Alles, was Sie darüber wissen müssen, was die 5-Warum-Methode ist
Wir stehen normalerweise vor Problemen, während wir an einem Projekt arbeiten, und verwenden verschiedene Methoden, um sie loszuwerden, aber es gelingt uns nicht. Manchmal suchen wir direkt nach der Lösung und nennen es Smart Work. Smart Work ist nicht für alle Arten von Problemen geeignet, sondern wir müssen nach detaillierten Beobachtungen und dann nach der Lösung suchen. Zu diesem Zweck muss der Projektmanager wissen, was die 5-Warum-Methode ist und diese durchgehen, um zur Grundursache des Problems zu gelangen.
Wenn Sie lernen, was das 5-Why-Tool ist, werden Sie dessen Vorteile und die wichtigen Komponenten zur Lokalisierung des Problems kennenlernen. Wenn Sie wissen, was die Grundursache des Problems ist, können Sie effizient nach Lösungen suchen. Der Versuch, Probleme zu lösen, ohne den Grund zu kennen, ist wie das Zielen auf etwas in einer tiefen See der Dunkelheit, in der nichts sichtbar ist. Bevor Sie sich also an die Lösung machen, suchen Sie nach der Ursache des Problems, die Sie daran hindert, Ihr Ziel zu erreichen.
Was sind die 5 Whys?
Was ist das 5-Why-Tool? Es ist wie ein Leuchtturm, der Ihnen hilft, den Weg zu finden, indem er die Hürden und andere Ablenkungen auf Ihrem Pfad aufzeigt. Wenn Sie an einem gantt chart arbeiten, haben Sie es mit verschiedenen Aufgaben zu tun, die Ihnen oder Ihren Teammitgliedern gehören können.
Die 5 Whys ermöglichen es Ihnen, Ihr Team zu organisieren, es anzuleiten, nach dem Prozess zur Verfolgung des Problems zu suchen und dann die Strategien zur Lösungsfindung zu definieren. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie ein anderes Problem haben und schon länger nach dessen Lösung suchen, sollten Sie nach einem anderen Weg suchen, um zu lernen, was das 5-Why-Tool ist und wie es Ihnen helfen kann, die Probleme zu lösen.
Es ist nicht einfach, mit Problemen umzugehen, aber wenn Sie lernen, was das 5-Why-Tool ist und anfangen, es zu benutzen, werden Sie den Weg finden, weil Sie die Ursachen kennen. Da es beim 5-Why-Tool darum geht, Fragen zu stellen, warum dieses Problem auftritt, bedeutet das, dass Sie versuchen, die Grundursachen aufzuspüren, die ein Verschwinden des Problems verhindern.
Wann müssen Sie das 5-Why-Tool einsetzen?
Überlegen Sie, wann Sie lernen sollten, was das 5-Why-Tool ist und wie man es einsetzt, um die besten Ergebnisse zu erzielen? Sie sollten eine Vorstellung von den Gelegenheiten haben, in denen Sie das 5-Why-Tool einsetzen müssen, um die Grundursachen von Problemen aufzuspüren, die ein großes Hindernis auf Ihrem Weg zum Erfolg darstellen. Wenn Sie glauben, dass Sie die folgenden Situationen erleben, sollten Sie sich darüber informieren, was das 5-Why-Tool ist.
Wenn Sie mit komplexen Problemen konfrontiert sind
Wenn Sie mit einem komplexen Problem konfrontiert sind, das es Ihnen nicht erlaubt, den nächsten Bearbeitungsschritt Ihres Projekts in Angriff zu nehmen, und Sie trotz großer Anstrengungen nicht weiterkommen, sollten Sie die 5 Whys in Betracht ziehen. Manchmal versuchen Sie, das Problem zu beseitigen, aber Sie sind dazu nicht in der Lage und finden das Problem zu komplex. Bei solchen komplexen Problemen helfen Ihnen die 5 Whys, jede Art von Ursache hinter diesem Problem aufzuspüren.
