The ONE Thing: Fokus im Projektmanagement erreichen

Heutzutage wird Beschäftigtsein oft mit Produktivität verwechselt. Gary Keller & Jay Papasan schlagen in ihrem Bestseller The ONE Thing vor, dass durch das Stellen dieser einen Frage alles andere entweder einfacher oder unnötig wird. Das Buch untersucht, wie die Hingabe all Ihrer Anstrengungen für ein zentrales Ziel Ihnen helfen kann, exzellente Ergebnisse zu erzielen.

Abgesehen davon, Menschen zum Erfolg zu verhelfen, spielt diese Art der Planung eine große Rolle im Management, insbesondere bei Gantt charts und Gruppenprojekten. Wir werden die Hauptideen von The ONE Thing Revue passieren lassen und untersuchen, wie sie sich auf Ihre Planung, Ihr Management und die Ausführung von Projekten auswirken können.

Die Fokus-Frage: Das EINE Ding Ihres Projekts finden

Keller widmete das Buch The ONE Thing der Beantwortung der Fokus-Frage. Welche eine Handlung kann ich unternehmen, die alles andere einfacher oder unnötig macht? Sie hilft Ihnen dabei, sich auf das zu konzentrieren, was für Ihr Ziel wichtig ist. In Managementprojekten liegt der Schlüssel darin, in jeder Phase zu erkennen, welche Aufgabe oder Leistung am wichtigsten ist.

Überlegen Sie zum Beispiel bei der Erstellung eines Gantt-Diagramms:

• Welche Abhängigkeit stützt und treibt den gesamten Rest voran?
• Welches Arbeitselement würde den Fortschritt des gesamten Zeitplans blockieren, wenn es verschoben würde?

Das regelmäßige Stellen dieser Frage ermöglicht es Projektmanagern, ihre Ressourcen optimal zuzuweisen. Es hilft dabei, dem vollen Arbeitsplan einen Sinn zu geben und das Team bei der Erledigung der wichtigsten Aufgaben zusammenzuführen.

Tägliche Handlungen auf den Zweck ausrichten: Zielsetzung und die Erfolgsgewohnheit

Wenn Sie Kellers Idee anwenden, können Sie Ihre langfristigen Ziele in Projekte verwandeln, an denen Sie heute arbeiten können. Es beginnt damit, genau zu wissen, was Ihr „Eines-Tages-Ziel“ ist, und dann Ihre Ziele für dieses Jahr, diesen Monat, diese Woche und heute zu betrachten. Dieser Ansatz verbessert die strategische Planung, wenn er in Projektmanagement-Tools wie Gantt-Diagrammen umgesetzt wird.

Projektmanager können bestimmen, was das Endziel ist, es in bedeutende Abschnitte unterteilen, jeden Abschnitt als Meilenstein verwenden und dann Aufgaben erstellen, um jeden Meilenstein zu erreichen. Alle Aufgaben werden Teil des Hauptziels, sodass nichts hinzugefügt wird, was nicht nützlich ist.

Multitasking sollte das Projektmanagement nicht beherrschen

The ONE Thing widerspricht der Vorstellung, dass die Aufteilung unserer Aufmerksamkeit unsere Produktivität steigern kann. Keller glaubt, dass der Versuch, verschiedene Dinge gleichzeitig zu tun, zu weniger konzentrierter Arbeit führt. Die Wahrheit ist, dass das Springen zwischen verschiedenen Arbeitsaufgaben eine Erholungsphase erfordert, Fehler verursacht und die für ein Projekt benötigte Zeit verlängert.

Es wird davon abgeraten, Teams mehrere Projekte gleichzeitig zu geben. Da die Mitarbeiter ein Gantt-Diagramm für Zuweisungen verwenden, sollte jeder Schritt es ihnen ermöglichen, ihre Hauptrolle wahrzunehmen.

Die Anwendung dieses Prinzips hilft, die folgenden Probleme zu lösen:

• Reduzierung von Burnout.
• Erhöhung der Standards der gelieferten Ergebnisse.
• Wichtige Aufgaben schneller erledigen.

Oft passiert Multitasking, weil die Planung nicht gut durchgeführt wurde. Verlassen Sie sich stattdessen auf Ihr Gantt-Diagramm, um Aufgaben zu verteilen und jedem zu helfen, bei seinen Zielen zu bleiben.

