Öffentliche Snapshots
Öffentliche Snapshots ermöglichen es Ihnen, eine schreibgeschützte Version Ihres Gantt-Charts mit jedem zu teilen, selbst wenn diese Person kein Instagantt-Konto hat. Sie sind darauf ausgelegt, das Teilen von Projekten einfach, kontrolliert und zuverlässig zu machen, während Ihr Originalprojekt weiterhin vollständig bearbeitbar bleibt.
Im Projektmanagement ist eine schreibgeschützte Ansicht entscheidend, wenn Sie Stakeholder informieren müssen, ohne versehentliche Änderungen zu riskieren. Sie hilft Teams dabei, Zeitpläne, Abhängigkeiten und Fortschritte klar zu kommunizieren und gleichzeitig die Datenintegrität sowie die Inhaberschaft am Projektplan zu wahren.
Diese Funktion ist besonders nützlich für das Projekt-Reporting, die Stakeholder-Kommunikation und die externe Sichtbarkeit innerhalb strukturierter Gantt-Chart-Planungsworkflows.
🧭 Inhaltsverzeichnis
- Was sind öffentliche Snapshots?
- So erstellen Sie einen öffentlichen Snapshot
- This Snapshot Link vs. Latest Snapshot Link
- Einen öffentlichen Snapshot aktualisieren (Wichtig)
- Einen öffentlichen Snapshot als Baseline verwenden
- Einen öffentlichen Snapshot als Projektvorlage verwenden
- Best Practices für die Verwendung öffentlicher Snapshots
- Zusammenfassung
- Häufig gestellte Fragen (FAQ)
🧠 Was sind öffentliche Snapshots?
Ein Public Snapshot ist eine statische, schreibgeschützte Kopie Ihres Gantt-Charts, die über eine öffentliche URL aufgerufen werden kann. Jeder mit dem Link kann den Snapshot in seinem Browser ansehen, ohne sich anzumelden oder Zugriff auf Ihren Instagantt-Arbeitsbereich zu haben.
Public Snapshots sind ideal, wenn Sie Folgendes tun möchten:
- Projektzeitpläne mit Kunden oder Stakeholdern teilen
- Fortschrittsaktualisierungen präsentieren, ohne Bearbeitungszugriff zu gewähren
- Eine stabile Version eines Projektplans veröffentlichen
- Zeitpläne außerhalb Ihres Teams klar kommunizieren
Sie helfen dabei, den Nutzen Ihres Gantt-Charts und Ihrer Gantt-Software über Ihren internen Arbeitsbereich hinaus zu erweitern.
➕ So erstellen Sie einen Public Snapshot
Um einen Public Snapshot zu erstellen:
- Öffnen Sie Ihr Projekt in Instagantt
- Klicken Sie oben im Chart auf Export & share
- Wählen Sie Public snapshots aus
- Klicken Sie auf New snapshot
- Geben Sie dem Snapshot optional einen Namen (z. B. „Kundenprüfung, März“) und wählen Sie aus, was enthalten sein soll: die Ansichten (Gantt, Workload, Overview), eine Baseline zum Vergleichen (Compare with), hervorgehobene Tage, arbeitsfreie Tage, Abwesenheiten der Mitglieder, reduzierte und ausgeblendete Aufgaben, Aufgabenbeschreibungen, die anzuzeigenden Spalten und Ihr Unternehmens- oder Kundenlogo
- Klicken Sie auf Create snapshot
Das Dialogfeld „Snapshot ready“ zeigt zwei Links mit jeweils den Schaltflächen Copy und Open an:
- This snapshot — öffnet das Projekt exakt so, wie es jetzt ist, auch nach späteren Änderungen.
- Latest snapshot — öffnet immer den neuesten Snapshot des Projekts. Teilen Sie ihn einmal und aktualisieren Sie ihn, indem Sie einen neuen Snapshot erstellen.
Der Snapshot spiegelt den Stand Ihres Projekts zum Zeitpunkt seiner Erstellung wider.
Und falls Sie sehen möchten, wie ein Public Snapshot für den Link-Empfänger aussieht, klicken Sie hier oder probieren Sie es mit Ihrem eigenen Projekt aus!
