Program Manager vs. Project Manager. Was ist der Unterschied?

Was ist ein Programm-Manager

Haben Sie derzeit einen Programm-Manager in Ihrem Unternehmen? Vielleicht denken Sie, natürlich habe ich einen, aber in meinem Unternehmen nennen wir ihn Projektmanager. Die beiden sind sehr unterschiedlich, und es ist wichtig zu verstehen, wie Sie beide in Ihrem Unternehmen einsetzen können. Ein Projektmanager ist für spezifische, kurzfristige Anforderungen oder Projekte zuständig. Ein Programm-Manager hingegen ist dafür verantwortlich, die Leitung eines Programms zu übernehmen, das in der Regel eine Gruppierung verschiedener Projekte ist, die zusammenarbeiten, um ein größeres Ganzes zu schaffen. Das bedeutet: Wenn Sie nur Projektmanager einsetzen, entgeht Ihnen ein wichtiger Teil Ihres Teams.

Projekte verstehen:

Was genau ist also ein Projekt? Ein Projekt ist eine kleine Aufgabe, die ausgeführt werden muss, in der Regel als einmaliges Ereignis. Wenn Sie zum Beispiel ein Haus bauen würden, wäre die Installation der Elektrik ein Projekt. Es hat Grenzen in Bezug auf Kosten, Ressourcen, Zeit und Budget. Es gibt in der Regel eine Frist, bis zu der es abgeschlossen sein muss, und es gibt übergeordnete Ziele, die erreicht werden müssen, um erfolgreich zu sein. Aber diese Art von Aufgabe ist kleiner im Umfang. Wie die Elektrik ist es also nur ein Teil des Puzzles beim Hausbau.

Die Idee dabei ist, sich auf das Kurzfristige und speziell auf die Projektergebnisse zu konzentrieren. Die Aufgaben, die erledigt werden, sind in der Regel sehr technisch und recht spezifisch. Insgesamt wird der Erfolg oder Misserfolg eines Projekts an der Qualität des Produkts gemessen sowie daran, ob es zeitgerecht abgeschlossen wurde, das Budget eingehalten wurde, die Regeln befolgt wurden und wie gut es die Anforderungen oder Erwartungen des Kunden erfüllt hat. Diese Projekte sind nur kleine Teile eines größeren Puzzles, das vervollständigt werden muss, und kein vollständiges Puzzle für sich allein.

Was ist ein Projektmanager?

Ein Projektmanager hingegen ist für die Betreuung der einzelnen Projekte innerhalb des Gesamtprogramms verantwortlich. Sie haben einen kleineren Verantwortungsbereich, aber innerhalb dieses Bereichs sind sie diejenigen, die das gesamte Team überwachen und sicherstellen, dass alles ordnungsgemäß abläuft. Sie sind auch diejenigen, die an den Programm-Manager berichten. Innerhalb des Projekts sind sie diejenigen, denen das Team Bericht erstattet oder denen es Fragen stellt. Sie sind eher die taktischen Personen innerhalb des Prozesses, da sie dafür sorgen müssen, dass alles reibungslos läuft.

Zu den Aufgaben eines Projektmanagers könnten gehören:

• Einhaltung von Fristen
  
• Einhaltung des vorgegebenen Budgets
  
• Delegieren von Aufgaben an Teammitglieder
  
• Erledigung von lieferbaren Aufgaben
  
• Koordinierung von Zeit und Ressourcen
  
• Berichterstattung an den Programm-Manager
  
• Organisation des gesamten Teams
  
• Kostenschätzungen und Budgetierung von Projekten
  
• Zusammenarbeit mit Kunden zur Sicherstellung des Projektumfangs
  
• Überwachung des Teamfortschritts
  
• Beantwortung von Fragen und Anliegen der Teammitglieder
  
• Entwickeln von Aufgaben und Zeitplänen
  
• Management des allgemeinen Projektrisikos
  
• Verwaltung und Aktualisierung von Berichten und Dokumentationen
  
• Klärung von Projektumfang und -plan
  
• Entwicklung von Richtlinien und Verfahren zur Erreichung der Gesamtziele
  

Projektmanager sollten großartig darin sein, mit anderen zu kommunizieren, und starke Führungspersönlichkeiten sein. Nicht nur das, sie müssen auch anpassungsfähig, analytisch, entscheidungsfreudig, strategisch und bereit sein, Verantwortung zu übernehmen. Diese Personen müssen risikofreudig sein und in der Lage sein, Multitasking zu betreiben sowie sowohl schriftlich als auch mündlich zu kommunizieren. Sie müssen wissen, wie man Aufgaben delegiert, und obwohl sie Fachkenntnisse in ihrem Bereich benötigen, weisen sie in erster Linie anderen Aufgaben zu, anstatt den Großteil dieser Aufgaben selbst auszuführen. Daher müssen diese Personen in der Lage sein, Talente zu erkennen und gut einzusetzen.

