BRD vs. PRD: Was neue Produktmanager wissen müssen?

Die Verwaltung von Projekten erfordert eine gute Dokumentation und Kommunikation. Diese sind notwendig, damit die Aktivitäten effektiv durchgeführt werden können. Das BRD ist ein bedeutendes Dokument, das verwendet wird, um ein geschäftliches Bedürfnis und dessen anschließende Ausführung zu definieren. Das PRD ist ebenfalls ein weiteres Schlüsseldokument, das zur Definition eines Projektbedarfs dient. Zunächst einmal gibt es einen feinen Unterschied zwischen den beiden. Obwohl sie synonym klingen mögen, sind sie unterschiedlich. Sie werden in verschiedenen Phasen eines Projekts eingesetzt. 

In diesem Artikel werden wir die wichtigsten Unterschiede zwischen dem BRD und dem PRD untersuchen, um Projektmanagern und Teams zu helfen, die Projektentwicklung besser zu verstehen.

Einführung in das PRD 

Ein PRD ist eines der wesentlichen Dokumente im Produktentwicklungszyklus. Es legt dar, welche Assets und Fähigkeiten zu einer Produkteinführung hinzugefügt werden sollten, damit Entwicklungs- und Testteams fortfahren können. Obwohl PRDs in den herkömmlichen, phasenweisen SD-Modellen effektiv erstellt werden, sind sie auch bei agiler Arbeitsweise von Vorteil.

Das PRD enthält alles, was Teil des Release sein muss, damit es als vollständig gilt. Es dient als Leitfaden für andere Dokumente, die während des Release-Prozesses erstellt werden. Obwohl PRDs vorschlagen können, wie etwas implementiert werden könnte, um zu zeigen, wie es funktioniert, legen sie normalerweise nicht genau fest, wie es gemacht werden soll.

Wichtige Elemente des PRD

Hier ist eine einfache Aufschlüsselung der wichtigsten Teile:

• Beschreibung des Produkts

Dies gibt einen Überblick darüber, was das Produkt ist und wie es in das Gesamtbild des Marktes oder die Vision des Unternehmens passt.

• Zweck

Dies erklärt, warum das Produkt entwickelt wird und welche spezifischen geschäftlichen Probleme es lösen soll.

• Zielgruppe

Dies identifiziert die Endbenutzer und hilft, deren Herausforderungen und Erwartungen zu verstehen. Es enthält oft Informationen über die Demografie und das Verhalten der Benutzer.

• Hauptmerkmale

Dies hebt die Hauptmerkmale und Funktionen des Produkts hervor. Es hilft dabei, jedes einzelne zum besseren Verständnis aufzuschlüsseln.

• Design der Benutzeroberfläche

Dies konzentriert sich darauf, wie das Produkt aussieht und sich anfühlt, und erklärt, wie Benutzer damit interagieren werden.

• Technische Spezifikationen

Dies deckt die technischen Details ab, die das Engineering-Team benötigt. Dazu gehören Dinge wie Softwarearchitektur, Datenspeicherung, Leistungsanforderungen und Frameworks.

Anwendungsfälle des PRD

Ein PRD ist während des gesamten Produktentwicklungsprozesses wichtig. Es beginnt mit der Definition des Produkts und seiner Anforderungen und leitet das Team weiterhin an, um sicherzustellen, dass das Produkt korrekt erstellt wird.

Hier sind einige Situationen, in denen ein PRD nützlich ist:

Geschäftliche Anforderungen übersetzen 

Sie können ein PRD verwenden, wenn Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen in Produktmerkmale übersetzen müssen. Das PRD erklärt, wie das Produkt funktionieren wird, und listet seine Funktionen auf.

Klare Anforderungen bereitstellen

Es enthält technische Details, damit die Entwickler genau wissen, was sie bauen müssen.

User Stories definieren

Das Schreiben von User Stories im PRD hilft, Anforderungen zu klären und sich auf das zu konzentrieren, was die Benutzer benötigen. Zum Beispiel: „Als Benutzer möchte ich Daten nach Datumsbereich filtern.“

Sicherstellen, dass das Produkt die Geschäftsziele erfüllt

Das PRD hilft dabei, die Funktionen des Produkts mit den allgemeinen Geschäftszielen in Einklang zu bringen, wie z. B. die Erstellung eines Live-Chatbots oder das Hinzufügen von FAQs, um Support-Anfragen zu reduzieren.

