プロジェクト調達管理とサクセスプランニングとは
プロジェクトの進行中、私たちはスキルセットに応じてさまざまなタスクを実行するチームを編成します。プロジェクトにおいて、プロジェクトマネージャーは従業員、サプライヤー、ステークホルダーなど、あらゆるタイプの人々と関わり、彼ら全員と良好な関係を築く必要があります。プロジェクトを完了させるためには、店舗やサプライヤーから購入する必要のある資材がいくつか存在します。
この第三者は、その特定のプロジェクトのパートナーとなります。プロジェクト調達管理とは何かを学ぶ際には、自分が何について話しているのかを理解しておく必要があります。
プロジェクト調達管理について考えたり話したりするとき、それは第三者がプロジェクトの一部となるように対応することに他なりません。単にプロジェクトパートナーを持つということではなく、さまざまなオファーを入札にかけ、最適な選択肢を見つけた上でパートナーを選ぶことが重要です。
プロジェクト調達管理とは何ですか？
プロジェクト調達管理とは何でしょうか。なぜプロジェクトを成功させるためにそれを学ぶ必要があるのでしょうか。プロジェクト調達管理とは、請負業者、サプライヤー、販売者などの第三者との関係を構築し、維持することです。
プロジェクトマネージャーは、優良で有能なベンダーを見つける責任があります。従業員を雇用するのと同じように、プロジェクトマネージャーはプロジェクトに必要なものを購入するためにベンダーと適切にコミュニケーションを取ります。
入札を行うことで、サービスの購入であれ製品の購入であれ、プロジェクトに適した相手を見つけます。彼らは最適なパートナーを選び、プロジェクト全体にわたる契約を締結する責任があります。そのため、彼らはチームと同じようにプロジェクトの一員となり、プロジェクトマネージャーは良好な関係を築き、プロジェクトが終了するまでそれを維持する責任を負います。
すべての責任はプロジェクトマネージャーにあります。マネージャーは提案書を書いてオファーを出すことで、単に良いパートナーを捕まえるだけではありません。請負業者が入札を行い、相互理解のもと、双方がウィンウィンの考え方を採用して合意点に達し、契約を締結します。
プロジェクト調達管理をどのように進めるべきでしょうか？
これでプロジェクト調達とは何かがよく分かったところで、その過程で必要なステップを早く知りたいと思っていることでしょう。そこで、プロジェクト調達管理がどのように行われるかを理解するための、適切なステップバイステップガイドをここに示します。これには4つの主要なプロセスが含まれます。
まずは適切な計画から
どのようなレベルのプロジェクトを開始する場合でも、計画が成功の鍵となります。どんなに小さなプロジェクトでも、実行前に適切な計画を立てることで、時間、リソース、費用を節約できます。計画を立てることで、物事をうまく管理できるようになります。
マネージャーは計画を立てる際、プロジェクトの予算を考慮し、それに応じて項目をリストアップします。プロジェクトマネージャーは、そのプロジェクトに必要なリソースと、すでに持っているため除外すべきものをよく熟知しています。そのため、プロジェクトの計画を立てる際には、以下の詳細を考慮します。
· プロジェクトの実行に必要なリソース。
· リソースを購入するベンダーの質
· 予算の確定
· 契約要件のリストアップ
· 契約条件
· プロジェクトの法的条件
· 期限
したがって、プロジェクト調達マネージャーはより積極的になり、プロジェクトを成功させるための準備を整える必要があります。
実施プロセス
計画の次は調達の実施です。ここではマネージャーがベンダーからの入札を募ります。マネージャーは入札内容を確認し、ベンダーとコミュニケーションを取り、最高のオファーを獲得します。ベンダーと組織の両者が合意に達すると、契約に進みます。双方が契約条件を共有し、注意深く読んだ上で署名します。この時点でマネージャーは取引を最終決定し、製品購入のための支払いを行います。
重要な部分の管理とコントロール
計画が完了し、契約も締結されました。次は、ベンダーから提供される製品やサービスの適切な動作と品質を確認する番です。このプロセスでは、サービスや製品が完璧に機能しているかどうかを確認する必要があります。
プロジェクトが完了するまでチェックを続けてください。このプロセスでは、プロセスや製品の検査、支払いの継続的な確認、プロジェクトの進捗確認、およびベンダーからの製品の進捗確認やアップデートを行います。
終結
プロジェクト調達管理の最後のプロセスは終結です。ここでは、プロジェクトマネージャーが良好な形でパートナーシップを終了させる責任を負います。マネージャーは契約内容を見直し、すべての支払いや事項を精算する必要があります。マネージャーは、ベンダーが質の高い資材を納入したかどうかを確認します。確認後に最後に署名することは、ベンダーが契約時に主張した通りのものを正確に提供したことの証明となります。
