Was ist ein PMO im Projektmanagement?

Was ist ein Project Management Office?

Fangen wir ganz oben an. Falls Sie noch nie davon gehört haben: PMO ist ein Akronym für Project Management Office. Und ein Project Management Office ist ein spezifischer Teil Ihrer Organisation, der dafür verantwortlich ist, zu entscheiden, was Projektmanagement wirklich bedeutet. Das mag ein wenig seltsam klingen. Wenn Sie schon lange im Projektmanagement ohne ein solches Office arbeiten, fragen Sie sich vielleicht, warum es überhaupt wichtig ist oder wie es eigentlich funktioniert.

Um es etwas klarer auszudrücken: Dieses Office ist eine eigene Abteilung in Ihrem Unternehmen. Genauso wie Sie eine Buchhaltungsabteilung und eine Marketingabteilung haben, hätten Sie eine Projektmanagementabteilung. Diese Gruppe ist dafür verantwortlich, ein besseres Verständnis dafür zu schaffen, was Projektmanagement für Ihr Unternehmen bedeutet. Sie befasst sich mit den Standards rund um das Projektmanagement in Ihrem Unternehmen und stellt sicher, dass diese Standards stets eingehalten werden.

Im Grunde sind sie dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass Aufgaben und Projekte so ausgeführt werden, wie sie ausgeführt werden sollten. Sie können Ihnen helfen, mehr über Projekte zu erfahren, wenn Sie die Pläne dafür erstellen, oder sie legen die Grundregeln dafür fest, was genau Sie tun müssen, um die Regeln und Vorschriften des Unternehmens einzuhalten.

Warum Sie ein Project Management Office brauchen

Da Sie nun wissen, worum es bei diesem Office oder dieser Abteilung geht, fragen Sie sich vielleicht, warum deren Existenz überhaupt so wichtig ist. Warum brauchen Sie eine Abteilung zur Verwaltung Ihrer Projekte? Schließlich ist das doch Ihre Aufgabe als Projektmanager, oder? Sie kümmern sich um die Planung und stellen sicher, dass alles ordnungsgemäß erledigt wird. Aber eine separate Gruppe zu haben, die für die allgemeinen Regeln und Vorschriften zuständig ist, kann ein wichtiger Teil des Prozesses sein.

Das Project Management Office kann etwas mehr sein als nur die Regulierungsgruppe für Ihre Projekte. Sie können auch dafür verantwortlich sein, Sie bei jedem Schritt der Projektausführung zu unterstützen. Sie können Ihnen also helfen, das Projekt, an dem Sie arbeiten, zu fördern. Sie könnten sogar die Leitung von Projekten oder das Portfoliomanagement für Ihr gesamtes Team übernehmen. Sie können dafür verantwortlich sein, die verschiedenen Projekte in Ihrem Unternehmen zu überwachen und Berichte über den Status der einzelnen Projekte zu erstellen.

Darüber hinaus könnten sie Ihnen helfen, die Unterstützung zu erhalten, die Sie für die Durchführung Ihrer Projekte benötigen. Je mehr Verantwortung Sie ihnen übertragen wollen, desto mehr Aufgaben können sie übernehmen. Im Allgemeinen gilt: Je mehr Sie deren Verantwortlichkeiten und Kontrolle ausweiten, desto weniger müssen Sie sich um Projekte kümmern und desto zentralisierter wird der Prozess sein. Außerdem wird so sichergestellt, dass alle Ihre Projekte jedes Mal, wenn Sie sie ausführen, demselben System folgen. Dies kann Ihr Team bei der Projektausführung effizienter machen.

Wenn das Project Management Office also mit einem Projekt fertig ist, hat es Ihnen geholfen, die richtigen Entscheidungen zu treffen und diese Entscheidungen von den Personen einzuholen, die sie treffen müssen (sei es von Ihnen oder von den Vorgesetzten). Sie stellen auch sicher, dass alle Audits abgeschlossen werden und jeder zur Rechenschaft gezogen wird. Außerdem sorgen sie dafür, dass jeder, der über die Abläufe informiert sein muss, dies auch ist und dass alle wichtigen Aspekte eines Projekts völlig transparent sind. Das trägt dazu bei, dass sich jeder auf die richtige Weise gehört und verstanden fühlt.

