Wie man ein Projekt plant: 10 Schritte, um einen fantastischen Projektplan zu schreiben
Die Erstellung und Durchführung eines Projekts sind extrem wichtige Schritte für Ihr Unternehmen, denn wenn Sie diese beiden Dinge nicht beherrschen, werden Sie nur sehr wenige Kunden haben. Also, was tun Sie? Nun, der erste Schritt besteht darin, zu lernen, wie man einen Projektplan erstellt, der Sie jedes Mal erfolgreich macht. Aber Projektpläne sind so unterschiedlich wie die Projekte, an denen Sie arbeiten. Wie stellen Sie also sicher, dass Sie jedes Mal etwas Spektakuläres schaffen? Nun, Sie müssen diese zehn Schritte befolgen, um einen fantastischen Projektplan zu schreiben.
Was ist ein Projektplan?
Bevor wir zu weit gehen, schauen wir uns erst einmal genauer an, was ein Projektplan eigentlich ist. Ihr Projektplan ist der schrittweise Prozess, dem Sie folgen wollen, um von Ihrem aktuellen Standpunkt zu einem Endziel und einer Frist zu gelangen (die Ihr Kunde Ihnen vorgibt). Ihr Plan hilft Ihnen dabei, alles zu identifizieren, was Sie tun müssen, um dieses Ziel zu erreichen, und er hilft den übrigen Teammitgliedern (denn allein schaffen Sie es definitiv nicht), herauszufinden, was sie ebenfalls tun müssen. Je enger Sie mit ihnen zusammenarbeiten, um den Plan zu erstellen, desto besser wird er.
Wenn Sie einen Projektplan beginnen, legen Sie verschiedene Aufgaben und Teilaufgaben fest, die erledigt werden müssen, damit Ihr Team sein Ziel erreicht. Der Plan ist ein Prozess. Es ist wie bei der Vorbereitung einer Reise, wenn Sie die Wegbeschreibung ausdrucken (oder auf Ihr Handy herunterladen). Diese Anweisungen enthalten alles, was Sie wissen müssen, um von Punkt A (wo Sie jetzt sind) zu Punkt B (wo Sie ankommen wollen) zu gelangen. Genauso verhält es sich, wenn Sie versuchen, eine Aufgabe in Ihrem Unternehmen zu bewältigen.
Warum Sie einen Projektplan brauchen
Doch auch wenn Sie wissen, was ein Projektplan ist: Warum ist er so wichtig? Was haben Sie davon, einen Projektplan zu besitzen? Die Wahrheit ist, dass Sie eine Menge davon haben werden. Das Wichtigste ist, dass Ihre Erfolgschancen steigen. Indem Sie aufschreiben, was Sie erreichen wollen, und die Schritte festlegen, die dorthin führen, verankern Sie den gesamten Prozess tiefer in Ihrem Gedächtnis und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass Sie jeden dieser Schritte abarbeiten, um von Punkt A nach Punkt B zu gelangen. Das ist der wichtigste Aspekt.
Außerdem machen Sie sich den Prozess selbst leichter. Wenn Sie jeden der Schritte aufschreiben, für die Sie und der Rest des Teams verantwortlich sind, ist es für alle einfacher, den Status zu prüfen und zu sehen, was noch zu tun ist, was bereits erledigt wurde und mehr. Sie können Ihren Fortschritt sehen oder erkennen, wo Sie im Rückstand sind. Sie können auch sicherstellen, dass Sie im Zeitplan liegen oder was Sie tun müssen, um diesen zu verbessern. Der Projektplan stellt sicher, dass alle im Team auf demselben Stand sind, was ein entscheidender Teil des Prozesses ist.
Schließlich sorgt ein Projektplan dafür, dass Ihr Kunde das bekommt, was er erwartet. Mit einem Plan behalten Sie den Überblick über Aufgaben und Zuweisungen. Sie schließen Meilensteine pünktlich ab und liefern Ihrem Kunden die gewünschten Ergebnisse. All das wird es Ihnen erleichtern, Ihren Kunden zufrieden zu stellen, was wiederum dazu beiträgt, dass Ihr Unternehmen erfolgreich bleibt und weiterhin exzellenten Service für alle Kunden bietet. Je besser Sie planen, desto besser werden Sie sein – und genau danach suchen Ihre Kunden und potenziellen Auftraggeber.