So organisieren Sie Ihre Projektarbeit in einem Kalender

Timeblocking ist eine wirkungsvolle Methode, die in The ONE Thing erklärt wird. Keller rät dazu, sich Zeit zu nehmen, in der man nicht unterbrochen wird, um an dem zu arbeiten, was einem am wichtigsten ist. Sie können diese Schritte direkt in das Gantt-Diagramm für Ihr Projekt eintragen.

• Geben Sie Ihren Projektmanagern genügend Zeit, um sich auf die strategische Planung zu konzentrieren.
• Geben Sie Entwicklern feste Stunden für die Arbeit an wichtigen Funktionen.
• Schaffen Sie ununterbrochene Testfenster für QA-Teams.

Durch Timeblocking konzentrieren Sie sich besser und gestalten Ihren Projektzeitplan organisierter. Stakeholder werden verstehen, dass blockierte Zeit im Gantt-Diagramm bedeutet, dass sie Sie nicht unterbrechen sollten.

Kleine Gründe, warum Menschen erfolgreich sind

Der Domino-Effekt ist eine der wichtigen Metaphern, die Keller verwendet. Die Konzentration auf nur eine entscheidende Sache setzt einen Prozess in Gang, der in vielen Fällen die Notwendigkeit für nachfolgende Aufgaben verringert. Im Management kann die Funktionsweise des Domino-Effekts die Erstellung von Gantt-Diagrammen beeinflussen.

• Bestimmen Sie die entscheidende Aufgabe in jeder wichtigen Phase des Projekts.
• Behalten Sie diese bei allem, was Sie tun, fest im Blick.
• Gehen Sie erst zu zweitrangigen Aufgaben über, wenn der erste Dominostein umgestoßen wurde.

Dank dieses Prinzips wird die Arbeit so aufeinander abgestimmt, dass sie effizient abläuft. Anstatt mit dem Marketing zu beginnen, bevor jedes Detail des Produkts feststeht, machen Sie das Produkt zum Hauptbestandteil Ihrer Strategie. Jede Aufgabe ist einfacher, wenn die vorherige abgeschlossen ist.

Warum es hilft, Willenskraft zu nutzen und nach einem Zeitplan zu planen

Laut Keller lässt Ihre Willenskraft langsam nach, je mehr Sie sie beanspruchen. Daher sollten Sie Aufgaben mit hohem Fokus in der Zeit angehen, in der Ihre geistigen Fähigkeiten am stärksten sind. Die Umsetzung im Projektmanagement könnte Folgendes umfassen:

• Legen Sie eine Zeit am Morgen für Brainstorming- oder Strategiesitzungen fest.
• Solche Arten von Meetings später am Tag abhalten.
• Planen Sie Ihre Deep-Work-Aufgaben in den frühen Stunden Ihres Gantt-Diagramms ein.

Mehr zu tun, wenn man Energie hat, und weniger, wenn man müde ist, macht einen sowohl produktiver als auch glücklicher bei der Arbeit. Heute achten Teams bewusster darauf, wie sie ihre Zeit einteilen, und Projektmanager können Aufgaben identifizieren, die nicht nur zeitgerecht erledigt werden müssen, sondern auch Energie erfordern.

Die Verwendung von Gantt-Diagrammen und der ONE Thing-Methode kann Ihre Projektgestaltung noch einfacher machen

Mit Zielstrebigkeit können Gantt-Diagramme Zeitpläne anzeigen und die Mission stärken. Basierend auf The ONE Thing zeigt ein nützliches Gantt-Diagramm den Fokus jeder Phase eines Projekts. In diesem Stil sollten Sie wichtiger Arbeit Priorität einräumen, unwichtige Aktivitäten reduzieren und spezielle Zeiten für konzentrierte Aufgaben reservieren.

Es gibt zwei Möglichkeiten, dies zu tun: Erstens: Heben Sie wichtige Aufgaben mit auffälligen Farben hervor; zweitens: Fassen Sie alle unwichtigen Aufgaben zusammen; und schließlich: Machen Sie alle wichtigen Verbindungen zu Aufgaben deutlich, indem Sie sie im Diagramm markieren. Durch das Befolgen dieser Methode wandelt sich ein Gantt-Diagramm von einem einfachen Zeitplanungswerkzeug zu einem hilfreichen Instrument für die Abstimmung.

Die Erfolgsgewohnheit (The Success Habit) besteht darin, jeden Tag nur EINE Sache zu tun.