🔗 This Snapshot Link vs. Latest Snapshot Link
Jeder Snapshot verfügt über zwei Arten von Links, die jeweils für unterschiedliche Anwendungsfälle konzipiert sind. Sie sehen beide im Dialogfeld „Snapshot ready“, und der „Latest snapshot link“ ist immer oben im Fenster „Public snapshots“ verfügbar.
This snapshot link (zuvor „Direct Link“)
Der „This snapshot link“ lädt den Snapshot immer in dem Zustand, in dem er zum Zeitpunkt der Erstellung war. Er wird niemals geändert oder aktualisiert. Wenn also Aktualisierungen erforderlich sind, erstellen Sie einen neuen Snapshot und teilen Sie dessen neuen Link.
Latest snapshot link (zuvor „Master Link“)
Der „Latest snapshot link“ lädt immer den aktuellsten Snapshot des Projekts. Die URL bleibt gleich, aber der Inhalt wird jedes Mal aktualisiert, wenn Sie einen neuen Snapshot erstellen. Teilen Sie ihn einmal; wenn die Betrachter eine Aktualisierung sehen sollen, erstellen Sie einfach einen neuen Snapshot. Betrachter müssen den Link lediglich aktualisieren oder neu öffnen, um die neueste Version zu sehen (weitere Details finden Sie im nächsten Abschnitt).
⚠️ Wichtig: Der „Latest snapshot link“ ist nicht live. Er wird nicht automatisch aktualisiert, wenn sich Ihr Projekt ändert.
🔄 Einen Latest Snapshot Link aktualisieren
Dies ist ein Punkt, der bei vielen Benutzern zu Verwirrung führt, daher ist Klarheit hier besonders wichtig.
Public Snapshots — einschließlich derer, die über einen „Latest snapshot link“ geteilt wurden — sind keine Live-Ansichten Ihres Projekts.
Um zu aktualisieren, was Personen sehen, wenn sie einen „Latest snapshot link“ verwenden:
- Öffnen Sie Ihr Projekt
- Klicken Sie auf Export & share und wählen Sie Public snapshots aus
- Klicken Sie auf New snapshot und dann auf Create snapshot
Wenn Sie dies tun:
- Die URL bleibt exakt gleich
- Der Inhalt hinter dem Link wird auf den neuen Snapshot aktualisiert
- Sie müssen den Link nicht erneut teilen
Wenn Sie keinen neuen Snapshot erstellen, sehen Betrachter weiterhin die alte Version, selbst wenn sich Ihr Projekt geändert hat.
Dieser manuelle Aktualisierungsprozess gewährleistet eine vorhersehbare, kontrollierte Projektfreigabe und verhindert, dass versehentliche Änderungen veröffentlicht werden.
Ihre Snapshots verwalten
Das Fenster „Public snapshots“ listet jeden Snapshot unter „All snapshots“ mit Name, Datum und Uhrzeit auf. Bewegen Sie den Mauszeiger über einen Snapshot, um ihn im Browser zu öffnen (Open), ihn als Baseline zu laden (Load) oder ihn zu löschen (Delete).
📊 Einen öffentlichen Snapshot als Baseline verwenden
Öffentliche Snapshots können auch als visuelle Baseline verwendet werden, um Ihr aktuelles Projekt mit einer früheren Version zu vergleichen – ohne den Snapshot dauerhaft in eine tatsächliche Baseline umzuwandeln.
Um einen öffentlichen Snapshot als Baseline anzuzeigen:
- Öffnen Sie Ihr Projekt
- Klicken Sie auf Export & share
- Wählen Sie „Public Snapshots“
- Bewegen Sie unter „All snapshots“ den Mauszeiger über den Snapshot und klicken Sie auf die Schaltfläche „Load as baseline“ (das Symbol zwischen „Open“ und „Delete“).
Nach dem Laden wird der Snapshot zu Vergleichszwecken visuell exakt wie eine Baseline dargestellt. Er wird nicht zu einer gespeicherten Baseline, und keine Ihrer vorhandenen Baselines wird geändert oder ersetzt. Dies macht ihn zu einer sicheren, nicht-destruktiven Methode, um den Fortschritt zu vergleichen, Zeitplanabweichungen zu überprüfen oder Änderungen gegenüber einem zuvor geteilten oder genehmigten Snapshot zu analysieren, während Ihre Baseline-Konfiguration intakt bleibt.