Schritte zu Ihrem Projektplan
Es gibt mehrere wichtige Schritte, die Sie befolgen müssen, um sicherzustellen, dass Ihr Projektplan auf dem richtigen Weg ist. Wir schauen uns die zehn wichtigsten Schritte an und zeigen auf, was nötig ist, um Ihren Plan abzusichern. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihr Team alle Projekte ordnungsgemäß ausführt und Ihre Kunden mit den Ergebnissen zufrieden sein werden. Und zehn Schritte zur Erstellung dieses Plans scheinen nicht viel zu sein, oder? Sie könnten in kürzester Zeit fertig sein.
Schauen wir uns die Schritte zur Erstellung eines großartigen Projektplans an.
1. Den Umfang Ihres Plans kennen
Der Umfang Ihres Plans ist genau das, was Sie zu erreichen hoffen. Was ist das Endziel, das Sie erreichen müssen? Wahrscheinlich wird dies von Ihrem Chef, Teamleiter oder Kunden vorgegeben. Aber wenn Sie nicht wissen, worauf Sie hinarbeiten, werden Sie dort auch nicht ankommen. Und Ihr Plan muss jedem genau erklären können, was Sie erreichen wollen und wie Sie dorthin gelangen. Beginnen Sie also mit einem Ziel. Von dort aus können Sie damit beginnen, jeden der Schritte zu erstellen, die nötig sind, um dieses Ziel zu erreichen.
Wenn es darum geht, den Umfang des Plans festzulegen und sich darauf vorzubereiten, alles auszulegen, sollten Sie eine gute Vorstellung davon haben, was in Ihrem Projekt passiert. Sie sollten einige Details darüber kennen, was getan werden muss und what die verschiedenen Aspekte des Projekts beinhalten. Aber Sie werden noch mehr davon herausfinden, während Sie die nächsten Schritte dieses Prozesses durchlaufen. Schließlich werden wir über alles sprechen, was nötig ist, damit dieser Plan ein Erfolg wird.
2. Recherchieren Sie
Als Nächstes müssen Sie recherchieren. Gehen Sie nicht davon aus, dass Ihnen von Anfang an alles gesagt wird, was Sie wissen müssen. Gehen Sie auch nicht davon aus, dass Ihr Chef, Ihr Teamleiter oder Ihr Kunde von Anfang an alles weiß. Sie müssen sicherstellen, dass Sie alle Fakten kennen, bevor Sie zu weit in den Planungsprozess einsteigen. Das beginnt mit dem, was wir Schritt zwei und Schritt drei nennen. Konzentrieren Sie sich also vorerst darauf, alle Nachforschungen anzustellen und alles herauszufinden, was Sie aus den bereits vorliegenden Informationen erfahren können.
Denken Sie daran, dass viele der benötigten Informationen in den Unterlagen und Dokumentationen enthalten sind, die Sie von der Person erhalten, die Ihnen dieses Projekt überträgt. Das bedeutet nicht zwangsläufig, dass diese Person die gesamte Dokumentation gelesen hat, aber die Unterlagen werden Ihnen helfen, ein solideres Fundament für den Aufbau des Projekts zu schaffen und Sie zu Schritt drei zu führen (zu dem wir gleich kommen). Indem Sie die verfügbaren Informationen durchforsten, werden Sie Dinge wie die zu erreichenden Ziele, die Vorgaben oder Erwartungen und sogar die Zusammensetzung Ihres Teams finden. Zumindest sollten Sie einige dieser Informationen finden.
