Alles, was Sie darüber wissen müssen, was ein Projektergebnis ist

Zu Beginn münden alle Prozesse in einem Projekt in Ergebnisse, die als Projektergebnisse (Deliverables) bezeichnet werden. Diese können exakt mit den Zielen des gesamten Projekts übereinstimmen. Es kann sich auch um Berichte handeln, die üblicherweise Teil größerer Projekte sind.

Eine weitere Erklärungsweise ist, dass jede Art von Projekt eine Form von Input oder Output hat. Dies hängt davon ab, was Sie im Projekt verwenden, wie z. B. Daten, Ressourcen oder ähnliche Dinge. Als Ergebnis all dieser Faktoren sind das, was am Ende aus dem Projekt hervorgeht, die Projektergebnisse. 

Man kann sagen, dass die Projektergebnisse entweder Produkte oder Dienstleistungen sind. Es kann auch ein einfaches Dokument sein, das jedoch die Zusammenstellung des Projektabschlusses darstellt. Dies zeigt, dass alles im Prozess abgezeichnet wurde und das Projekt nun in jeder Hinsicht abgeschlossen ist.

Sind Projektergebnisse und Produktergebnisse das Gleiche?

Nun, es gibt einen klaren Unterschied zwischen diesen beiden Begriffen. Wenn wir von Projektergebnissen sprechen, handelt es sich um die ursprünglichen Outputs aus der Projektplanung und Berichterstattung, einschließlich der Sitzungsprotokolle. Erklären wir hingegen die Produktergebnisse, kann es sich ausschließlich um Produkte wie Hardware, Software, Verträge, Anwendungen und Testergebnisse handeln.

Alle Stakeholder und die Projektkunden erwarten, dass sie die Ergebnisse in Form eines Produkts oder einer Dienstleistung erhalten. Es gehören jedoch noch viele andere Dinge dazu, wie zum Beispiel der Papierkram usw. Dokumente wie diese sind die Grundlage für Kunden, um sicherzustellen, dass das Projekt voranschreitet und zum vereinbarten Zeitpunkt abgeschlossen wird.

Diese Dokumente umfassen Folgendes:

• Verträge mit Unterschriften.
• Berichte über die Ausgaben.
• Schätzungen des Projektplans.
• Projektfortschrittsbericht.

Je nach den Spezifikationen des Projekts und den besonderen Bedürfnissen der Stakeholder variieren die Projektergebnisse. In den meisten Fällen verlangen die Kunden und Stakeholder des Projekts Ergebnisse, die den Projektabschluss und den Leistungsbericht enthalten, der während des Projektverlaufs erwartet wird.

Wie erklärt man Projektergebnisse gegenüber Kunden und Stakeholdern?

Die von den Projektmanagern erstellten Berichte sind die Quellen, die als Projektergebnisse dienen und dann vor den Stakeholdern und Kunden präsentiert werden. Unterschiedliche Stakeholder benötigen unterschiedliche Dinge, verlangen nach Flexibilität und benötigen Anpassungen. All dies führt zu einer effektiven Berichterstattung, die den Kern der Projektergebnisse bildet. Wenn man also weiß, was ein Projektergebnis ist, lässt sich dieser Prozess ganz einfach befolgen. 

Es gibt so viele Projektmanagement-Tools, die Kunden helfen können. Mit Berichten auf Mausklick sammeln diese Tools die Daten des Projekts, sortieren Abweichungen darin aus, und auch Zeit, Kosten und andere Dinge werden berücksichtigt. Die Manager nutzen diese Dokumente gerne im PDF-Format und teilen sie mit den Stakeholdern. Die Stakeholder können zudem weitere Spezifikationen und Präferenzen angeben, die Sie dabei berücksichtigen können.

Darüber hinaus ist es von Vorteil, wenn der Bericht gefiltert werden kann und nur die Daten anzeigt, die die Kunden im Bericht sehen möchten usw. Vergessen Sie auch nicht, dass es Cloud-basierte Software gibt, die Dokumentationen mit Echtzeitdaten bereitstellt.

Für Kunden, die die Live-Version sehen möchten, können Sie das Live-Dashboard mit ihnen teilen, damit sie die Informationen so erhalten, wie sie es wünschen. Sie können die Tools entsprechend Ihrem Kunden einstellen und sie vor Konkurrenten geheim halten. Es ist möglich, verschiedene Arten von kostenlosen Testversionen zu verwenden, die Ihnen beim Üben helfen können. 

Wie erstellt man gute Projektergebnisse?

Bisher haben wir gelernt, was ein Projektergebnis ist. Jetzt werden wir lernen, wie Sie mithilfe bestimmter Berichtsarten die Projektergebnisse für Ihren Kunden oder Stakeholder erstellen können. Dies sind Abweichungsberichte, Statusberichte und in manchen Fällen Zeiterfassungsberichte.

Mithilfe von Projektstatusberichten lässt sich Folgendes hervorragend zusammenstellen:

1. Erklärt dem Stakeholder, wie die Arbeit voranschreitet

2. Veranschaulicht, welche Projektmitglieder die höchste Arbeitslast tragen und wie Anpassungen vorgenommen werden können, um dies zu korrigieren.

3. Skizziert alles, was verbessert werden kann, und ermöglicht es, dies im weiteren Projektverlauf oder gegen Ende des Projekts zu beheben. 

