Benutzer und Mitglieder

Ein klares Verständnis darüber, wie Benutzer, Abonnement-Mitglieder und Workbook-Mitglieder in Instagantt funktionieren, ist entscheidend für eine effektive Teamverwaltung. Viele Probleme im Arbeitsbereich – insbesondere im Zusammenhang mit Lizenzierung, Zugriff und Berechtigungen – resultieren aus der Verwechslung dieser Konzepte. Dieser Leitfaden erklärt genau, wie sie sich unterscheiden, wie Lizenzen funktionieren und wie man die häufigsten Fehler vermeidet (wie zum Beispiel das Entfernen von Personen an der falschen Stelle!).

Ein klares Verständnis darüber, wie Benutzer, Abonnement-Mitglieder und Workbook-Mitglieder in Instagantt funktionieren, ist für eine effektive Teamverwaltung unerlässlich. Viele Probleme im Workspace – insbesondere in den Bereichen Lizenzierung, Zugriff und Berechtigungen – resultieren aus der Verwechslung dieser Konzepte. Dieser Leitfaden erklärt genau die Unterschiede, die Funktionsweise von Lizenzen und wie Sie die häufigsten Fehler vermeiden (z. B. das Entfernen von Personen an der falschen Stelle!).

Was sind Benutzer in Instagantt?
Abonnement-Mitglieder (Lizenzinhaber)
Workbook-Mitglieder (Projektbeteiligte)
Rollen & Berechtigungen: Abonnement vs. Workbook
So funktioniert die Instagantt-Lizenzierung
Zusammenfassung
Häufig gestellte Fragen (FAQ)

👤 Was sind Benutzer in Instagantt?

Ein Benutzer ist jede Person, die ein Instagantt-Konto erstellt hat und sich anmelden kann. Benutzer erhalten nur dann Zugriff auf Funktionen, Workbooks und Projekte, wenn sie über ein Abonnement eine gültige Lizenz besitzen.

Wenn ein Benutzer ein Konto hat, ihm aber keine Lizenz über ein Abonnement zugewiesen wurde (und die 7-tägige Testphase abgelaufen ist), kann er Instagantt nicht nutzen. Anstelle seiner Workbooks wird ein Upgrade-Bildschirm angezeigt.

🪪 Abonnement-Mitglieder (Lizenzinhaber)

Ein Abonnement-Mitglied ist jemand, der zu Ihrem kostenpflichtigen Instagantt-Abonnement hinzugefügt wurde. Dies ist die Lizenzebene und sie ist völlig unabhängig vom Workbook-Zugriff.

Das Hinzufügen einer Person zu einem Abonnement verbraucht sofort eine Lizenz, selbst wenn die Person noch kein Instagantt-Konto erstellt hat.
Nur Abonnement-Mitglieder können Instagantt über den kostenlosen Testzeitraum hinaus nutzen.
Abonnement-Admins und der Abonnement-Eigentümer können Mitglieder zum Abonnement hinzufügen oder daraus entfernen.
Wenn Sie jemanden aus dem Abonnement entfernen, wird dessen Lizenz sofort entzogen und die Person kann nicht mehr auf Workbooks zugreifen.

Abonnement-Mitgliedschaft = wer bezahlt / wer einen Sitzplatz hat. Workbook-Mitgliedschaft = wo gearbeitet werden kann.

Abonnement-Mitgliedschaft = wer bezahlt / wer einen Platz (Seat) hat. Workbook-Mitgliedschaft = wo sie arbeiten können.

Diese beiden Ebenen sind völlig unabhängig voneinander.

📂 Workbook-Mitglieder (Projektbeteiligte)

Ein Workbook-Mitglied ist eine Person, die zur Zusammenarbeit in einem bestimmten Workbook eingeladen wurde.

Jedes Workbook-Mitglied muss auch ein Abonnement-Mitglied sein, da für das Bearbeiten und Anzeigen eine Lizenz erforderlich ist.
Das Entfernen einer Person aus einem Workbook entfernt diese nicht aus dem Abonnement.
Wenn Sie eine Person nur aus dem Workbook entfernen, verliert sie den Zugriff auf die Projekte in diesem Workbook – sie verbraucht jedoch weiterhin eine Lizenz.
Die Workbook-Mitgliedschaft bestimmt, auf welche Projekte ein Benutzer zugreifen kann, nicht ob er über eine Lizenz verfügt.

Dies ist der Punkt, der am häufigsten zu Verwirrung führt – daher betonen wir ihn in diesem Leitfaden immer wieder.

Dies ist der Punkt, der am häufigsten zu Verwirrung führt – deshalb heben wir ihn in diesem Leitfaden besonders hervor.

🔐 Rollen & Berechtigungen: Abonnement vs. Workbook

Diese Rollen steuern die Abrechnung, die Lizenzen und die allgemeine Abonnementverwaltung.