Koordinierung funktionsübergreifender Teams

Es verbindet die Design-, Qualitätssicherungs- und Engineering-Teams, um sicherzustellen, dass alle effektiv zusammenarbeiten.

Verwaltung von Fehlerbehandlung und Grenzfällen

Das Dokument beschreibt, wie mit ungewöhnlichen Fällen und Fehlern umzugehen ist. Es trägt zu einer reibungslosen Benutzererfahrung und einem ordnungsgemäßen Fehlermanagement bei.

Einführung in das BRD

Ein BRD definiert in einfachen Worten, was ein Unternehmen tut und warum ein Projekt erforderlich ist. Es definiert Maßnahmen, die neben den notwendigen Projektanforderungen ergriffen werden müssen. 

Das BRD konzentriert sich auf die Frage, was das Projekt liefern soll. Ein weiterer Vorteil dieses BRD ist, dass es im Falle von Änderungen während des Projekts aktualisiert werden muss.

Betrachten Sie das BRD aus diesem Grund als einen Plan, der die Aktivitäten zur Erreichung von Zielen und zur Erzielung positiver Konsequenzen für Kunden sowie Stakeholder definiert. 

Alle Teammitglieder sind an dem Bemühen beteiligt, zu definieren, wie das Projekt in den Betrieb geht und wie es den Anforderungen des Unternehmens gerecht wird. 

Diese Art der Planung erfolgt unter Einbeziehung der Stakeholder und kann erst umgesetzt werden, nachdem diese Stakeholder den Arbeitsplan genehmigt haben.

Wichtige Elemente des BRD

Lassen Sie uns die Hauptteile des Dokuments aufschlüsseln:

• Executive Summary

Ein kurzer Überblick, der das gesamte Dokument zusammenfasst und die Projektanforderungen umreißt.

• Projekt-/Feature-Ziele

Eine Beschreibung dessen, was das Projekt (oder ein bestimmtes Feature) erreichen soll. Dies beinhaltet seine Ziele und die erwarteten Ergebnisse.

• Geschäftsanforderungen und Projektumfang

Eine klare Definition der mit dem Projekt verbundenen Arbeit, um sicherzustellen, dass sie innerhalb der festgelegten Grenzen bleibt.

• Stakeholder

Eine Liste der am Projekt beteiligten Personen sowie der Rollen und Verantwortlichkeiten jeder dieser Personen.

• Zeitplan

Dies ist ein Plan, der die verschiedenen Phasen angibt, die das Projekt durchlaufen wird, und die Zeit, die jede Phase voraussichtlich in Anspruch nehmen wird.

• Budget und Kosten-Nutzen-Analyse

Eine Aufstellung der geschätzten Kosten sowie des erwarteten Nutzens des Projekts. Die Kosten-Nutzen-Analyse liefert eine Begründung für den Return on Investment (ROI) des Projekts.

• Einschränkungen

Alle Einschränkungen oder Herausforderungen, die während des Projekts auftreten könnten, sowie Ressourcen zu deren Bewältigung.

Anwendungsfälle eines BRD

Dieses Dokument wird normalerweise zu Beginn der Projektentwicklung erstellt. Es trägt dazu bei, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind, minimiert Unklarheiten und weist auf Risiken hin. Es ist außerdem wichtig, um die Genehmigung der Geschäftsführung und das Budget zu sichern.

Hier sind einige Situationen, in denen Sie ein BRD erstellen sollten:

Projektplanung und Richtungsfestlegung

Nutzen Sie ein BRD, um zu skizzieren, was das Projekt benötigt und welche Ziele erreicht werden sollen. Dies stellt sicher, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind, und vermeidet kostspielige Verzögerungen durch Änderungen des Projektumfangs.

Erstellung und Austausch von Anwendungen

Sammeln Sie im BRD alle geschäftlichen Anforderungen, die für die Erstellung einer neuen Anwendung oder den Ersatz einer alten Anwendung erforderlich sind.

Reaktion auf Ausschreibungen

Entwerfen Sie ein BRD, um auf Ausschreibungen (RFPs) für neue Projekte zu reagieren, indem Sie die geschäftlichen Anforderungen und Erwartungen detailliert darlegen.

