Wie man Projekte schätzt? Der vollständige Leitfaden
Projektschätzung ist ein entscheidender Punkt für ein Projektmanagement-Team, um eine genaue Vorstellung von der Arbeitsbelastung, den Kosten und vielen anderen Dingen zu haben, die beim Start eines Projekts zu berücksichtigen sind. Projektschätzungen können in verschiedenen Bereichen wie dem Bauwesen, der IT, dem Ingenieurwesen, der Landwirtschaft, dem Finanzwesen usw. angewendet werden.
Ein Projektmanager ist dafür verantwortlich, die richtige Schätzung vorzunehmen, bevor eine große wirtschaftliche Investition getätigt wird. Eine Projektschätzung ist nicht immer einfach und genau, aber sie ist notwendig, um die Kosten zu decken, die Aufgaben zu planen und ein qualifiziertes Team einzustellen.
Wenn keine Schätzungen vorgenommen werden, ist es nicht möglich, einen besseren Plan für Ihr Projektmanagement zu erstellen, und Sie wissen nicht, ob die vorhandenen Ressourcen für den Abschluss des Projekts ausreichen oder nicht. Diese Situation kann dazu führen, dass Sie das Projekt abbrechen, was dazu führt, dass Ihre Bemühungen, Investitionen und Ressourcen verschwendet werden.
Ein vollständiger Leitfaden zur Schätzung von Projekten
Es werden einige wichtige Tipps zur Schätzung von Projekten gegeben, die Ihnen vor dem Start eines Geschäftsprojekts helfen werden. Lassen Sie uns also damit beginnen, zu verstehen, wie man Projekte schätzt.
Die Kernkomponenten der Projektschätzung sind:
- Schätzung des Budgets
- Schätzung der Ressourcen
- Schätzung des Aufwands
1. Top-Down-Schätzung
Top-Down-Schätzungen werden vom Projektmanager zusammen mit dem restlichen oberen Management vorgenommen, wozu der Finanzmanager, der Eigentümer und das erfahrene Gremium des Unternehmens gehören. Die Top-Down-Projektschätzung basiert auf Erfahrungen aus der Vergangenheit und der Festlegung der Aufgaben für den Start eines Projekts.
- Man kann sagen, dass die Top-Down-Schätzung ein Ansatz ist, um die Ziele und das Leitbild eines Projekts festzulegen und dann die Teammitglieder entsprechend auszuwählen, um diese Ziele zu erreichen.
- Diese Schätzung erfordert die Aufteilung der Arbeit in Blöcke, um sie für die Teammitglieder präziser und klarer zu machen. Nach der Festlegung eines Ziels werden die Aufgaben weiter in kleine Teile zerlegt.
Unter Berücksichtigung der Erfahrungen aus der Vergangenheit mit demselben Projekt werden die notwendigen Schritte definiert und für die Teammitglieder kategorisiert, um ihnen ein klares Gesamtbild zu vermitteln. Der Projektmanager erleichtert die Identifizierung der Hauptaufgaben, die dann vom Team weiter verfeinert werden.
Ein Projektmanager nimmt eine grobe Schätzung des Zeitrahmens, der Kosten und des Budgets vor, die zwar keineswegs genau ist, aber eine erste Orientierung für die Abwicklung des Projekts bietet. Diese erste grobe Skizze des Budgets kann von Vorteil sein, um Ihren Kunden in Bezug auf das geschätzte Budget und die Dauer zufrieden zu stellen. Es handelt sich jedoch lediglich um eine auf Vorhersagen basierende Schätzung, ohne die Details zu kennen oder in die Bearbeitung einzusteigen.
2. Bottom-Up-Schätzung
Die Bottom-Up-Schätzung scheint der Top-Down-Schätzung zu gleichen, da sie ebenfalls auf Erfahrungen aus früheren Projekten beruht, ist aber eine genauere und präzisere Schätzung als die Top-Down-Schätzung. Diese Art der Schätzung gibt dem Projektmanager die größte Sicherheit hinsichtlich der geschätzten Kosten und des Zeitplans für den Abschluss des Projekts.
- Die Wahrscheinlichkeit, dass die geschätzten Kosten und die Dauer abweichen, ist sehr gering. Die Bottom-Up-Schätzung ist detaillierter, da sie nach einer eingehenden Untersuchung des Projekts und der vor Beginn festgelegten Ziele erstellt wird.