3. Stellen Sie schwierige Fragen
Haben Sie keine Angst davor, Fragen zu stellen. Und scheuen Sie sich nicht, tief einzutauchen und wirklich schwierige Fragen zu stellen. Alle Informationen, die Sie für den Projektabschluss benötigen, sollten von Anfang an bereitgestellt werden. Falls dies nicht der Fall ist, stellen Sie sicher, dass Sie jeden fragen, bis Sie die Antworten gefunden haben. Schließlich werden Sie das Projekt nicht abschließen können, wenn Sie nicht alles darüber wissen. Fragen Sie danach, wer für welchen Aspekt des Projekts verantwortlich sein wird. Finden Sie heraus, wer über die verschiedenen Schritte, die Sie unternehmen, informiert werden muss. Fragen Sie Ihren Vorgesetzten, wer verschiedene Teile des Prozesses abzeichnen muss. Finden Sie heraus, wie Sie Feedback erhalten oder wie Sie mit Problemen umgehen werden. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wann das Projekt abgeschlossen sein muss und wer es erhalten soll. Wissen Sie, wann Sie jemanden nicht erreichen können oder welche Art von Problemen während des Prozesses auftreten könnten. Sie möchten so viel wie möglich wissen, wenn Sie in dieses Projekt starten, da dies Ihren Gesamterfolg steigern wird.
4. Beginnen Sie mit einer Gliederung
Erstellen Sie als Nächstes eine Gliederung. Sie sollten nicht zu schnell zu tief in dieses Projekt eintauchen, und das bedeutet, dass Sie nicht zu früh einen zu detaillierten Plan erstellen sollten. Erstellen Sie stattdessen eine Gliederung, die Dinge wie die endgültige Frist und die Meilensteine auf dem Weg dorthin festlegt (falls diese bereits von Ihrem Kunden oder einem Vorgesetzten festgelegt wurden). Sie möchten sicherstellen, dass Sie einen Rahmen haben, den Sie dem Team präsentieren und mit dem Sie im weiteren Verlauf arbeiten können. Ihre Gliederung wird den Prozess zur Einholung der Genehmigung (von jedem, der sie erteilen muss) festlegen. Sie sollte auch zeigen, was wann abgeschlossen sein muss, um verschiedene Meilensteine, Fristen und mehr zu erreichen. Vielleicht möchten Sie auch einige der Informationen skizzieren, die Sie bereits über Ressourcen und Ergebnisse wissen, sowie alles, worauf Sie Ihre Entscheidungen und Ihr Layout stützen. Dies muss nicht vollständig ausgearbeitet sein, aber Sie sollten alle Informationen aufnehmen, derer Sie sich bereits sicher sind. Sie müssen die Reihenfolge der Aufgaben nicht zu spezifisch festlegen, aber Sie können zum Beispiel eine Liste der Aufgaben erstellen, von denen Sie bereits wissen, dass sie erledigt werden müssen.
5. Beziehen Sie das Team mit ein
Sprechen Sie als Nächstes mit dem Team, das für dieses Projekt verantwortlich sein wird. Wer ist alles im Team oder wurde damit beauftragt, Ihnen bei den Aufgaben zu helfen? Arbeiten Sie mit ihnen und der bereits erstellten Gliederung zusammen, um zusätzliche Aufgaben zu definieren, die erledigt werden müssen, oder um herauszufinden, welche Ressourcen und Vorräte Sie benötigen oder wie lange jede der Aufgaben dauern wird. Hier werden Sie Kontakt aufnehmen, um noch mehr Informationen zu erhalten und noch mehr dieser schwierigen Fragen zu stellen.
Dies ist auch der Punkt, an dem Sie beginnen werden, die soeben erstellte Gliederung auszuarbeiten. Neben jeder Ihrer Aufgaben können Sie sich Notizen zum Zeitplan, zu den Ressourcen und zur verantwortlichen Person machen. Sie können den Rest der Aufgaben hinzufügen, von denen Sie im weiteren Verlauf erfahren. Auf diesem Weg erhalten Sie auch mehr Unterstützung und Feedback für Ihre Ideen. Ihr Team wird Sie bei der Erstellung Ihrer Gliederung und im nächsten Schritt unterstützen können, wenn Sie beginnen, alles gemeinsam zu entwerfen.