Ein effektiver Projektmanager ist ein kritischer Denker, der in der Lage ist, genau auf Details zu achten und die Zeit effektiv zu managen. Sie sollten in der Lage sein zu verhandeln, auch unter Druck exzellente Entscheidungen zu treffen und eigenmotiviert sein. Die meisten Projektmanager haben einen Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaftslehre, es gibt jedoch auch andere Möglichkeiten, in das Berufsfeld einzusteigen. Zertifizierungen sind ebenfalls verfügbar, um die Fähigkeiten einer Person weiter unter Beweis zu stellen, obwohl diese auch nicht in allen Situationen erforderlich sind. Wenn Sie interessiert sind, ist PMP eine der beliebtesten Zertifizierungsformen, die Sie erhalten können.

Im Allgemeinen verdienen Projektmanager ein Jahresgehalt zwischen 50.000 und 100.000 US-Dollar. Die Sätze variieren je nachdem, wo die Person lebt (diejenigen, die in größeren Städten arbeiten, verdienen tendenziell mehr als diejenigen, die in kleineren Gebieten leben) und auch je nach dem spezifischen Bereich, in dem sie tätig sind. Projektmanager in der IT verdienen tendenziell mehr als diejenigen, die in einem anderen Bereich tätig sind. Auch diejenigen, die als spezialisierte Projektmanager gelten (z. B. IT gegenüber einem allgemeinen Projektmanager), erzielen tendenziell höhere Sätze. Der Durchschnitt für diese Position innerhalb der Vereinigten Staaten liegt bei etwa 75.000 US-Dollar.

Programme verstehen

Auf der anderen Seite stehen die Programme. Wenn wir auf die Idee des Hausbaus zurückkommen, wäre das Programm die Gesamtheit des Vorhabens. Es wäre der Bau des Hauses. Jeder Aspekt des Hauses, der fertiggestellt werden muss, wäre ein weiteres Projekt. Das bedeutet, dass das Programm eine Reihe von Projekten ist, die alle gruppiert sind, um ein Ziel zu erreichen: ein fertiges Haus. Mit einem Programm erzielen Sie Vorteile und Wachstum mit dem Ergebnis; anstatt nur eines kleinen Puzzleteils erhalten Sie ein fertiges Puzzle.

Die Idee dabei ist, sich auf das Langfristige und insbesondere auf die Vorteile zu konzentrieren, die erreicht werden, wenn das Ganze fertiggestellt ist. Die Aufgaben, die ausgeführt werden, sind durchaus strategisch und im Allgemeinen relativ übergreifend. Das Ziel ist das Ergebnis, und Erfolg oder Misserfolg wird daran gemessen, ob die Anforderungen und Vorteile, die erreicht werden sollen, auch erreicht wurden. All die kleineren Projekte werden zusammengefügt, um dieses vollständige Programm zu erstellen, und ohne dass alle Projekte ordnungsgemäß abgeschlossen werden, wird das Programm kein Erfolg sein.

Was ist ein Programmmanager?

Gehen wir einen Schritt weiter und tauchen etwas tiefer in die Frage ein, was es bedeutet, ein Programmmanager zu sein. Ein Programmmanager ist dafür verantwortlich, das vollständige Programm zu verstehen, an dem das Unternehmen arbeitet, und wie es sich auf das Unternehmen insgesamt auswirken wird. Er ist dafür verantwortlich, alle Projekte zu erkennen und zu bewerten, die abgeschlossen werden müssen, damit dieses übergreifende Programm fertiggestellt werden kann. Infolgedessen sind sie diejenigen, an die sich die Projektmanager wenden sollten, um Unterstützung zu erhalten oder Bericht zu erstatten. Von dort aus können sie sicherstellen, dass jedes Projekt ordnungsgemäß durchgeführt wird.