Sie sind diejenigen, die dafür sorgen, dass ein System vorhanden ist und dass jeder weiß, wie dieses System aussieht. Auf diese Weise wissen Sie beim nächsten Mal, wenn Sie ein Projekt durchführen müssen, bereits, wie Sie vorgehen müssen. Sie haben bereits alles entworfen und ausgearbeitet, um es Ihnen leicht zu machen. Dies ist auch ein hervorragender Ort, um Ihr Gantt-Diagramm zu erstellen. Durch das Erstellen einer Diagrammvorlage können Sie Details eingeben und nach und nach einzelne Personen und Termine hinzufügen, ohne jedes Mal von vorne anfangen zu müssen.
Von dort aus stellen sie sicher, dass jeder, der Hilfe benötigt, schnell und effizient an diese Hilfe verwiesen wird, damit das Projekt nicht leidet. Sie können Wege finden, Mentoring oder Schulungen für einige Teammitglieder (oder das gesamte Team zu Beginn) zu organisieren. Und sie sorgen dafür, dass das Projekt ordnungsgemäß abgeschlossen wird, indem sie das richtige Maß an Qualitätskontrolle ausüben und anschließend sicherstellen, dass alles dokumentiert und organisiert ist, damit es bei Bedarf wieder aufgerufen werden kann.

Ein PMO einrichten

Sind Sie bereit, Ihr eigenes Projektmanagement-Büro einzurichten, wissen aber nicht genau, wie Sie dabei vorgehen sollen? Nun, es ist eigentlich gar nicht so schwierig, wie Sie vielleicht denken. Sie werden eine gewisse Autorität in Ihrem Büro benötigen, da Sie neue Mitarbeiter einstellen oder bereits vorhandene Teammitglieder umverteilen werden. Aber der Prozess, sie auf die Übernahme dieser Aufgaben vorzubereiten, ist eigentlich viel einfacher als gedacht, und wenn Sie fertig sind, wird es für alle Beteiligten vieles erleichtern.
Betrachten Sie diesen Prozess als sehr ähnlich zum Projektmanagement, für das sie verantwortlich sein werden, wenn Sie fertig sind. Sie sollten sicherstellen, dass Sie alle notwendigen Schritte durchlaufen, um die richtigen Personen für dieses Team auszuwählen und sicherzustellen, dass sie wissen, wofür sie verantwortlich sein werden, wenn sie schließlich die Leitung übernehmen. Schließlich wird Ihnen die Einrichtung eines PMO, das nichts tun kann oder nicht weiß, wie es etwas tun soll, definitiv nicht weiterhelfen.

Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie genau wissen, was in Ihrem Unternehmen vor sich geht, wofür das Projektmanagement-Büro zuständig wäre. An welchen Arten von Projekten arbeiten Sie gerade? Wie laufen diese Projekte? Wer ist wofür verantwortlich? Wenn Sie bereits eine Gantt-Chart-Software für diese Projekte haben, sind Sie der Entwicklung voraus und mehr als bereit, diese Informationen an eine einzelne Instanz oder Gruppe zu übertragen, die die Leitung übernimmt.

Als Nächstes müssen Sie prüfen, wer genau für das Projektmanagement-Büro verantwortlich sein wird und für wen das Projektmanagement-Büro verantwortlich ist. Legen Sie die Grundregeln fest, die sie befolgen müssen, und wofür die Organisation überhaupt zuständig ist. Sie müssen sicherstellen, dass jeder in diesem Team genau weiß, was sein Job ist. Sie müssen wissen, ob sie lediglich bestehende Regeln und Vorschriften umsetzen oder ob sie die Befugnis haben, eigene zu erstellen (als Beispiel).

Vielleicht sind sie für die Unterstützung bei Schulungen oder für die Verwaltung des gesamten Projekts von Anfang bis Ende verantwortlich. Oder vielleicht möchten Sie einfach nur, dass sie sicherstellen, dass Richtlinien eingehalten werden. Sie und Ihr Unternehmen müssen die Regeln für dieses Team festlegen, bevor Sie anfangen, Personen dafür einzusetzen. Wenn sie nicht wissen, was sie tun sollen, wird das nur Probleme für sie und alle anderen in Ihrem Unternehmen verursachen, die nicht verstehen, wofür sie da sind.

Setzen Sie es schließlich in die Tat um. Sie müssen Leute für diese Gruppe oder dieses Team gewinnen. Sie müssen sicherstellen, dass Sie sie richtig geschult haben, damit sie alle ihre Aufgaben tatsächlich ausführen können und wissen, worum es geht. Sie müssen alles Mögliche über ihren Job wissen, bevor jemand anderes erfährt, dass sie überhaupt da sind. Wenn sie anfangen müssen, Fragen zu beantworten oder anderen zu helfen, bevor sie wissen, wie das geht, wird das nur Probleme für sie verursachen, und das ist definitiv nicht das, was Sie wollen.