Definition von Geschäftsanforderungen

Wenn Ihr Unternehmen expandiert, kann ein BRD dabei helfen, die notwendigen Geschäftsanforderungen zu dokumentieren.

Lösung von geschäftlichen Problemen

Ein BRD kann spezifische geschäftliche Probleme und die gewünschten Ergebnisse zu deren Behebung skizzieren.

Priorisierung von Marktbedürfnissen

Wenn Sie in einen neuen Markt eintreten, kann ein BRD dabei helfen, wichtige Chancen zu identifizieren und diese mit Ihren Geschäftszielen in Einklang zu bringen.

BRD vs. PRD: Hauptzweck beider Dokumente 

BRD

Der Hauptzweck des BRD besteht darin, darzustellen, wie das System aus geschäftlicher Sicht aussehen sollte. Oft definiert es die kommerziellen sowie die spezifischen anwendungstechnischen und technischen Aspekte, die das Projekt erfordert. Das BRD hilft dabei, wichtige Fragen darüber zu beantworten, was das Unternehmen benötigt und wie das Projekt umgesetzt wird. Es enthält außerdem eine priorisierte Liste von Funktionen und Anforderungen, die das endgültige Produkt, System oder der Service enthalten muss.

PRD

PRDs sind im Produktentwicklungsprozess sehr wichtig, da sie als Leitfaden für das gesamte Team dienen. Sie tragen dazu bei, zu verdeutlichen, was mit dem Produkt erreicht werden soll.

Sie helfen allen Beteiligten dabei, sich darauf zu einigen, welche Funktionen am wichtigsten sind, und mögliche Kompromisse zu verstehen. PRDs stellen sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind, und tragen dazu bei, dass das endgültige Produkt den Bedürfnissen der Nutzer entspricht.

Für Teams, die Agile- oder Wasserfall-Methoden verwenden, ein gut organisiertes PRD kann die Entwicklung reibungsloser gestalten, indem es klare Anweisungen gibt und dazu beiträgt, verpasste Termine oder Änderungen des Projektumfangs zu vermeiden.

Wann sollte man ein BRD verwenden?

Sie sollten ein BRD während der Projektplanungsphase erstellen. Zu Beginn des Projekts legt das BRD das Ziel und die Reichweite des Projekts fest.

Es skizziert zudem die geschäftlichen Anforderungen und Ziele.

Obwohl das BRD in diesen frühen Phasen definiert wird, kann es im Laufe des Projekts aktualisiert werden, wenn Änderungen auftreten. Dieses Dokument ist wichtig, da es eine solide Grundlage für den Erfolg des Projekts bildet. Es hilft bei einer besseren Planung, Ausführung und Kommunikation.

Um dies effektiv zu verwalten, benötigen Sie eine Projektmanagement-Software, die Aufgaben organisiert und Ihr gesamtes Team vernetzt. Instagantt ist ein Online-Tool, das Echtzeitdaten in verschiedenen Ansichten bereitstellt. Es ermöglicht jedem, auf seine bevorzugte Weise zu arbeiten. Sein interaktives Gantt-Diagramm kann mit Teams und Stakeholdern geteilt werden und zeigt Aufgaben auf einer Zeitachse organisiert an. 

Sie können abhängige Aufgaben verknüpfen, Meilensteine setzen und den kritischen Pfad identifizieren. Außerdem können Sie eine Baseline festlegen und Ihr BRD in Echtzeit verfolgen, während das Projekt voranschreitet. 

Wann sollte man ein PRD verwenden?

Ein Produktanforderungsdokument wird in der Regel vom Produktmanager erstellt, bevor das Entwicklungsteam mit der Arbeit am Produkt beginnt. Es ist jedoch wichtig, dass alle daran mitarbeiten. Ein PRD ist wie ein bester Freund für den Produktmanager, da es den Release leitet und dazu beiträgt, sicherzustellen, dass Sie das liefern, was die Kunden wollen, und zwar pünktlich.

Jeder, der am Release beteiligt ist – dazu gehören Entwickler, Tester und Projektmanager – sollte mit dem PRD vertraut sein.

Abschließende Gedanken 

Sowohl BRD als auch PRD sind anforderungsbasierte Dokumente. Diese sind hilfreich, um Ihr Unternehmen zum Erfolg zu führen. Mit diesen Dokumenten können Sie Ihr Team aufeinander abstimmen und ihm Ihre Geschäftsziele erläutern.