Einige der Aufgaben eines Programmmanagers könnten sein:

• Teams zusammenstellen
  
• Strategien implementieren
  
• ROI messen
  
• Zusammenarbeit über Projektteams hinweg überwachen
  
• Erfolgsmetriken definieren
  
• Erfolgsmetriken auswerten
  
• Fortschritt von Projekten koordinieren und verfolgen
  
• Richtlinien, Ziele und Absichten des Programms analysieren
  
• Abstimmung zwischen verschiedenen Projektleitern
  
• Gesamten Programm- und Projekterfolg bewerten
  
• Strategien zur kontinuierlichen Weiterentwicklung des Programms entwickeln
  
• Erfolgsmetriken definieren
  

Programmmanager müssen starke Führungspersönlichkeiten sein, da sie für die Projektmanager und damit auch für die Teams, für die diese Projektmanager zuständig sind, verantwortlich sind. Sie müssen exzellente Verhandlungsführer sein und sowohl zu kritischem Denken als auch zu starker Kommunikation fähig sein. Programmmanager sind für die Kommunikation sowohl in mündlicher als auch in schriftlicher Form verantwortlich und müssen in der Lage sein, mit Personen auf allen Ebenen der Organisation zu interagieren. Ebenso müssen sie in der Lage sein, alle Mitglieder ihres Teams auf allen Ebenen der Organisation zu coachen und bei jedem Schritt positive Bestärkung zu geben.

In den meisten Fällen wird ein gewisser Sinn für Humor nötig sein, um die harte Arbeit und die Koordination zu bewältigen, die für die effektive Durchführung eines Programms erforderlich sind. Der Programmmanager ist auch für ein hohes Maß an Planung und Delegierung verantwortlich, was bedeutet, dass er in der Lage sein muss, jede dieser Aufgaben fair und gerecht zu bewältigen. In den meisten Fällen verfügen diese Personen über einen Abschluss in Betriebswirtschaft oder sie haben Zertifizierungen und Fortbildungen, die sie auf diese Art von Führungsrolle vorbereiten.

Programmmanager verdienen in der Regel Gehälter zwischen 80.000 $ und 125.000 $ pro Jahr. Dieses Gehalt ist in größeren Städten höher und in kleineren Märkten niedriger, wo Programmmanager möglicherweise für kleinere Unternehmen arbeiten. Es variiert auch je nach tatsächlicher Projektbeschreibung und Titel. Zum Beispiel verdient ein allgemeiner Programmmanager eher am unteren Ende dieser Spanne, während IT- oder technische Programmmanager am oberen Ende dieser Gehaltsspanne verdienen. Insgesamt liegt der Durchschnitt für Programmmanager in den Vereinigten Staaten bei etwa 87.000 $ pro Jahr.

Worin sie sich ähneln

Trotz der unterschiedlichen Bereiche, in denen sie arbeiten, sind sich Projektmanager und Programmmanager insgesamt sehr ähnlich. Im Allgemeinen erledigt ein Programmmanager die Aufgaben, die ein Projektmanager erledigt, aber in einem größeren Rahmen. Er stellt sicher, dass die Projektmanager ihre Aufgaben erfüllen, so wie ein Projektmanager sicherstellt, dass die Teammitglieder ihre Aufgaben erfüllen. Es ist ein Prozess, der es jedem ermöglicht zu wissen, was er tut, und sicherzustellen, dass er während des gesamten Projekts die richtige Unterstützung erhält.

Die Fähigkeiten, die diese beiden Rollen erfordern, sind ebenfalls sehr ähnlich. Beide Manager müssen starke Führungspersönlichkeiten sein und in der Lage sein, mit Menschen auf verschiedenen Ebenen innerhalb der Organisation zu kommunizieren. Beide müssen in der Lage sein, Pläne zu erstellen und Aufgaben zu delegieren, und beide müssen fähig sein, kritisch zu denken und Verhandlungen zu führen. In vielerlei Hinsicht sind diese Personen sehr ähnlich, wobei der Hauptunterschied lediglich im Umfang der von ihnen ausgeführten Aufgaben liegt, nicht so sehr in den Aufgaben selbst. Beides erfordert zudem ein hohes Maß an Ausbildung und Erfahrung, um ordnungsgemäß ausgeführt werden zu können.