6. Erstellen Sie den Entwurf
Als Nächstes entwerfen Sie Ihr gesamtes Projekt. Hier nehmen Sie die Gliederung, die Sie in Schritt vier erstellt haben, zusammen mit dem Feedback und den zusätzlichen Informationen, die Sie in Schritt fünf erhalten haben, und verwenden diese, um einen detaillierteren Entwurf zu erstellen. Halten Sie alles auf Papier fest, mit jeder Aufgabe in der richtigen Reihenfolge und jeder Zuweisung markiert. Geben Sie so viele Informationen wie möglich an und stellen Sie sicher, dass Sie volles Vertrauen haben, dass das von Ihnen erstellte Projekt genau ist, oder zumindest so genau, wie es ohne endgültigen Input und Unterstützung Ihres Teams sein kann.
Dieser Teil des Prozesses kann eine Weile dauern, aber stellen Sie sicher, dass Sie alles tun, was Sie können, um ihn auszuarbeiten. Sie möchten sicherstellen, dass der Entwurf so angelegt ist, dass Sie ihn verstehen können und dass er Ihnen hilft, sich besser auf das zu konzentrieren, was erreicht werden muss. Wenn Sie alles ausgearbeitet haben, ist es einfacher, es in das Projektmanagementsystem einzugeben, das Sie wählen (über das wir in Schritt sieben sprechen werden). Sie werden alles sehen können, und da es bereits organisiert ist, ist die Einrichtung ein Kinderspiel.
7. Richten Sie es mit Instagantt ein
Hier werden Sie Ihr Projektmanagement-Tool einsetzen. Instagantt ermöglicht es Ihnen, all die verschiedenen Aufgaben und Unteraufgaben einzugeben, die Sie möchten. Sie können Fristen, Meilensteine, Abhängigkeiten und vieles mehr erstellen. Sie können auch jede Ihrer Aufgaben verschiedenen Personen in Ihrem Team zuweisen. All dies ist einfach zu erreichen, und Sie können diese Informationen dann mit dem Rest des Teams teilen, damit diese Feedback geben, ihre Aufgaben überwachen und alles im Auge behalten können, was in Bezug auf die Einhaltung von Fristen oder die Kommunikation mit dem Rest des Teams passiert.
Sie haben auch die Möglichkeit, alle Ihre Aufgaben über ein Gantt-Diagramm oder ein Kanban-Diagramm anzuzeigen. In jedem Fall verfügen Sie über eine einfache Methode, um alles zu verfolgen und den Überblick über Ihr Projekt zu behalten. Außerdem können Sie dieses System mit mehreren Ihrer anderen Systeme und Programme verknüpfen, sodass Sie Informationen nur einmal eingeben müssen, um sie auf jeder Ihrer Plattformen zu sehen. Das wird es Ihnen viel einfacher machen, den Überblick über alles zu behalten und alle Beteiligten über das Geschehen auf dem Laufenden zu halten.
8. Finalisieren Sie Ihr Design
Hier finalisieren Sie das Layout und das Design Ihrer Diagramme oder Boards. Unabhängig davon, welches System Sie zur Organisation Ihres Projekts und aller damit verbundenen Aufgaben gewählt haben, sollten Sie sicherstellen, dass Sie es sorgfältig und vollständig durchgehen. Vergewissern Sie sich, dass Sie alles, was Sie in das System eingegeben haben, noch einmal überprüfen und dass es für jeden leicht zu lesen und zu verstehen ist, was an dieser Stelle geschehen soll. Dies wird es Ihnen erleichtern, das gewünschte Ergebnis zu erzielen.