Wenn Ihr Team nach Motivation sucht
Normalerweise beziehen wir unsere Teams bei der Arbeit an einem Projekt mit ein, besonders wenn es sich um ein kommerziell großes Projekt handelt. Es erfordert ein riesiges Team, aber glauben Sie, dass Sie dieses Projekt allein durch die Einstellung des Teams abschließen können? Nein, denn nicht alle Teammitglieder sind effizient darin, Probleme während der Arbeit aufzuspüren, aber es ist notwendig, nach der Art des Problems zu suchen und es rechtzeitig zu lösen. Wenn Sie also Ihr Team motivieren wollen, damit es unabhängig arbeiten kann, sollten Sie ihm erklären, was das 5-Why-Tool ist, und es darauf vorbereiten, mit dem Problem umzugehen.
Um die Grundursachen für einfache Probleme herauszufinden.
Oft finden wir die Lösung nicht, nur wegen einer kleinen Nachlässigkeit oder einer klugen Arbeitsweise. Wir müssen klug in die Probleme hineinschauen, anstatt direkt nach den Lösungen zu suchen. Überlegen Sie, wie Sie nach diesen Ursachen suchen können?
Ja, Sie können die Ursachen für einfache Probleme auch durch Brainstorming aufspüren, indem Sie sich selbst und Ihrem Team einige Fragen stellen. Die Fragen müssen zur „Warum“-Familie gehören, wie z. B.: Warum haben Sie Ihr Ziel nicht erreicht? Warum konnte ich nicht pünktlich ankommen? Warum entspricht Ihr Produkt nicht dem Standard? Nach diesem Brainstorming werden Sie sicher die Grundursachen für mehrere einfache Probleme finden.
Zur Bestimmung von Prozessen, die nicht angemessen sind
Wenn Sie auf der Suche nach den richtigen Prozessen sind, um an Ihr Ziel zu gelangen, können Sie das 5-Why-Tool verwenden. Dieses Tool hilft Ihnen dabei, die Teile des Prozesses zu bestimmen, die nicht angemessen sind und Sie von Ihrem eigentlichen Weg ablenken. Die 5 Whys helfen Ihnen dabei, diesen irreführenden Punkt zu finden und ermöglichen es Ihnen, Ihr endgültiges Ziel zu erreichen.
Schritte zum Abschluss der 5 Whys
Wenn Sie wissen wollen, was das 5-Why-Tool ist und wie man es benutzt, brauchen Sie auch die Anleitungsschritte zum Abschluss der 5 Whys. Die folgenden Schritte werden Ihnen nach und nach helfen, Ihre Position in jedem Projekt zu klären.
Bauen Sie Ihr Team auf
Zunächst einmal müssen Sie ein Team haben, das Sie bei der Erledigung verschiedener Aufgaben unterstützt. Wenn wir uns die Führungsgewohnheiten ansehen, werden wir die Bedeutung von Synergie und Teamarbeit kennenlernen. Diesem Phänomen zufolge ist 1+1=3, was bedeutet, dass zwei Köpfe, die bei der Zusammenarbeit nach demselben Problem suchen, mehr als zwei Lösungen hervorbringen.
Wenn Sie ein Team aufbauen, sollten Sie auf das Fachwissen der Teammitglieder achten, damit Sie ihnen die entsprechenden Aufgaben zuweisen können. Kategorisieren Sie die Teammitglieder und erklären Sie einen von ihnen zum Master oder Leader. Der Leiter des Teams wird die Aufgaben des Teams im Auge behalten. Der Teamleiter sorgt dafür, dass sich die Teammitglieder auf ihre Aufgabe konzentrieren, und hilft ihnen, alle benötigten Ressourcen bereitzustellen.
Das Problem definieren
Wenn Sie ein Team von Experten ausgewählt haben, müssen Sie das Problem durch Beobachtungen und Analyseberichte untersuchen. Wann immer Sie an großen Projekten arbeiten, arbeiten Sie mit einem oder mehreren Teams zusammen. Es gibt mehr als genug Möglichkeiten für Probleme während der Teamarbeit aufgrund mangelnder Kommunikation und vieler anderer Gründe.