Die Werkzeuge, die sie benötigen

Wenn es darauf ankommt, benötigen sowohl Projektmanager als auch Programmmanager wichtige Tools. Da sie für so viele verschiedene Aufgaben verantwortlich sind und so viele verschiedene Personen verwalten, brauchen sie bessere Möglichkeiten, den Überblick zu behalten, als sich einfach nur alles zu merken. Sie benötigen Wege, um den Fortschritt verschiedener Aspekte des Projekts oder Programms zu überwachen, und sie müssen in der Lage sein, nach den Mitarbeitern zu sehen, ohne jeden Tag physisch mit ihnen sprechen zu müssen. Die richtigen Tools machen es einfacher, dass dies effektiv und effizient geschieht.

Instagantt ist eine großartige Möglichkeit, den Überblick zu behalten über alles, was beide Führungskräfte wissen müssen. Es ermöglicht die Erstellung von Teams und verschiedenen Aufgaben, die dann jedem Einzelnen zugewiesen werden können. Jeder Aufgabe können Teilaufgaben sowie verschiedene Fristen und Informationen zugewiesen werden. Von dort aus weiß jeder, woran er arbeiten soll und wie seine Aufgaben miteinander interagieren. Sie können auch melden, wie viel Fortschritt sie gemacht haben, damit Projektmanager und Programmmanager diese Phasen im Verlauf überprüfen können. All dies macht es für alle Beteiligten einfacher.

Aufgaben im Blick behalten: Zuerst benötigen Manager eine Möglichkeit, alle verschiedenen Aufgaben im Auge zu behalten, die für ein Projekt und das Programm insgesamt erforderlich sind. Mit diesem System können Sie so viele Aufgaben erstellen, wie Sie innerhalb der einzelnen Phasen benötigen. Dies ermöglicht es Ihnen, Aufgaben zu gruppieren und sicherzustellen, dass jede Phase weiß, was sie tun soll und mit wem sie zusammenarbeiten muss, um die spezifische Phase abzuschließen. Sie wissen, wer ihre „Teammitglieder“ sind.
Aufgaben zuweisen – Innerhalb jeder Aufgabe können Sie auch die Personen festlegen, die für deren Ausführung verantwortlich sind.

Es könnte eine Person für eine bestimmte Aufgabe verantwortlich sein oder mehrere Personen, die innerhalb dieser Aufgabe zusammenarbeiten müssen. Jeder, der Zugriff auf das System hat, kann sehen, wer welchen Aufgaben zugewiesen ist und an wen er sich daher wenden sollte, wenn Probleme auftreten oder Klärungsbedarf besteht. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und stellt zudem sicher, dass niemand auf sich allein gestellt ist oder versuchen muss herauszufinden, wie eine Aufgabe abgeschlossen werden kann. Sie wissen immer, an wen sie sich wenden können.

Termine zuweisen: Sie können das Startdatum und das Fälligkeitsdatum für jede Aufgabe sowie für die gesamten Phasen festlegen. Dies stellt sicher, dass jeder weiß, wann er mit seiner Aufgabe beginnen muss, wann seine spezifische Aufgabe abgeschlossen sein muss und auch, wann die gesamte Phase abgeschlossen sein muss. Wenn solche Deadlines veröffentlicht und für jeden im Team leicht sichtbar sind, ist es für alle viel einfacher, sich selbst und gegenseitig zur Verantwortung zu ziehen. Sie werden in der Lage sein, sich gegenseitig anzuspornen, weil sie wissen, was jedes Teammitglied tun sollte.

Abhängigkeiten erstellen: Manchmal müssen bestimmte Aufgaben abgeschlossen werden, damit die nächste Aufgabe erledigt werden kann. In diesem Fall entstehen Abhängigkeiten, die über dieses System möglich sind. Abhängigkeiten können auf viele verschiedene Arten eingerichtet werden. Wenn Änderungen an einem Teil des Puzzles vorgenommen werden, werden alle abhängigen Elemente automatisch angepasst, sodass alles zusammenarbeitet. Dies macht es für jeden Projekt- oder Programmmanager einfacher, Änderungen im System vorzunehmen, da nicht jede einzelne Aufgabe durchgegangen werden muss, um alle Anpassungen vorzunehmen. Es ist nur eine einzige Anpassung erforderlich.