Er ergänzt standardmäßige Baseline-Workflows, indem er Ihnen ein schnelles Vergleichstool direkt in Ihrem Gantt-Chart zur Verfügung stellt.
🧩 Verwendung eines Public Snapshots als Projektvorlage
Sie können einen Public Snapshot auch als Ausgangspunkt für ein neues Projekt verwenden und ihn so effektiv als wiederverwendbare Vorlage nutzen.
So erstellen Sie ein neues Projekt aus einem Public Snapshot:
- Erweitern Sie die linke Seitenleiste in Instagantt
- Klicken Sie auf die Schaltfläche +
- Wählen Sie den Tab Clone from snapshot
- Fügen Sie den Public Snapshot-Link ein („This snapshot“ oder „Latest snapshot“).
- Klicken Sie auf Weiter
Im nächsten Schritt können Sie entweder ein neues Projektstartdatum eingeben, um den Plan nach vorne zu verschieben, oder die Option „Keep task status and dates as original“ aktivieren, um den Snapshot exakt so zu erhalten, wie er ist. Beide Links – „This snapshot“ und „Latest snapshot“ – können zum Klonen eines Projekts verwendet werden.
Dieser Ansatz ist besonders nützlich, um bewährte Projektstrukturen wiederzuverwenden, Zeitpläne über ähnliche Initiativen hinweg zu standardisieren und genehmigte oder geteilte Pläne in wiederholbare Projektvorlagen zu verwandeln.
💡 Best Practices für die Verwendung von Public Snapshots
Um den größten Nutzen aus Public Snapshots zu ziehen:
- Verwenden Sie „This snapshot“-Links für Audits, Genehmigungen oder historische Aufzeichnungen.
- Verwenden Sie den „Latest snapshot“-Link für wiederkehrende Status-Updates mit Kunden oder Stakeholdern.
- Verwenden Sie den „Latest snapshot“-Link, um schreibgeschützte Ansichten mit Teammitgliedern zu teilen, die keinen Bearbeitungszugriff benötigen.
- Snapshots nach größeren Terminplan- oder Umfangänderungen neu generieren
- So viele Informationen wie nötig zu Aufgaben hinzufügen, um Kontext zu schaffen
Bei korrekter Anwendung können die schreibgeschützten Ansichten der Public Snapshots eine leistungsstarke Ergänzung zu Ihrer Gantt-Chart-Software und Ihrem gesamten Projektmanagement-Prozess werden.
📌 Zusammenfassung
Public Snapshots machen es einfach, Gantt-Charts mit jedem zu teilen, ohne die Kontrolle oder den Bearbeitungszugriff zu beeinträchtigen. Wenn Sie den Unterschied zwischen „This snapshot“-Links und „Latest snapshot“-Links verstehen – und bedenken, dass Snapshots manuell und nicht live erstellt werden – können Sie Projektzeitpläne sicher und klar kommunizieren.
🚀 Teilen Sie Ihre Gantt-Charts mit Zuversicht
Nutzen Sie Public Snapshots, um klare, schreibgeschützte Projektzeitpläne zu veröffentlichen und Stakeholder auf dem gleichen Stand zu halten – ohne die Kontrolle über Ihren Projektplan abzugeben.
❓ Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Werden Public Snapshots automatisch aktualisiert?
Nein. Alle Public Snapshots sind statisch. Sie müssen manuell einen neuen Snapshot erstellen, um Änderungen zu übernehmen, selbst wenn Sie einen „Latest snapshot“-Link teilen.
Ist der „Latest snapshot“-Link eine Live-Ansicht meines Projekts?
Nein. Der „Latest snapshot“-Link zeigt immer den zuletzt erstellten Snapshot an, kein Live-Projekt.
Benötigen Betrachter ein Instagantt-Konto?
Nein. Jeder mit dem Link kann einen Public Snapshot im Browser ansehen, ohne sich authentifizieren oder anmelden zu müssen.
Können Betrachter das Projekt über einen Public Snapshot bearbeiten?
Nein. Public Snapshots sind rein schreibgeschützt. Nutzer können mit Filtern interagieren, Aufgaben oder Abschnitte einklappen/ausklappen und Aufgabendetails anzeigen, aber diese Aktionen ändern den Projektinhalt in keiner Weise.