Wie man Time Blocking nutzt, um die Produktivität zu steigern. Der ultimative Leitfaden

Während der Arbeit müssen Sie andere Aufgaben nicht vernachlässigen. Es gibt einen besseren und klügeren Weg, Ihre Arbeit pünktlich zu erledigen: Time Blocking. Aber was ist Time Blocking? Wie können Sie diese sehr einfache Zeitmanagement-Methode anwenden, um Ihre Aufgaben zu verwalten und sich gleichzeitig auf andere Dinge in Ihrem Alltag zu konzentrieren?

Ein Einblick: Was ist Time Blocking?

Dies ist eine sehr einfache und einzigartige Zeitmanagement-Methode, mit der Sie buchstäblich Ihre Aufgaben für den ganzen Tag planen können. Sie können Blöcke für jede Aufgabe erstellen, die Sie im Laufe des Tages erledigen müssen. Sie können einen Zeit block für die Erledigung einer Aufgabe hinzufügen, dann eine Pause machen und danach mit der Arbeit an Ihrer nächsten Aufgabe beginnen.

Sie können auch die Pausenzeit in Ihr Time-Blocking-Diagramm eintragen, damit Sie keine Minute weniger oder mehr Zeit in Anspruch nehmen, als Sie zuvor festgelegt haben. Jetzt wissen Sie, was Time Blocking ist, aber wie können Sie es nutzen, um die Produktivität zu steigern?

Bedeutung von Time Blocking:

Time Blocking hilft Ihnen dabei, Ihre Ziele in der täglichen Routine zu erreichen, aber auf eine bequemere und besser organisierte Weise. Hier sind die Vorteile der Verwendung von Time Blocking für die Planung Ihrer täglichen Aufgaben:

Halten Sie sich an Ihren Zeitplan:

Wenn Sie keinen ordentlichen Zeitplan für die Erledigung Ihrer Aufgaben haben, geraten Sie durcheinander und Ihre Arbeit beginnt Sie zu ermüden. Auf diese Weise lassen Sie sich den ganzen Tag ablenken und vernachlässigen die wichtigste Aufgabe, die Sie rechtzeitig hätten erledigen müssen.

Fangen Sie an, Ihre Aufgaben zu planen und Zeitblöcke für jede einzelne Aufgabe zu erstellen, egal ob Sie arbeiten oder ob es Zeit für eine Pause ist. Tragen Sie alles in einen Time-Blocking-Plan ein und halten Sie sich einfach daran. Auf diese Weise werden Sie nie durch irgendetwas frustriert oder abgelenkt.

Werden Sie produktiv:

Wenn Sie anfangen, Ihre Zeit und Ihre Aufgaben zu verwalten, werden Sie produktiv. Wenn Sie Ihren Zeitplan einhalten, gewinnen Sie Freizeit, die Sie für etwas anderes nutzen können. Sie fangen an, kreativ zu werden, wie Sie Ihre Freizeit produktiver nutzen können.

Sie verschwenden keine Zeit mehr mit unnützen Dingen, wie zum Beispiel einfach nur herumzusitzen oder Ihre Zeit mit etwas zu vergeuden, das Ihnen nichts nützt. Das Zeitmanagement lehrt Sie, wie Sie Ihre ungenutzte Zeit besser nutzen können.

Pünktlich arbeiten:

Ihnen wurde eine Aufgabe zugewiesen, aber Sie konnten sie nicht rechtzeitig fertigstellen. Warum? Sie haben es versäumt, Ihre Zeit einzuteilen, und haben sie einfach unerledigt gelassen. Sie dachten, Sie würden die Aufgabe später erledigen, und haben dann nie die Zeit gefunden, Ihre Arbeit zu beenden.

Mit Hilfe von Time Blocking haben Sie ein Zeitfenster für jede einzelne Aufgabe und können so Ihren Zeitplan verwalten und Ihre Arbeit in diesem speziellen Zeitfenster erledigen. Wenn Sie Ihren Zeitplan befolgen, den Sie entsprechend Ihrer täglichen Routine erstellt haben, gerät nichts mehr durcheinander.