Benutzerüberprüfung: Es ist einfach, alle Aufgaben einzusehen, für die ein bestimmtes Teammitglied verantwortlich ist, und zu sehen, wo diese Aufgaben im Spektrum der erforderlichen Aufgaben liegen. Ebenso ist es möglich zu sehen, welche Aufgaben diese Person abgeschlossen hat und an welchen Aufgaben sie noch arbeiten muss. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, diese Diagramme anzuzeigen, um es für den Manager bequemer zu machen, und es gibt auch verschiedene Funktionen, nach denen Sie suchen können, wie z. B. Daten, Projektarten und mehr. Es ist zudem kinderleicht, Aufgaben über diesen Prozess an andere Personen zu übertragen.

Anpassung: Alles ist anpassbar. So kann jede Aufgabe mit benutzerdefinierten Farben versehen werden, um sie besser sichtbar zu machen. Unteraufgaben können zu den Gesamtaufgaben hinzugefügt werden, um sicherzustellen, dass kein Schritt vergessen wird, und Meilensteine können eingefügt werden, um besondere Ereignisse festzulegen. Es ist auch möglich, den Fortschritt jeder Aufgabe festzulegen, damit die Teammitglieder alle darüber auf dem Laufenden halten können, wie weit sie gekommen sind und was sie im Rahmen ihrer Aufgaben noch erledigen müssen. Dies macht es für alle viel einfacher, informiert zu bleiben und zu wissen, was sie noch tun müssen.Teammitglied

Zusammenarbeit: Jeder im Team muss in der Lage sein, schnell und effizient zusammenzuarbeiten. Sie müssen in der Lage sein, die verschiedenen Aufgaben einzusehen, die innerhalb der ihnen zugewiesenen Phase ausgeführt werden müssen, und die anderen Personen in dieser Phase zu kontaktieren. Sie können dann um Hilfe bitten, Klärungen einholen und mehr. Sie haben außerdem die Möglichkeit, die Arbeit der anderen zu überprüfen, was ihnen die benötigten Antworten liefern kann, ohne dass sie tatsächlich miteinander Kontakt aufnehmen müssen. Dies kann effizienter sein und für ein besseres Projekt- und Programmmanagement sorgen.

Vorlagenerstellung: In vielen Programmen wird es spezifische Projekte geben, die kontinuierlich ausgeführt werden müssen. Das bedeutet, dass es in der Regel spezifische Projekte gibt, die in allen Programmen (oder zumindest in der großen Mehrheit der Programme), die Sie abschließen, vorkommen müssen. Das Erstellen einer Vorlage ermöglicht es Ihnen, ein bereits eingerichtetes Projekt zu haben, das jedes Mal zu einem Programm hinzugefügt werden kann, wenn Sie eines erstellen. Dies spart Zeit, da das Projekt nicht jedes Mal neu erstellt und die Aufgaben neu zugewiesen werden müssen. Wenn dieselben Personen jedes Mal für dieselben Dinge verantwortlich sind, macht es die Verwendung einer Vorlage einfach, diese Projekte schneller startbereit zu machen.

Fazit

Insgesamt werden Sie viele verschiedene Funktionen benötigen, um ein effektiver Projekt- oder Programmmanager zu sein. Sie sind dafür verantwortlich, was jeder im Team erreicht, und Sie sind gleichermaßen dafür verantwortlich, den Prozess im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass der Kunde mit dem Ergebnis zufrieden ist. Unabhängig davon, welche Art von Projekt oder übergreifendem Programm Sie ausführen, ist es das Ziel, alle als eine Einheit und ein Team zusammenzubringen, um das Ziel zu erreichen. Mit der richtigen Projektmanagement-Software und den richtigen Strategien zur Gantt-Diagramm Erstellung ist das möglich.

Wenn Sie eine Karriere als Programm- oder Projektmanager anstreben, ist das Beste, was Sie tun können, an den von uns genannten Fähigkeiten zu arbeiten und diese in Ihrem Team zu verbessern. Eine Führungspersönlichkeit zu werden, auch ohne den Titel, kann ein großartiger Weg für den Einstieg sein und denjenigen in höheren Positionen beweisen, dass Sie bereit sind, Verantwortung zu übernehmen. Stellen Sie von dort aus sicher, dass Sie jede Ihrer Aufgaben nach bestem Wissen und Gewissen ausführen und dass Sie den Einsatz effektiver Tools und Aufgabenmanager fördern, um den Überblick über alles zu behalten, was erledigt werden muss. Mit den richtigen Tools zur Unterstützung Ihrer Prozesse können Sie definitiv ein besserer Programm- oder Projektmanager werden.