深まり、職場に導入するプロセスの準備が整ったことを願っています。新しい部門、特に組織を非常に簡単かつ効率的にする部門を立ち上げられない理由はありません。