Burndown-Charts: Alles, was Sie darüber wissen müssen
Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, wie Sie als Unternehmen Ihre Aufgaben und Projekte im Auge behalten können und sollten. Ganz gleich, ob Sie in der Vergangenheit bereits andere Arten von Diagrammen erstellt haben oder auf der Suche nach Ihrer ersten Produktivitätsoption sind, ein Burndown-Chart könnte genau das Richtige für Sie sein. Sie müssen nur wissen, wie es funktioniert und wie Sie das Beste daraus machen. Davon könnten Ihre Projekte und Ihr gesamtes Team stark profitieren.
Was ist ein Burndown-Chart?
Ein Burndown-Chart ist etwas weniger umfangreich als ein Gantt-Diagramm oder ein Kanban-Board. Anstatt hochspezifisch zu sein und jede Aufgabe und jede beteiligte Person detailliert aufzuführen, konzentriert sich ein Burndown-Chart darauf, wie viel Zeit für ein bestimmtes Projekt noch verbleibt. Dies geschieht durch die Betrachtung von zwei verschiedenen Faktoren, nämlich der Menge an Arbeit, die noch zu erledigen ist, um das Projekt abzuschließen, und der Zeit, die für die Erledigung der Arbeit noch zur Verfügung steht. Die Grafik ermöglicht es Ihnen dann, die Antworten auf diese Fragen einfach und unkompliziert zu sehen.
Diese Diagramme betrachten die Informationen auch auf zwei leicht unterschiedliche Arten. Sie können sich zum Beispiel ein Sprint-Burndown-Chart ansehen, um festzustellen, wie viel Arbeit in der Aufgabe, die abgeschlossen werden muss oder die Sie messen möchten, noch übrig ist. So können Sie und der Rest des Teams sich ein gutes Bild davon machen, wie Sie in kurzen Sprints abschneiden. Dies kann ein extrem wichtiger Teil des Prozesses sein und stellt sicher, dass das gesamte Team in diesem Sprint so hart wie möglich arbeitet. Wenn Sie dazu neigen, Ziele für größere Projekte zu setzen, die in einem kürzeren Zeitraum abgeschlossen werden müssen, könnte dies ein guter Weg sein.
Sie können auch ein Produkt-Burndown-Chart erstellen, mit dem Sie verfolgen können, wie viel Arbeit für das gesamte Projekt, an dem Sie arbeiten, noch ansteht. Es kann sich um ein großes oder ein kleines Projekt handeln, aber Sie und Ihr Team wollen trotzdem wissen, wie Sie vorankommen und wie viel mehr Sie noch tun müssen, um es abzuschließen. Mit dem Produkt-Burndown können Sie das tun und dabei vergleichen, wie viel des Projekts Sie bereits abgeschlossen haben. Das hilft Ihnen, noch mehr Arbeit schnell zu erledigen.
Warum ein Burndown-Chart verwenden?
Wir haben dies im letzten Abschnitt kurz angesprochen, aber es ist etwas, das wir uns ebenfalls noch einmal ansehen sollten. Im Allgemeinen ist ein Burndown-Chart eine großartige Ergänzung zu einigen anderen Arten von Produktivitätsdiagrammen, die Sie erstellen können, wie z. B. ein Kanban-Board oder ein Gantt-Diagramm. Es liefert zwar nicht die detaillierten Informationen wie diese Arten von Diagrammen, kann Ihnen aber eine ordentliche Menge an Informationen darüber geben, wie Sie vorankommen und ob Sie beschleunigen oder so weitermachen müssen wie bisher.
Mithilfe dieser Art von Board finden Sie heraus, ob Ihr Projekt auf dem richtigen Weg ist, um rechtzeitig abgeschlossen zu werden. Während ein Kanban-Board Ihnen zeigen kann, wo sich eine Aufgabe in Ihrem Zeitplan befindet, oder ein Gantt-Diagramm Ihnen sagen kann, wie viel Zeit Sie bis zur Deadline haben und sogar wie viel Prozent abgeschlossen sind, kann es immer noch schwierig sein zu verstehen, was innerhalb des Projekts passiert. Mit dem Burndown-Chart sehen Sie eine bildliche Darstellung dessen, wie viel zu Beginn zu tun war, wie viel Sie bisher erledigt haben und wie viel Sie noch tun müssen, um pünktlich fertig zu werden.
