Was ist ein Action Item? Alles, was Sie wissen müssen
Eine häufige Frage, die oft gestellt wird, ist, was ein Action Item ist. Ein vollständiges Verständnis von Action Items, ihrer Bedeutung und ihrer Funktionsweise ist unerlässlich. Heute werden wir alles besprechen, was Sie über Action Items wissen müssen, um den gesamten Projektmanagementprozess einfacher und reibungsloser zu gestalten.
Für jede Organisation oder jedes Unternehmen ist es sehr wichtig, die Dinge effektiv zu erledigen. Eine Möglichkeit, Effizienz zu erreichen, besteht darin, alle Aufgaben zu erledigen, aber die Erledigung dieser Aufgaben ist für die Mitarbeiter der oberen Ebenen nicht sehr einfach. Aus diesem Grund unterteilen sie die riesigen Aufgaben in kleine Aufgaben und verteilen sie auf Abteilungen und Mitarbeiter.
Da diese Aufgaben aufgeteilt werden, benötigen sie eine angemessene Beschreibung, die der Person hilft, die Anforderungen der Aufgabe zu verstehen. Diese Beschreibung für die Aufgabe wird als Action Item der Aufgabe bezeichnet.
Ein Action Item ist kein einfacher Begriff, da es viele Informationen über die Aufgabe enthalten kann, und hier werden wir besprechen, was ein Action Item ist und alles darüber erfahren.
Die 3 wichtigsten W-Fragen eines Action Items:
Wann immer wir über ein Action Item sprechen, gibt es drei W-Fragen, die dabei berücksichtigt werden. Diese sind Wer, Was und Wann. Alle drei werden unten im Detail besprochen.
Wer?
Wie der Begriff schon sagt, ist dies die Person, die sich mit der Aufgabe befassen wird. Das Action Item für diese Aufgabe macht deutlich, dass die spezifische Aufgabe dieser bestimmten Person zugewiesen ist.
Was?
Dies ist ein sehr wichtiger Teil des Action Items. Das liegt daran, dass dies die Beschreibung ist, die der Person sagt, was sie für die Aufgabe tun muss. Diese muss nicht nur klar sein, sondern auch kurz und prägnant, damit keine Unklarheiten bleiben.
Wann?
Dies ist die Zeit, die für die Erledigung der Aufgabe zur Verfügung steht. Manchmal wird sie auch als Deadline für das Projekt bezeichnet. Es wird bevorzugt, dass dieser Begriff nur in einem konkreten Zeit- und Datumsformat angegeben wird, anstatt in informellen Formaten.
Tipps zur Umsetzung dieser W-Fragen von Action Items in Ihrem Berufsleben:
Obwohl ein Action Item eine sehr einfache Sache zu sein scheint, ist es nicht so einfach. Das liegt daran, dass jede unsichere Information dazu führt, dass die Person, die die Aufgabe bearbeiten muss, mit vielen Schwierigkeiten konfrontiert wird.
Hier haben wir also einige Tipps, um das Action Item für jede Aufgabe zu verbessern. Dies wird nicht nur für die Vorgesetzten hilfreich sein, sondern auch für die Mitarbeiter, denen die Aufgaben zugewiesen werden.
Schaffen Sie Klarheit, indem Sie eine kurze, aber deutliche Beschreibung geben:
Wenn Sie ein Action Item erstellen, müssen Sie die Dinge klar und kurz halten. Es ist jedoch keine gute Praxis, das Action Item gleichzeitig kurz und unklar zu gestalten. Dies führt zu Problemen beim Verständnis des Action Items. Nehmen wir zum Beispiel ein Verkaufsregister für ein Büro und die Aufgabe besteht darin, einen Bericht über die Verkäufe der aktuellen Woche zu erstellen.
Wenn Sie Ihr Action Item als „Verkaufsregister“ formulieren und es einem Mitarbeiter zuweisen, wird er oder sie nicht wissen, was zu tun ist. Um die Dinge klarer zu machen, können Sie es als Überprüfung des Verkaufsregisters oder Erstellung eines Berichts über das Verkaufsregister formulieren. Dies wird die auszuführende Aufgabe wesentlich deutlicher machen.
Es hilft sehr, das Action Item immer mit einem Verb zu beginnen:
Meistens stellen sich die Leute die Frage, was ein Action Item ist und wie man es effizient gestaltet. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihr Action Item effizient gestalten können. Da ein Action Item nicht aus nur einem oder zwei Wörtern bestehen kann, da dies viele Unklarheiten verursacht, ist es eine gute Praxis, Ihr Action Item in Form eines Satzes zu formulieren.
Die beste Praxis ist es, den Namen mit einem Verb zu beginnen, da dies mehrere Vorteile hat. Einige der Vorteile sind unten aufgeführt.
- Es hilft dabei, das Action Item auf den Punkt zu bringen.
- Es trägt zu einem besseren Verständnis bei.
- Es macht die Anweisungen von Anfang an klarer.
Wenn wir das gleiche Beispiel aus dem vorherigen Fall nehmen, sehen wir, dass ein Action Item wie „einen Verkaufsbericht erstellen“ der Person sagt, womit sie sich bei dieser Aufgabe befassen muss.
Gestalten Sie Ihr Action Item wie eine Anweisung:
Eine großartige Möglichkeit, Ihr Action Item effektiv zu gestalten, besteht darin, Ihre Action Items wie Anweisungen zu formulieren. Dies macht sehr deutlich, was erforderlich ist, und manchmal helfen auch die Beschreibungen beim besseren Verständnis.