Zufriedenheit:

Wenn Sie einen ordentlichen Tagesablauf haben, wissen Sie, wie Sie jede einzelne Tätigkeit rechtzeitig erledigen müssen. Dieses Zeitmanagement wird Ihnen ein Gefühl der Zufriedenheit geben.

Die Dinge geraten nicht durcheinander und alles wird pünktlich und ohne Verzögerung erledigt. Diese Zufriedenheit befreit Ihren Kopf vom Arbeitsstress und Sie werden in der Lage sein, Ihre Arbeit richtig zu bewältigen.

Leitfaden für die professionelle Anwendung von Time Blocking:

Zeitmanagement ist wichtig, aber nicht jeder hält sich richtig daran. Man versucht oft, die Arbeit beiseite zu schieben und auf morgen zu verschieben, aber wichtige Aufgaben kann man einfach nicht auf morgen verschieben. Sie können Time Blocking nutzen, aber wie lässt sich damit die Produktivität steigern?  Sie werden jetzt besser verstehen, was Time Blocking ist.

Hier ist ein Leitfaden, der Ihnen hilft, die Zeitmanagement-Technik des Time Blocking anzuwenden und Ihre Zeit vorteilhafter zu nutzen.

Aufgaben-Zeitfenster:

Erstellen Sie einfach Aufgaben-Zeitfenster entsprechend der Zeit, die sie bis zur Fertigstellung benötigen. Wenn Sie Ihre Aufgaben auf diese Weise planen, werden Sie sie immer innerhalb dieses Zeitfensters erledigen.

Während der Arbeit konzentrieren Sie sich einfach nur auf Ihre Tätigkeit. Lassen Sie sich durch nichts von außen davon ablenken, Ihre Aufgabe zu beenden. Auf diese Weise werden Sie Ihre Arbeit nicht auf morgen verschieben. Sie hören auf, Ihre Zeit mit unnützen Dingen zu verschwenden.

Pausen-Zeitfenster:

Nun, Sie werden nicht die ganze Zeit arbeiten. Sie brauchen auch eine Pause, um Ihren Geist zu erfrischen und neue Energie zu tanken. Denken Sie aber daran, Ihre Pausenzeiten immer in Ihren Time-Blocking-Plan einzutragen.

Wenn Sie dieses Pausen-Zeitfenster einhalten, verschwenden Sie beim Ausruhen keine zusätzliche Zeit, und wenn das Pausenfenster vorbei ist, kehren Sie zu Ihrer Arbeit zurück.  

Bleiben Sie dran:

Nachdem Sie einen Plan für den nächsten Tag oder die nächste Woche erstellt haben, ist es an der Zeit, diesen Plan einzuhalten. Sie müssen die Aufgaben- und Pausen-Zeitfenster befolgen. Nehmen Sie sich nie mehr Zeit als vorgesehen, denn wenn Sie zusätzliche Zeit beanspruchen, bringen Sie den gesamten Zeitplan durcheinander.

Sie müssen auf Kurs bleiben, indem Sie einfach Ihren Zeitplan einhalten. Wenn Sie auf Kurs bleiben, wird alles rechtzeitig fertig. Nehmen Sie sich aber nie mehr Zeit als die, die Sie in Ihren Aufgaben- und Pausenfenstern festgelegt haben.

Zeitschätzung:

Wenn Sie glauben, dass Sie Ihre Arbeit in einer halben Stunde erledigen können, es aber knapp werden könnte, ist es besser, bei der Zeitschätzung für Ihre Aufgabe ein wenig Pufferzeit hinzuzufügen. Wenn Sie glauben, dass Sie Ihre Arbeit in einer halben Stunde schaffen, planen Sie 45 Minuten für dieses Aufgabenfenster ein.

Wenn Sie eine Schätzung der Zeit für Ihre Aufgabe haben, können Sie Ihre Arbeit an diesem Tag trotzdem erledigen, auch wenn Sie von etwas außerhalb abgelenkt werden. Die Zeitschätzung sagt Ihnen, wie lange Sie für eine Aufgabe brauchen werden, und Sie können dann mit der nächsten beginnen. Aber verlieren Sie nie das Zeitgefühl.