Statusbericht

Statusberichte sind in der Regel anpassbar, d. h. sie können nach den Bedürfnissen des Kunden erstellt werden. Sie können alle Arten von Datensätzen und verschiedene Spalten wählen. Diese werden verwendet, um die Informationen zu erhalten, die die Kunden zu einem bestimmten Zeitpunkt im Projekt suchen.

Sie können auch das Beispiel eines Projektstatus heranziehen, der mithilfe von Variablen wie dem Projektstrukturplan erstellt wird. Darin enthalten sind geplante Starttermine sowie feste Fertigstellungstermine. Darüber hinaus sind geplante Stunden enthalten, der Prozentsatz des Projektfortschritts wird angegeben, die Aufgabenzuweisungen aller Mitglieder werden erwähnt, und Starttermine zusammen mit den tatsächlichen Stunden sind ebenfalls Teil davon.

Abweichungsbericht

Der Abweichungsbericht ist ebenfalls sehr nützlich, wenn Sie ihn verwenden möchten. Sie können ihn auch anpassen, indem Sie Sammelaufgaben und den Prozentsatz der Projektfertigstellung hinzufügen, und es könnte eine Erläuterung des tatsächlichen Projektfortschritts geben. Dieser kann dann mit dem prognostizierten Fortschritt verglichen werden.

Als Ergebnis dieses Berichts können Sie Ihrem Kunden zeigen, welches die prognostizierten Starttermine waren und welches die Fertigstellungstermine sind. Zusammen mit diesen werden auch die prognostizierten Stunden und die tatsächlich für das Projekt aufgewendeten Stunden aufgeführt. Der Unterschied ist für den Kunden sehr deutlich erkennbar. Darüber hinaus ist die prognostizierte Dauer der Projekte im Vergleich zur Zeit, die für die Fertigstellung benötigt wurde, Teil des Ergebnisberichts. 

Zeiterfassungsbericht

Die Zeiterfassung dient dazu, zu erklären, wie viele Stunden die Mitglieder für den Abschluss des Projekts benötigt haben und wie der gesamte Prozess verlaufen ist. Darüber hinaus enthält sie Informationen über:

• Die Bedeutung von Aufgabenzuweisungen und das Team, das sie ausgeführt hat.
• Die Sätze jeder einzelnen Person pro Stunde.
• Die Ressourcen umfassen die Zeit und die Kosten des Projekts.

Der Zeiterfassungsbericht kann auch die Person angeben, die die Arbeit in welcher Stunde einreicht, wie viel Zeit dafür vorgesehen war und wie viel Zeit von ihr benötigt wurde, das genaue Datum der Einreichung und die Anzahl der verbleibenden Stunden, die sie noch daran arbeiten können. 

Es gibt auch Möglichkeiten, die Arbeit zu verwalten, an der eine Person arbeiten muss. Sogar die Verwaltung mehrerer Projekte könnte mit diesem Zeitplanbericht berücksichtigt werden. Durch die Verwendung aller in den obigen Abschnitten angegebenen Blätter ist es gut möglich, dass man das Projekt auf die bestmögliche Weise verwalten kann. Das Team wird im Zeitplan bleiben, das Projekt wird im Budget bleiben, und es wird auch im Rahmen dessen liegen, was Sie möchten oder was der Kunde für das Projekt wünscht.

Projektergebnisse, die vor dem Projektabschluss einzureichen sind

Viele Menschen denken, dass die Projektergebnisse erst zum Zeitpunkt des Projektabschlusses erstellt werden können. Diejenigen, die das Projekt sponsern, benötigen die Ergebnisse jedoch möglicherweise auch schon zu Beginn des Projekts. Viele wünschen sie auch während der Ausführungs- und Fortschrittsphase. Daher sind dies Informationen, die das Unternehmen von Anfang an pflegen sollte.

Da wir uns im Detail damit befassen, was ein Projektergebnis ist, lassen Sie uns auch einen Blick auf die Endergebnisse und die Ergebnisse der Anfangsphase werfen, damit diejenigen, die sie nicht kennen, das Konzept verstehen. 

• Endergebnisse

Der gesamte Arbeitsumfang eines Projekts ist in den Endergebnissen enthalten. Diese werden jedoch auf der Grundlage der ersten Arbeiten am Projekt erstellt, wie es gestaltet wurde, der vom Team geleisteten Anfangsarbeit sowie Momentaufnahmen der Projektaktivität innerhalb dieses Zeitrahmens.

• Ergebnisse der Initiierungsphase

Der Projektauftrag und der Business Case sind Teil der Ergebnisse der Initiierungsphase. Dies hilft dabei, die Ergebnisse des Projekts kennenzulernen. 

Fazit

Aus der obigen Diskussion geht hervor, dass ein Projektergebnis eine Form von Managementdokument für ein Projekt ist. Das Unternehmen bewahrt es auf, um den Fortschritt der Projektarbeit zu verfolgen, und auch der Kunde oder Stakeholder benötigt es zu einem ähnlichen Zweck. Es erklärt alles über den Input und Output während des Projekts zu einem bestimmten Zeitpunkt. Wir sind sicher, dass die oben genannten Informationen eine große Hilfe für Sie sind, um zu verstehen, was ein Projektergebnis ist. Sie können sich nun darauf konzentrieren, zu lernen, wie Sie ein geeignetes Ergebnis für Ihre zukünftigen Projekte erstellen.