Angenommen, zwei Teams, Team A und Team B, arbeiten mit Ihnen an einem Projekt, und Team A zeigt nicht die erwarteten Ergebnisse.
Dies ist besorgniserregend für den Projektabschluss und muss rechtzeitig angegangen werden, bevor Ihr Projekt scheitert. Um die Dinge rechtzeitig zu korrigieren, müssen Sie nach dem Problem suchen, weshalb Team A im Rückstand ist und nicht reibungslos fortfahren kann. Der zweitwichtigste Schritt besteht also darin, das Problem zu definieren, das das Team daran hindert, sein Ziel zu erreichen.
Suchen Sie nun nach den 5 Whys des Problems.
Wenn Sie das Problem definiert haben, das Ihr Team ablenkt und zurückhält, müssen Sie sich nun mit den 5 Whys befassen. Die 5 Whys helfen Ihnen dabei, die Grundursachen des Problems zu finden. Was Sie tun müssen, ist, mindestens 5 Warum-Fragen zu formulieren, die eine grundlegende und leicht verständliche Frage darstellen müssen. Beginnen Sie mit dem ersten Warum, indem Sie fragen, warum es passiert ist, und gehen Sie dann zu den nächsten Whys über.
Wissen, wann man aufhören sollte.
Manchmal, wenn wir anfangen, die 5 Whys zu stellen, sollten wir wissen, was das bessere Ende der Warum-Fragen ist. In diesem Schritt müssen Sie sich also bewusster mit den Warum-Fragen auseinandersetzen. Das Formulieren der Whys ist eine schwierige und äußerst wichtige Aufgabe, welche die Grundursachen des Problems aufdeckt. Wenn Sie das Gefühl haben, das Warum erreicht zu haben, das die Grundursache des Problems offenbart, sollten Sie dort aufhören. In manchen Fällen, wenn Sie glauben, die Grundursachen noch nicht erreicht zu haben, können Sie fortfahren, bis Sie die genaue Ursache erforscht haben.
Ergreifen Sie Maßnahmen, um die Whys zu lösen.
Nachdem Sie den Endpunkt erreicht haben, kennen Sie nun die Grundursachen des Problems. Sie müssen die Ursachen organisieren und nach ihrer Wichtigkeit kategorisieren. Gehen Sie nach der Kategorisierung jede Ursache des Problems nacheinander an, indem Sie für jede eine spezielle Strategie festlegen.
Weiterhin überwachen
Während Sie alle Whys durchgehen und die Grundursachen des Problems angehen, sollten Sie jeden Schritt Ihrer Teammitglieder im Auge behalten und weiterhin Schlussfolgerungen ziehen.
Welche Vorteile bieten die 5 Whys?
Die 5 Whys unterstützen Projektmanager auf verschiedene Weise, wie zum Beispiel:
· Unterstützung bei der Rückverfolgung der Grundursachen des Problems.
· Hilfe bei der Vermeidung von Zeitverschwendung durch schnelle und falsche Entscheidungen
· Jeder kann es aufgrund seiner Einfachheit und Leichtigkeit anwenden
Welche Einschränkungen sind bei der Verwendung der 5 Whys zu beobachten?
Zweifellos sind die 5 Whys ein großartiges Werkzeug, um die Ursachen von Problemen aufzuspüren, aber sie bringen auch einige Einschränkungen mit sich.
· Es ist einfach, aber nicht für jeden sofort flüssig anwendbar. Die Person muss wissen, was das 5-Whys-Tool ist und wie man es effektiv einsetzt.
· Wenn Sie nicht über genügend Wissen über die Projektschritte verfügen, werden Sie nicht in der Lage sein, die Ursachen der Probleme aufzudecken.
Fazit
Sie müssen jeden Aspekt durchgehen, während Sie das 5-Whys-Tool kennenlernen, um dessen eigentliches Wesen zu verstehen und dieses Werkzeug voll auszuschöpfen.