なぜプロジェクト調達管理を行う必要があるのでしょうか？
なぜプロジェクト調達管理を行う必要があるのかお考えですか？ええ、私が始めた時も同じ疑問が頭をよぎりましたが、その後、その理由を見つけました。
すべての企業がすべてを生産できるわけではなく、すべてを所有しているわけでもありません。
組織がプロジェクトを開始するとき、原材料や既製品が必要になります。例えば、電子機器の場合、企業はPCBやPCBアセンブリの製造を専門としていないため、自社で製造するのではなく、PCB製造会社にこれらの製品を注文することを好みます。
PCB製造という別のプロジェクトを開始し、エンジニアやPCBデザイナーの新しいチームを雇用するには、多額の投資が必要になります。一つの屋根の下で二つのプロジェクトを運営するのは、彼らにとって非常に多忙なことになります。そのため、プロジェクト調達管理とは何かを学ぶことで、それをコントロールできるのであれば正しい決断を下すことができるようになります。
時間と費用の節約のため。
プロジェクトに必要な製品の製造のためにチームを雇うと、多額の資金を投資することになります。そのため、プロジェクト調達管理の手法を経て、他の企業やベンダーから製品を購入する方が得策です。
少ない労働力でも対応可能
業務を拡大したり、既存のプロジェクトに加えて新しいプロジェクトを開始したりすれば、より多くの労働力が必要になるのは明らかです。プロジェクトを完了するために必要な製品の製造を自社で行う場合、さらに多くのスタッフを雇うことになります。
しかし、他社から製品を購入すれば、人件費、機械の購入、エネルギー消費、原材料の購入に費用をかける代わりに、その製品代金のみを支払うことになります。したがって、自社製造の計画はやめて、プロジェクト調達管理を進める必要があります。
制御不能な範囲の事柄を避けるために
あなたの分野で経験があり、プロジェクトに必要なスキルを持つチームがある場合、状況を把握しきれていない中で、前のプロジェクトを完了させるために別のプロジェクトを立ち上げるのは賢明な判断ではありません。プロジェクト調達管理を選択することで、自分のコントロールの及ばない事柄を避けることができます。
プロジェクト調達マネージャーはどの程度プロアクティブであるべきか？
プロジェクトマネージャーは、頭の回転が速く、プロアクティブで、自発的な人物であるべきです。間違った方向に時間とエネルギーを浪費するのではなく、常に最善の代替案を探し続ける必要があります。
· プロジェクト調達を開始する責任を負う
· プロジェクトを開始する前に、最終目標を念頭に置かなければならない
· 円滑なコミュニケーションを図る必要がある
· ステークホルダーとの調整を行う必要がある
· ベンダーにも影響を与える必要がある
プロジェクト調達管理の利点は何か？
プロジェクト調達管理とは何かを調べていくと、多くの利点があることに気づくでしょう。プロジェクト調達管理の主な利点は以下の通りです。
低リスク
プロジェクトマネージャーは、購入する製品の品質や契約内容に関して、ベンダーとの打ち合わせにおいて非常に積極的かつ鋭い思考を持つ必要があります。このプロセスは綿密に計画されており、組織はコスト、製品の品質、ベンダーが提供するサービスを把握しているため、不正のリスクは低くなります。
書面による契約を交わすことで、相互合意後の契約に記載されたルール、諸条件に反するものがないことを確認することもできます。
高品質な製品
ベンダーと交渉し、最高品質の製品を選択するオプションがあるため、ベンダーから購入する製品の品質に妥協する必要はありません。どのベンダーを選ぶかはあなた次第です。製品を購入するために、最高で最も定評のあるベンダーを選択し、高品質な製品を選ぶことでプロジェクトへの自信を高めることができます。
プロジェクトコストが制限を超えない
さまざまなベンダーとやり取りした上でベンダーを選定することは、プロジェクトのコストを制限することになり、安全策をとることになります。プロジェクトパートナーとコミュニケーションをとることで、プロジェクト開始時に製品のコストを固定し、管理下に置くことができます。
結論
プロジェクト調達管理とは何かを探っていくと、それがチームメンバーとして協力してくれる有能なベンダーを見つけ、納期通り、予算内で物事を進めるための最善の方法であることに気づくでしょう。プロジェクトを勝ち取り、最後まで成功させるために、プロジェクトマネージャーは非常にプロアクティブであり、プロジェクトの完了に向けた計画を立てる必要があります。