Beachten Sie jedoch, dass dies nicht das letzte Mal sein wird, dass Sie Ihr Diagramm oder Ihren Projektplan anpassen. Sie haben noch ein paar weitere Schritte vor sich. Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie jedoch eine ziemlich gute Vorstellung davon haben, was der Plan erfordert und wie Sie ihn umsetzen werden. Der Plan, den Sie in Ihrem Instagantt-Profil sehen, sollte Ihren Erwartungen weitgehend entsprechen und wie eine finale Version Ihres Plans aussehen. Sie sollten das Gefühl haben, dass Sie Ihr Ziel auf der Grundlage dieser Version des Plans erreichen können.
9. Feedback vom Team einholen
Sobald Sie denken, dass Sie fertig sind und mit der Ausführung des Plans beginnen können, ist es an der Zeit, noch einmal um Feedback zu bitten. Das bedeutet nicht, dass dies das letzte Mal ist, dass Sie Ihr Team bitten, Ihnen bei der Verbesserung Ihres Plans zu helfen. Aber dies ist das letzte Mal, bevor Sie mit der Arbeit an dem Plan beginnen. Wenden Sie sich also an das Team und stellen Sie sicher, dass es Zugriff auf das von Ihnen erstellte Instagantt-Diagramm hat. Lassen Sie sie den Plan dann überprüfen und fragen Sie sie nach ihrer Meinung zum Gesamtumfang, den Meilensteinen und ihren darin enthaltenen Aufgaben.
Sie möchten wissen, ob sie diesen Plan für realistisch halten und ob er dem entspricht, was sie leisten können. Wenn ja, dann ist das großartig, und Sie können zum nächsten Schritt übergehen. Wenn nicht, sollten Sie mit diesen Teammitgliedern zusammenarbeiten und das Feedback nutzen, um herauszufinden, was geändert werden muss. Auf diese Weise können Sie Ihr Projekt weiter vorantreiben und sicherstellen, dass es ein Erfolg wird. Das Einholen von Feedback ist ein entscheidender Schritt, um Ihr Team ins Boot zu holen und Ihre Ziele zu erreichen.
10. Hören Sie nicht auf zu planen
Der letzte Schritt Ihres Projektplans ist ein fortlaufender Prozess. Sie werden niemals ganz fertig sein. Ihr Projektplan mag großartig aussehen, und alle Beteiligten mögen glauben, dass er ein überwältigender Erfolg wird. Vielleicht haben Sie die gesamte Recherche durchgeführt, alle Fragen gestellt, das gesamte Feedback genutzt und einen Plan erstellt, der für Sie, Ihr Team, Ihren Chef, den Kunden und alle anderen, denen Sie ihn zeigen, perfekt erscheint. Aber das ist das wahre Leben. Und nichts ist jemals wirklich perfekt.
Das bedeutet, dass sich Ihr Plan ändern muss. Ob kleine oder große Dinge, es wird im Projektplan immer etwas geben, das nicht ganz stimmt oder das auf die eine oder andere Weise aus dem Ruder läuft. Jemand wird krank und erledigt seine Aufgabe nicht, oder eines der Betriebsmittel, die Sie verwenden wollten, wird plötzlich vom Markt genommen und Sie müssen einen Ersatz finden. Möglicherweise gibt es ein unerwartetes Ereignis, das die Produktion für eine gewisse Zeit lahmlegt, oder einen Kunden, der eine Zeit lang nicht reagiert. Was auch immer es sein mag, es wird immer wieder Sand im Getriebe des Plans geben. Seien Sie also immer darauf vorbereitet, Änderungen vorzunehmen und sich im Laufe der Zeit weiter zu verbessern.
Letzten Endes sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Projektplan so verfasst ist, dass jeder in Ihrem Team ihn verstehen und umsetzen kann. Noch wichtiger ist es, sicherzustellen, dass er so konzipiert ist, dass die Arbeit so schnell und effizient wie möglich erledigt wird, ohne dabei an Genauigkeit einzubüßen. Wie macht man das? Nun, Sie müssen die oben beschriebenen Schritte befolgen und sicherstellen, dass Ihnen Instagantt zur Verfügung steht, um loszulegen. Projektplanung kann ein Kinderspiel sein, wenn Sie das richtige System haben, das Ihnen dabei hilft.