Zusätzlich zur Planungsmethode schlägt Keller „The Success Habit“ vor, was bedeutet, dass wir jeden Tag die EINE Aufgabe erledigen müssen, auf die es ankommt. Er ist überzeugt, dass Beständigkeit dabei hilft, seine Ziele zu erreichen.

Für Projektteams könnte dies tägliche Abstimmungsrunden bedeuten, die sich auf dieselbe Priorität konzentrieren, wöchentliche Überprüfungen, um die Liste neu zu bewerten und zu verfeinern, und die häufige Frage: Was ist an diesem Punkt unser „ONE Thing“? Wenn Führungskräfte diese Gewohnheit zum Teil der täglichen Aktivitäten und des Gruppenverhaltens machen, ist es wahrscheinlicher, dass Teams das Gefühl vermeiden, nur beschäftigt zu sein, und stattdessen an der Erreichung der gesetzten Ziele arbeiten.

Indem Zweck und Handlungen in jedem Schritt aufeinander abgestimmt werden, entwickelt das Projekt einen disziplinierten Ansatz zur Erzielung von Ergebnissen. Infolge dieses kulturellen Wandels verlagert sich der Fokus des Teams weg vom Erledigen vieler Dinge hin zum Erzielen echter Fortschritte.

Wenn Projektmanager die Arbeitsgewohnheiten des Teams so anpassen, dass sie die langfristigen Ziele widerspiegeln, wird jeder im Team das Gefühl haben, auf ein Ziel hinzuarbeiten, das mit dem Gesamtergebnis übereinstimmt.

Anwendung von „The ONE Thing“ auf agile und hybride Projekte

Dieser Ansatz gilt gleichermaßen für agile und gemischte Projektumgebungen. Obwohl „The ONE Thing“ mit linearer Planung kompatibel ist, fügt sich seine Hauptprämisse – die Priorisierung einer Sache – nahtlos in die Arbeitsweise von Agile im Zeitverlauf ein.

Jeder Sprint kann nur ein primäres Ziel haben, und Gantt-Diagramme mit zusätzlichen Ebenen verfolgen alle Abhängigkeiten zwischen den Sprints. Während der Sprint-Planung und der Retrospektiven ist es wichtig, sich intensiv zu konzentrieren, um alle auf dem gleichen Weg zu halten. In hybriden Projekten, in denen Agile und Wasserfall kombiniert werden, garantiert die Zuweisung des „ONE Thing“ zu jedem Teil sowohl Klarheit als auch Konsistenz, unabhängig vom gewählten Ansatz.

Ablenkungen überwinden: Dem „ONE Thing“ treu bleiben

In einem ununterbrochenen Projektumfeld fokussiert zu bleiben bedeutet, dass man Ablenkungen angehen sollte, wenn sie auftreten. Werkzeuge aus „The ONE Thing“ sind nützlich: Schreiben Sie Ihre „Not-to-do“-Punkte auf, verwenden Sie Karten oder Haftnotizen, um sich auf Ihre Ziele zu beziehen, und bestimmen Sie, welche Anfragen nicht in Ihren Verantwortungsbereich fallen.

Scope Creep und sich verschiebende Prioritäten werden meist durch Ablenkungen verursacht; wenn jedem Team das Hauptziel seiner Bemühungen klar gemacht wird, hilft dies den Teams, eine Verwässerung zu vermeiden. Zudem können Gantt-Diagramme für die Planung genutzt werden und um alles auf Kurs zu halten.

Fazit

In „The ONE Thing“ entdecken wir, dass es nicht darum geht, mehr zu tun, sondern das zu tun, was wichtig ist. Aus diesem Grund können Teams ihre Ziele mit geringerer Fehleranfälligkeit erreichen. Wenn sie mit dieser Absicht eingesetzt werden, helfen Gantt-Diagramme dabei, den Fortschritt sicherzustellen, anstatt nur Aufgaben zu verwalten.

Wenn Sie sich im Verlauf auf Ihr „ONE Thing“ konzentrieren, die gesamte Arbeit auf Ihr Hauptziel beziehen und konzentriertes Arbeiten (Deep Work) steuern, bleiben Sie produktiv und machen große Fortschritte. Jetzt, da Multitasking zur Norm geworden ist, hilft uns „The ONE Thing“ zu erkennen, dass Fokus der wahre Schlüssel zum Erfolg ist. Der Prozess des Projektmanagements beginnt, wenn Sie sich fragen: Was ist das „ONE Thing“?