Diese Art von Grafik macht es Ihnen leicht, das bereits geleistete Arbeitstempo und das Tempo zu betrachten, das Sie benötigen, um die Arbeit rechtzeitig abzuschließen. Das kann es Ihnen viel einfacher machen, genau das zu erreichen. Sie können das Tempo genauer unter die Lupe nehmen und es auch mit dem Rest Ihres Teams teilen, damit dieses sieht, was es noch tun muss, um allen zu helfen, das Ende der Aufgabe oder des Projekts zu erreichen.
Da sie sehr einfach im Design und unkompliziert sind, sind sie für jeden leicht zu überprüfen. Sie können es in kurzer Zeit betrachten und erhalten sofortiges Feedback darüber, was noch zu tun ist und wie gut Sie vorankommen. Sie sollten es mindestens einmal am Tag überprüfen, um zu sehen, wie es Ihnen geht, entweder zu Beginn eines Tages oder am Ende (oder beides). Dies hilft Ihnen und Ihrem Team herauszufinden, was als Nächstes zu tun ist, um auf Kurs zu kommen oder zu bleiben.
Was Sie sehen werden
Wenn Sie Ihr Burndown-Chart für ein bestimmtes Projekt erstellen, werden Sie zwei verschiedene Linien dargestellt sehen. Auf der Y-Achse Ihrer Grafik ist die Menge der verbleibenden Arbeit aufgetragen. Auf der X-Achse sehen Sie die Zeitspanne, die Sie für die Erledigung der Arbeit haben. Diese beiden Dinge helfen Ihnen bei der Erstellung der Grafik und machen sie leichter lesbar. Sie können auch auf unterschiedliche Weise dargestellt werden, sodass der Zeitrahmen je nach dem, was Sie verfolgen, länger oder kürzer ist, aber die Arbeitsmenge kann von 100 % bis 0 % detailliert angegeben werden.
Sobald Sie das Diagramm vor sich haben, sind darauf zwei Linien zu sehen. Die erste ist die Linie für die ideale Arbeit. Dies ist die Linie, die die Arbeit von 100 % bis 0 % verbindet. Sie zeigt also, wie Sie Ihr Tempo einteilen sollten, um mit so wenig Hindernissen wie möglich vom Anfang bis zum Ende des Projekts zu kommen. Wenn Sie auf optimalem Niveau arbeiten würden, wäre dies das Tempo, das Sie anwenden würden, und wie alles abgeschlossen würde. Aber so läuft es nicht immer. Das ist nur sehr selten der Fall.
Die zweite Linie ist die Linie der tatsächlich verbleibenden Arbeit. Diese betrachtet die Menge an Arbeit, die jeden Tag fällig ist, und erstellt ein Diagramm, das Ihnen zeigt, wie viel Sie bereits erledigt haben und wie viel noch zu tun ist. Es wird häufig aktualisiert, um sicherzustellen, dass es genau ist und Sie wissen, wie gut (oder weniger gut) Sie vorankommen. Wenn Sie die Linie der tatsächlichen Arbeit oberhalb der Ideallinie sehen, bedeutet dies, dass Sie etwas mehr Arbeit investieren müssen, um wieder in den Zeitplan zu kommen. Wenn die Linie unter der Ideallinie liegt, bedeutet dies, dass Sie dem Zeitplan voraus sind.
Denken Sie daran, dass Ihre tatsächliche Arbeitslinie schwanken wird, während Sie und Ihr Team weiter am Projekt arbeiten, und dass sie die verbleibende Arbeit ausgleichen wird. Wenn Sie also noch Zeit für den Abschluss des Projekts haben, nimmt sie Ihren aktuellen Stand und zeigt Ihnen einen idealen Weg zum Ziel. Wenn Sie diesem Weg nicht folgen, wird er sich immer wieder ändern und aktualisieren, während Sie die Arbeit abschließen, um Ihnen den besten Weg nach vorne zu zeigen. Der Schlüssel liegt darin, das Diagramm regelmäßig zu überprüfen.
Die Vorteile von Burndown-Charts
Es gibt verschiedene Vorteile, die Sie feststellen werden, wenn Sie sich für die Arbeit mit Burndown-Charts entscheiden. Der Schlüssel liegt darin, sicherzustellen, dass Sie diese richtig verwenden und sie frühzeitig für Ihre Sprints oder Projekte initiieren. Dies wird es Ihnen erleichtern, von Anfang an am Ball zu bleiben, anstatt am Ende des Zeitplans zu sehr in Hektik zu geraten. Außerdem werden Sie sich angesichts dieser Vorteile auch die Optionen ansehen wollen.