Wenn Sie Ihre Action Items wie Anweisungen gestalten, lassen sich die großen Aufgaben nicht nur leichter aufteilen, sondern die Mitarbeiter werden es auch sehr einfach finden, den Umfang des gesamten Projekts zu verstehen, da sie wissen, welche Teile in Projekten korrelieren und wie sie die Effizienz ihrer Aufgabe steigern können.
Abgesehen vom Titel können auch die Beschreibungen als eine Reihe von Anweisungen verfasst werden. Es wird für die Mitarbeiter extrem hilfreich sein zu verstehen, womit sie sich befassen müssen, da die Beschreibung bereits sehr hilfreich sein wird.
Diese hilfreiche Beschreibung in eine Reihe von Anweisungen umzuwandeln, wird dazu beitragen, das zu behandelnde Problem leichter verständlich zu machen.
Vergessen Sie niemals, Fälligkeitstermine für alle Action Items hinzuzufügen:
Abgesehen von allen anderen Faktoren, die eine Person zur Erledigung von Aufgaben antreiben, sind Fälligkeitstermine und Deadlines die effektivsten. Dies liegt daran, dass eine Deadline ein Zeitlimit für die Projekte und Aufgaben vorgibt. Wann immer Sie ein Action Item erstellen und es einem Mitarbeiter oder einer bestimmten Aufgabe zuweisen, ist eines zu beachten: die Deadline.
Diese Deadline hilft nicht nur dem Mitarbeiter bei einem besseren Zeitmanagement, sondern hilft auch den Arbeitgebern bei der Einhaltung der endgültigen Deadlines des gesamten Projekts.
Ein großer Fehler bei der Erstellung von Action Items besteht darin, dass die Leute Deadlines normalerweise in Form von Tagen wie „5 Tage oder 2 Wochen“ angeben. Dies bringt viele Probleme mit sich. Einige davon sind unten aufgeführt.
- Dies ist keine sehr formelle Art, eine Frist zuzuweisen, daher wird sie keine sehr gute Wirkung auf die Person haben, der die Aufgabe zugewiesen wurde.
- Sie werden Probleme mit der Zeit haben, da keine ordnungsgemäße Uhrzeit für die Frist angegeben ist.
- Menschen in verschiedenen Zeitzonen können auf viele Probleme stoßen.
Die beste Lösung für all diese Probleme besteht darin, eine ordnungsgemäße Frist festzulegen, die all diese Informationen enthält.
- Uhrzeit mit AM und PM.
- Die Zeitzone des Standorts.
- Tag, Datum, Monat und Jahr.
Wenn all diese Angaben in die Frist aufgenommen werden, ist die Frist vollständig und es bleiben keine Unklarheiten bezüglich der Frist bestehen.
Weisen Sie den Personen ihre Aufgaben intelligent zu:
Wenn man weiß, was ein Action Item ist und man die Action Items für eine bestimmte Aufgabe erstellt, muss man wissen, welcher Mitarbeiter für diese Aufgabe am besten geeignet ist. Es ist keine gute Praxis, eine Aufgabe aus dem Rechnungswesen einer Person aus einer anderen Abteilung zuzuweisen.
Dies liegt daran, dass der Mangel an Informationen und Fähigkeiten zu mangelnder Leistung und Produktivität führt. Deshalb dürfen Sie die Aufgaben nur den Mitarbeitern zuweisen, die einer bestimmten Abteilung angehören.
Action Items in Form von Schritten sind äußerst hilfreich:
Wenn es mehr als eine Aufgabe gibt, muss es auch mehr als ein Action Item geben, und am besten gehen Sie in dieser Situation so vor, dass Sie die Informationen Schritt für Schritt bereitstellen. Dies wird sehr hilfreich sein, und dieses Action Item dient als Leitfaden für die Lösung komplexester Aufgaben.
Geben Sie kurze, aber aussagekräftige Details zu jedem Action Item an:
Es gibt Zeiten, in denen Sie einem Mitarbeiter nicht nur eine Aufgabe zuweisen; in diesem Fall muss ein Mitarbeiter viele Aufgaben bewältigen, und für jede Aufgabe muss ein Action Item erstellt werden. Wenn Sie wissen wollen, was ein Action Item ist und wie Sie es sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Arbeitgeber hilfreich gestalten können, ist dies die beste Lösung für Sie.
Da das Action Item dazu dient, den Mitarbeitern mitzuteilen, was sie tun sollen, muss dies sehr klar formuliert sein. Dazu muss das Action Item eine ordnungsgemäße Beschreibung für jede Aufgabe enthalten. Einige Eigenschaften der Beschreibung sind unten aufgeführt.
- Sie muss kurz und prägnant sein.
- Die Beschreibung der Aufgabe muss leicht verständlich sein.
- Es dürfen keine wichtigen Informationen fehlen.
Wenn Sie eine Beschreibung für das Action Item erstellen, wird es für den Mitarbeiter sehr einfach, die Anforderungen der Aufgabe zu verstehen, und auf diese Weise wird das Action Item für den Mitarbeiter sehr hilfreich sein.
Fazit:
Manchmal müssen komplexe und schwierige Aufgaben in kleinere Stücke unterteilt werden. Wenn Sie nach der Antwort auf die Frage suchen, was ein Action Item ist: Die Antwort lautet, dass es sich um eine Reihe von Anweisungen handelt, die dabei helfen, diese kleinen Stücke der komplexen Aufgabe verschiedenen Mitarbeitern zuzuweisen. Es macht es jedem Mitarbeiter sehr einfach, die ihm zugewiesene Aufgabe und deren Anforderungen zu verstehen.