- Der Projektmanager definiert jede Aufgabe für die Teammitglieder einzeln und löst sie aus den Gruppen auf, wie es bei der Top-Down-Schätzung der Fall war.
Die Bottom-Up-Schätzung erweist sich in Bezug auf Budget, Zeitplan und Ressourceneinsatz als richtig. Daher kann man sagen, dass dieses Budget hilfreich ist, um deutliche Unterschiede zwischen den erwarteten und tatsächlichen Kosten, der Zeitdauer und der verwendeten Ressourcenmenge festzustellen.
Wenn Sie die Bottom-Up-Schätzungstechnik anwenden, benötigen Sie einen langen Zeitraum, um einen Plan zu entwickeln. Es werden mehr Ressourcen berücksichtigt, um eine genaue Schätzung vorzunehmen, wie zum Beispiel der Transport für eine Besichtigung vor Ort, um eine detaillierte Studie des Standorts durchzuführen.
Hierfür schätzen Sie die Anzahl der einzustellenden Arbeitskräfte, entscheiden über den Einsatz von Ressourcen und legen den exakten Termin fest, um den Kunden zufrieden zu stellen.
Analoge Schätzung:
Diese Art der Schätzung basiert auf dem Vergleich eines gleichartigen Projekts aus der Vergangenheit mit einem aktuellen Projekt. Diese Schätzung bietet Unterstützung, wenn Sie nicht über genügend Informationen über die Projektkosten und die für den Abschluss erforderliche Zeit verfügen.
Wenn der Kunde Ihnen nicht genügend Details mitteilt oder der Kunde selbst nicht mehr über das Projekt weiß und Sie bittet, die Kosten für die Deckung der Ausgaben bis zum Projektabschluss und die von den Teammitgliedern benötigten Ressourcen zur Erreichung des gesetzten Ziels zu schätzen.
Die wichtigsten Elemente für eine analoge Schätzung sind:
- Informationen über frühere und aktuelle Projekte werden verglichen
- Angenommen, die Kosten für das vorangegangene Projekt beliefen sich auf eine Million, so wird geschätzt, dass die Kosten für dieses Projekt ebenfalls gleich hoch sein werden
- In ähnlicher Weise wird die Zeitdauer verglichen und geschätzt
- Ein Projekt gleicher Art wird herangezogen und verglichen, um eine gute Schätzung vorzunehmen
- Aufgaben, die während des letzten Projekts durchgeführt wurden, werden bevorzugt, um erfolgreiche Ergebnisse zu erzielen
Diese Art der Schätzung ähnelt einer Top-Down-Schätzung und ist nicht immer genau. Sie kann von Vorteil sein, wenn Sie bereits mit einem Projekt gleicher Art zu tun hatten.
3. Analytische Schätzung
Sie ist genauer als andere Techniken, da sie automatische Berechnungen einbezieht, um eine präzisere Schätzung Ihres Projekts zu ermöglichen. Die analytische Schätzung ist genauer, da sie es Ihnen ermöglicht, einen präziseren Zeitrahmen und präzisere Kosten für das Projekt zu schätzen.
Sie müssen einige grundlegende Informationen über das aktuelle Projekt sammeln, sie mit dem vorangegangenen Projekt abgleichen und die Ähnlichkeiten herausfinden. Danach legen Sie die Strategien für die Bearbeitung fest. Sie werden in der Lage sein, Einheiten zur Erreichung des Ziels zu definieren.
Indem Sie die Zeit schätzen, die Sie jeder Aktivität widmen werden, muss diese festgelegt werden, und dann nehmen Sie die Einheit als Ihre helfende Hand hinzu. Einheiten können Werkzeuge, Maschinen, Software oder die Mitarbeiter sein. Seien Sie sich sehr klar über die Zahl, die Sie für den Projektabschluss ansetzen werden.
Richten Sie danach die Aufgaben des vorangegangenen Projekts aus und erstellen Sie eine klare Kalkulation der Kosten und des Zeitplans, damit Sie diese für ein aktuelles Projekt genau abschätzen können.