Den Fortschritt sehen – Eines der ersten Dinge, die Ihnen bei dieser Art von Diagramm auffallen werden, ist, dass die Informationen sofort verfügbar sind. Sie müssen nicht nach etwas suchen und Sie müssen das Diagramm nicht über einen längeren Zeitraum betrachten, um zu sehen, was Sie wissen müssen. Sie können sofort sehen, wie Sie im Vergleich dazu stehen, wie Sie stehen sollten. Dies gibt Ihnen unmittelbares Feedback und die Möglichkeit, sich sofort mit zusätzlichen Informationen und Ratschlägen an den Rest Ihres Teams zu wenden.
Probleme erkennen – Wenn Sie und Ihr Team im Rückstand sind oder Gefahr laufen, in Verzug zu geraten, wird Ihr Burndown-Chart Ihnen dies in kürzester Zeit mitteilen. Das bedeutet, dass Sie schnell erkennen können, wenn Sie zurückfallen, und sofort Maßnahmen ergreifen können. Wenn die Linie der tatsächlichen Arbeit auch nur geringfügig unter Ihre ideale Arbeitslinie fällt, können Sie das sehen und sofort das Tempo ein wenig anziehen, um wieder auf Kurs zu kommen. Wenn Sie das Problem erst viel später bemerken würden, müssten Sie das Tempo umso mehr steigern, um wieder in den Zeitplan zu kommen.
Sehen, was Sie brauchen – Wenn Sie Teammitglieder haben, die nicht so gut darin sind, einige der komplexeren Diagramme oder Systeme zu lesen, die Sie verwenden, dann ist dies eine großartige Möglichkeit, sie auf dem Laufenden zu halten. Es ist einfach und unkompliziert zu erlernen und lässt sich auf einen Blick lesen. Alles, was Sie tun müssen, ist, die beiden Linien zu betrachten und zu vergleichen, wie sie zueinander stehen. Von dort aus haben Sie alle Informationen, die Sie benötigen. Dies ist ein großartiges Diagramm, das Sie besonders bei kurzfristigen Projekten verwenden können.
Die Kehrseite von Burndown-Charts
Es gibt großartige Möglichkeiten mit Burndown-Charts, aber es gibt auch einige Dinge, auf die Sie genauer achten sollten. Diese Dinge werden Ihnen helfen festzustellen, ob ein Burndown-Chart der richtige Weg für Ihr Team und Ihr Projektmanagement ist. Schließlich gibt es einige Einschränkungen bei dem, was Sie tun können.
1. Genaue Planung ist erforderlich
Sie müssen Ihren Sprint genau planen, um eine präzise Darstellung davon zu erhalten, wie viel Zeit und wie viel Arbeit Ihnen noch verbleiben. Wenn Sie den Sprint falsch einschätzen, werden Sie Schwierigkeiten haben, auf Kurs zu bleiben.
2. Ignoriert das Backlog
Sie sind derjenige, der dafür verantwortlich ist, alles in das Diagramm einzutragen und sicherzustellen, dass alles ordnungsgemäß funktioniert. Wenn Sie das Backlog an Aufgaben nicht vervollständigen oder das Backlog an Aufgaben nicht eintragen, könnten Sie am Ende ein ungenaues Diagramm erhalten.
Einrichten Ihrer Charts
Wenn es darum geht, einen Projekt-Sprint durchzuführen, möchten Sie sicherstellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind und alles ordnungsgemäß aufzeichnen. Solange Sie wissen, was Sie tun, und sicherstellen, dass Sie alle Grundregeln richtig festlegen, wird es Ihnen und Ihrem Team mit diesem Diagramm viel besser gehen. Stellen Sie einfach sicher, dass jeder weiß, wie man es einrichtet und wie man es überwacht. Und stellen Sie sicher, dass alle Aufgaben ordnungsgemäß gemeldet werden, damit es aktuell bleibt.
Wenn Sie bereit sind, sich verschiedene Arten von Diagrammen und verschiedene Möglichkeiten zur Verfolgung all der Arbeit anzusehen, die Sie erledigen müssen, sollten Sie sich Burndown-Charts ansehen. Sie werden vielleicht sogar überrascht sein, wie sehr diese Art von Diagramm die Art und Weise verändern kann, wie Sie und Ihr Team die zu erledigende Arbeit betrachten. Und wenn Sie nach schnellen Systemen und Tracking suchen, gibt es definitiv keinen besseren Weg, als sich von einem Burndown-Chart helfen zu lassen.