Eigentümer: Volle Kontrolle über das Abonnement, die Abrechnung und die Benutzer.
Admin: Kann Benutzer zum Abonnement hinzufügen/entfernen und bei der Verwaltung von Lizenzen helfen.
Regulärer Benutzer: Besitzt eine Lizenz und kann in jedem Workbook arbeiten, dem er hinzugefügt wurde.

Diese Rollen gelten nur innerhalb einer bestimmten Arbeitsmappe.

Diese Rollen gelten nur innerhalb eines bestimmten Workbooks.

Eigentümer: Hat die volle Kontrolle über das Workbook, seine Einstellungen und seine Mitglieder.
Admin: Kann Mitglieder und Einstellungen innerhalb dieses Workbooks verwalten.
Benutzer: Regulärer Mitarbeiter mit vollem Bearbeitungszugriff im Workbook.

💳 So funktioniert die Lizenzierung bei Instagantt

Um auf eine Arbeitsmappe zuzugreifen – oder sogar eine zu erstellen – muss eine Person über eine Abonnement-Lizenz verfügen.

Wichtige Lizenzierungsregeln:

Ein Abonnement-Sitzplatz wird verbraucht, sobald jemand zum Abonnement hinzugefügt wird.
Wenn ein Benutzer aus dem Abonnement entfernt wird, verliert er sofort den Zugriff auf alle Workbooks.
Sie können nicht abonnementübergreifend zusammenarbeiten. Alle Personen in einem Workbook müssen demselben Abonnement angehören.
Das Entfernen von Personen aus einem Workbook gibt keine Lizenz frei. Erst das Entfernen aus dem Abonnement tut dies.

📝 Zusammenfassung

Den Unterschied zwischen der Abonnement-Mitgliedschaft (wer hat eine Lizenz) und der Arbeitsmappen-Mitgliedschaft (wer kann auf Projekte zugreifen) zu verstehen, ist entscheidend für eine effektive Teamverwaltung. Die Trennung dieser Ebenen hilft, Zugriffsprobleme, Lizenzverwirrungen und den versehentlichen Verlust der Projektsichtbarkeit zu vermeiden.

🚀 Bereit, Ihr Team souverän zu verwalten?

Übernehmen Sie die Kontrolle über Lizenzen und den Arbeitsmappen-Zugriff in Instagantt. Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Abonnement-Mitglieder und Arbeitsmappen-Mitarbeiter, um Ihren Arbeitsbereich sauber, organisiert und für Ihr Team optimal zu halten.

❓ Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Ja. Jedes Mitglied muss demselben kostenpflichtigen Abonnement angehören, um zusammenarbeiten zu können. Um Missverständnisse zu vermeiden: Mitglieder verschiedener Abonnements können nicht an derselben Arbeitsmappe zusammenarbeiten.

Nein. Sie müssen die Person aus dem Abonnement entfernen, um eine Lizenz freizugeben.

Ja. Abonnements und Workbooks sind unabhängig voneinander, sodass ein einzelner Benutzer unterschiedliche Rollen in Workbooks und im Abonnement haben kann.

Da sie weiterhin Teil des Abonnements sind (und eine Lizenz belegen), müssen Sie auf Mein Profil -> Abonnement-Einstellungen -> Mitglieder klicken und das Mitglied aus dem Abonnement entfernen, um es durch ein neues Mitglied zu ersetzen.

Nein. Sie müssen demselben Abonnement angehören.

Nein, die Benutzer bleiben Mitglieder des Workbooks, es sei denn, der Eigentümer oder ein Admin entfernt sie. Ohne eine Lizenz aus dem ursprünglichen Abonnement können sie jedoch nicht auf die in diesem Workbook gespeicherten Projekte zugreifen.

Ja. Abonnements und Workbooks sind unabhängig voneinander, sodass ein einzelner Benutzer unterschiedliche Rollen in Workbooks und im Abonnement haben kann.

Warum fordert Instagantt mich auf, eine zusätzliche Lizenz hinzuzufügen, wenn ich das Mitglied bereits aus dem Workbook entfernt habe?

Da sie weiterhin Teil des Abonnements sind (und eine Lizenz belegen), müssen Sie auf Mein Profil -> Abonnement-Einstellungen -> Mitglieder klicken und das Mitglied aus dem Abonnement entfernen, um es durch ein neues Mitglied zu ersetzen.

Können zwei Personen aus verschiedenen Abonnements am selben Workbook zusammenarbeiten?

Nein. Sie müssen demselben Abonnement angehören.

Wird jemand aus allen Workbooks entfernt, wenn er aus dem Abonnement entfernt wird?

Nein, die Benutzer bleiben Mitglieder des Workbooks, es sei denn, der Eigentümer oder ein Administrator entfernt sie. Ohne eine Lizenz aus dem ursprünglichen Abonnement können sie jedoch nicht auf die in diesem Workbook gespeicherten Projekte zugreifen.

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