Entspannungszeit:

Sie werden Pausenzeiten in Ihren Time-Blocking-Zeitplan einbauen, aber das bedeutet nicht, dass Sie wie ein Roboter arbeiten müssen, während Sie mit Ihrem wichtigen Projekt beschäftigt sind. Sie können während der Arbeit Entspannungszeiten einfügen.

Man kann nicht stundenlang an einem einzigen Projekt arbeiten, ohne eine Pause einzulegen. Man wird der Arbeit vielleicht müde und bricht sie schließlich ab. Es ist also besser, wenn man sich während der Arbeit ein wenig Zeit zum Entspannen nimmt.

Sprechen Sie über Ihre Zeitmanagement-Strategie:

Wenn Sie von diesem Time-Blocking-Trick profitieren, wie wäre es dann, wenn Sie anfangen, mit anderen darüber zu sprechen und zu diskutieren? Nun, Sie können denjenigen helfen, denen es schwerfällt, ihre Arbeit pünktlich zu erledigen.

Jedem fällt es schwer, einen Zeitplan für seine täglichen Routineaufgaben zu erstellen. Aber durch die Anwendung der Time-Blocking-Technik werden Sie produktiver werden. Die freie Zeit, die Sie nach Erledigung Ihrer Arbeit gewinnen, können Sie kreativer nutzen.

Wir hoffen, dass diese Punkte Ihnen zeigen, was Blocking ist.

Varianten des Time Blockings, die Sie kennen sollten:

Es gibt drei Varianten des Time Blockings, die Sie für die Planung Ihrer täglichen Routineaufgaben nutzen können. Im Folgenden sind die drei Varianten aufgeführt:

1. Einen Aufgabenpool erstellen

Behalten Sie jede Aufgabe im Auge und fangen Sie an, eine Liste aller Aufgaben zu erstellen, wie einen Aufgabenpool. Versuchen Sie dann, ähnliche Aufgaben in denselben Zeitraum zu legen. Wenn Sie zum Beispiel irgendwohin gehen müssen, können Sie, anstatt nur eine einzige Aufgabe zu erledigen, auch andere Dinge tun, die Sie zuvor aufgeschoben haben. Bilden Sie also einen Aufgabenpool und fassen Sie ähnliche Aufgaben in einem Zeitfenster zusammen, damit es nicht zu viel Zeit in Anspruch nimmt.

2. Themantage

Bei der Planung Ihrer gesamten Woche können Sie für jeden Tag ein Thema festlegen und dieses hervorheben. Sie können Ihren Zeitplan farblich gestalten. Markieren Sie vollgepackte Tage rot und Tage, an denen Sie Freizeit haben, grün. Dies hilft Ihnen bei der Entscheidung, welche Aufgabe Sie an einem bestimmten Tag erledigen möchten.

3. Aufgaben planen

Erstellen Sie zum Beispiel für das Wochenende eine Liste mit Aufgaben, die Sie nur am Wochenende als Einzelaufgaben erledigen. Auf diese Weise können Sie Ihre Aufgaben unter der Woche von denen am Wochenende unterscheiden und sie besser im Gedächtnis behalten, da Sie sie einzeln angehen.

Fazit:

Was ist Blocking? Nun, vernachlässigen Sie niemals die Bedeutung der Zeit, denn wenn sie erst einmal verstrichen ist, kommt sie nicht wieder zurück. Es ist besser, die Arbeit effizienter zu verwalten. Verschwenden Sie niemals Ihre Zeit und schieben Sie Ihre Arbeit nicht auf morgen auf. Wir werden müde und frustriert, wenn wir an einer Sache arbeiten und immer wieder von etwas anderem abgelenkt werden.

Wie Sie wissen, kann Time Blocking helfen, Ihre täglichen Routineaufgaben auf bequeme Weise zu bewältigen. Es lehrt Sie Zeitmanagement, sodass Sie keine Arbeit auf morgen verschieben müssen. Sie werden produktiv, weil Sie wissen, was zu tun ist, wenn Sie Zeit haben.