Sobald jeder im Team weiß, was er tut und wie er es tun muss, ist es an der Zeit, sie dem Rest des Teams vorzustellen. Beginnen Sie damit, allen anderen im Unternehmen zu erklären, wer diese Personen sind und was diese neue Abteilung ist. Sie möchten, dass jeder weiß, was sie tun werden und warum sie ein wichtiger neuer Teil des Teams sind. Je reibungsloser Sie den Übergang zur vollen Nutzung eines Projektmanagement-Teams gestalten, desto besser wird es für alle sein. Deshalb müssen Sie vorstellen, was sich ändert und what nicht.

Stellen Sie sicher, dass sich jeder in Ihrem Unternehmen mit der neuen Art und Weise, wie die Dinge laufen, wohlfühlt. Sie möchten, dass jeder die Regeln, die Vorschriften, den Prozess und alles andere im Zusammenhang mit dem Projektmanagement versteht. Wenn Ihr Projektmanagement-Team zu Beginn nur einige wenige Rollen übernehmen soll, dann legen Sie das fest. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie alles erklären, was sich noch ändern wird. Wenn die neue Abteilung mit einer begrenzten Rolle beginnt, aber im Laufe der Zeit zusätzliche Rollen übernehmen wird, stellen Sie sicher, dass Sie dies jedem im Unternehmen mitteilen. Und halten Sie sie auf dem Laufenden.

Das Beste aus PMOs machen

Wenn es darum geht, den Prozess tatsächlich zu implementieren und Ihr PMO zum Einsatz zu bringen, werden Sie definitiv Unterschiede und Verbesserungen in Ihrem Unternehmen feststellen. Die Zentralisierung dieses Prozesses kann es für jeden einfacher machen zu wissen, was zu jedem beliebigen Zeitpunkt passiert. Nicht nur das, sondern es kann auch sicherstellen, dass alle Ihre Projekte jedes Mal auf genau dieselbe Weise durchgeführt werden. Alles, was Sie jetzt noch brauchen, ist ein Softwaresystem, das Ihnen hilft, den Überblick über all die Projekte zu behalten, für die Ihre PMOs verantwortlich sind.

Gantt-Diagramm-Ersteller sind eine hervorragende Möglichkeit für Sie und Ihr PMO, alles im Auge zu behalten, was getan werden muss. Mit dieser Art von Diagramm können sie für jedes der von ihnen überwachten Projekte ein separates Blatt erstellen und innerhalb jedes dieser Projekte einzelne Aufgaben anlegen. Dies ermöglicht es ihnen, jedes Puzzleteil, das fertiggestellt werden muss, im Auge zu behalten, ebenso wie die Person, die dafür verantwortlich ist, wann es erledigt sein muss und was sonst noch davon abhängen könnte. Mit diesen Diagrammen kann jeder den Überblick darüber behalten, was in den einzelnen Projekten passiert, und zwar viel einfacher.

Das Einrichten dieser Diagramme ist ein Kinderspiel, egal ob Sie Projektleiter für ein einzelnes Projekt sind oder das PMO leiten werden und mehrere verwalten müssen. Jedes dieser Diagramme macht es einfacher, den Überblick über alles zu behalten, was um Sie herum geschieht, was schließlich der eigentliche Zweck des PMO ist. Also, was werden Sie tun? Werden Sie in Ihrem Unternehmen ein PMO einführen? Und damit beginnen, die Gantt-Diagramme zu erstellen, die Sie benötigen, um alles auf Kurs zu halten, oder werden Sie alles so weiterlaufen lassen wie bisher? Wenn Sie die Einführung eines PMO in Ihrer Organisation planen oder schon einmal darüber nachgedacht haben, kann dies einen gewaltigen Unterschied machen. Wenn Sie ein PMO bisher noch nie in Betracht gezogen haben oder gar nicht wussten, was es genau macht, haben Sie hoffentlich nun ein besseres Verständnis und sind bereit, den Prozess der Einführung in Ihrem Unternehmen zu starten. Es gibt keinen Grund, warum Sie keine neue Abteilung gründen können, erst recht nicht eine, die die Abläufe in Ihrer Organisation so viel einfacher und effizienter gestalten wird.