Es hängt nicht nur von den zuvor gesammelten Daten ab, sondern auch von den Anforderungen und Bedürfnissen des aktuellen Projekts, eine ergebnisorientierte Schätzung festzulegen, die Vertrauen zwischen Ihnen und Ihrem Kunden oder Chef aufbaut.
Dies war eine angemessene Erklärung für die Frage, wie man Projekte schätzt.
Einige wichtige Schritte für eine erfolgreiche Schätzung für Anfänger:
Sie können auch einige Management-Schritte unternehmen, um in einem einzigartigen und effektiven Stil zu arbeiten, wie zum Beispiel die folgenden Techniken in Betracht ziehen:
- Studieren Sie die Profile Ihrer Teammitglieder gründlich
Wenn Sie in Teamarbeit wie eine Führungskraft arbeiten und sich die Zeit nehmen, die Arbeitshistorie Ihrer Teammitglieder kennenzulernen. Dies wird Ihnen helfen, eine geeignete Person für die Durchführung einer bestimmten Aufgabe zu finden.
Sie können Ihr Team anweisen, seine Aufgaben zu erfüllen, indem Sie es auffordern, seine Zeit entsprechend seiner Aufgabe zu organisieren. Dies hilft Ihnen, Ihr Team auf Kurs zu halten und den Punkt zu analysieren, an dem es Ihrem Projekt mangelt und was der Grund dafür ist. Danach werden Sie in der Lage sein, dies auf effektive Weise zu klären.
- Beschäftigen Sie sich mit dem Arbeitsstil des Unternehmens
Verschiedene Unternehmen arbeiten in unterschiedlichen Stilen. Manche Unternehmen starten aufgrund ihrer finanziellen Lage kleine Projekte, und manche arbeiten an groß angelegten und teuren Projekten, da sie die Kosten tragen können.
Es ist besser, die Geschichte des Unternehmens zu kennen, wie es arbeitet und was es in der Vergangenheit geplant hat. Dies wird Ihnen helfen, eine gute Schätzung der Projektkosten und des Zeitaufwands vorzunehmen.
- Teilen Sie Ihre Projektaufgaben in kleine Stücke auf
Nachdem Sie eine gute Kommunikation mit Ihrem Kunden geführt und die Ziele des Projekts kennengelernt haben, wissen Sie besser, welche Aufgaben Sie erfüllen müssen, um den Anforderungen Ihres Kunden gerecht zu werden, die er von diesem Projekt erwartet.
Sie müssen die Aufgaben in Unteraufgaben unterteilen, damit Sie detailliert mit Ihrem Team zusammenarbeiten können, indem Sie die Rollen und Leistungen besprechen. Wenn die Aufgaben unterteilt sind, ist es für eine Person sehr klar, das Ziel dahinter zu verstehen.
Danach werden Sie wissen, wie viele Mitarbeiter Sie für diese speziellen Aufgaben benötigen und welche Art von Werkzeugen und Materialien Sie brauchen, um Ihre Arbeit ordnungsgemäß zu erledigen. Durch die Definition dieser Dinge können Sie die Kosten und die Zeit für den Projektabschluss schätzen.
- Machen Sie Ihre Schätzung präzise, indem Sie ein Team-Gantt-Diagramm erstellen
Die effektivsten Managementfähigkeiten erfordern es, Ihre Aufgaben richtig zu planen, um sie pünktlich zu erledigen. Dies können Sie tun, indem Sie ein Team-Gantt-Diagramm erstellen. Es wird Ihnen helfen zu schätzen, in wie vielen Tagen oder Monaten Ihr Projekt abgeschlossen sein wird und mit welchen Kosten Sie bis zum Abschluss des Projekts rechnen müssen.
Fazit:
Verschiedene Technologien zur Projektschätzung wurden offiziell eingeführt und können für Anfänger von Vorteil sein, um ein kleines Projekt zu schätzen. Frühere Erfahrungen spielen eine wichtige Rolle beim Umgang mit dem gleichen Projekt, aber es gibt keinen Grund zur Sorge, wenn Sie neu sind.
Sie können die oben am Ende des Artikels besprochenen Schritte befolgen, um eine gute Schätzung Ihres Projekts vorzunehmen und Ihren Kunden oder Chef zufrieden zu stellen. Sie werden wissen, wie man Projekte schätzt, wenn Sie die obigen Richtlinien befolgen.